Учет расчетов с подотчетными лицами

В процессе хозяйственной деятельности возникает целый ряд расходов, оплатить которые из кассы организации не представляется возможным. В таких случаях расходы покрываются за счет подотчетных сумм. Подотчетные суммы — это денежные средства, выданные работникам из кассы на хозяйственные и командировочные расходы.

Выдача средств под отчет с 01.06.2014 ведется по-новому на основании указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

Деньги под отчет выдаются только работникам, состоящим в списочном составе организации, на определенный срок. Выдача новых авансов под отчет производится после отчета по ранее полученной сумме.

Расходование средств, выданных под отчет, осуществляется строго по назначению. Передача подотчетных сумм одним работником другому не разрешается. Подотчетные лица в установленные сроки обязаны сдать в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных средствах. Этот отчет производится по установленной форме.

К авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие соответствие расходов назначению полученных сумм. Бухгалтерия осуществляет сверку сданных подотчетным лицом документов, после чего указывается сумма отчета, утвержденная руководителем.

Учет операций по движению подотчетных сумм осуществляется на активном синтетическом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету счета отражают выдачу авансов под отчет, а по кредиту — расходование подотчетных сумм. Счет может иметь два остатка. Дебетовое сальдо по счету 71 показывает остатки неиспользованного аванса, а кредитовое — перерасход.

При использовании в учете компьютерных технологий регистром бухгалтерского учета является карточка счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Аналитический учет ведется по каждому подотчетному лицу, каждой авансовой выдаче. Суммы расходов отражаются в разрезе корреспондирующих счетов. В сводном регистре также отражаются суммы неиспользованного аванса или перерасхода.

В бухгалтерском балансе остаток по счету 71 показывается по статье «Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течение 12 мес. после отчетной даты)».

Выдача наличных денег из кассы под отчет отражается записью по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 50 «Касса».

Наличные деньги для покрытия командировочных расходов выдаются работникам организации в размере сумм, необходимых на оплату проезда, суточных за время пребывания в командировке, квартирных и др.

Минфин России устанавливает нормы возмещения расходов, связанных с командировками работников на территории Российской Федерации.

Расходы по служебным командировкам включают затраты:

• — по найму жилого помещения и бронированию гостиничных номеров;
• — проезду к месту командировки и обратно в размере стоимости билета;
• — уплате страховых платежей по государственному обязательному страхованию пассажиров и оплате сборов за предварительную продажу билетов;
• — оплате суточных за время нахождения в командировке;
• — возмещению расходов на телефонные переговоры, вызванные производственной необходимостью.

Отчет по командировке работник обязан представить не позднее трех дней после возвращения из нее. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение и документы, подтверждающие достоверность произведенных расходов. Утвержденный руководителем организации отчет передается в бухгалтерию для осуществления записей в системе счетов бухгалтерского учета о расходовании денежных средств: дебет счетов 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» и кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Неиспользованные суммы денежных средств вносятся в кассу организации: дебет счета 50 «Касса», кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Сумма перерасхода возмещается. Подотчетные суммы, не возвращенные в установленные сроки, списываются со счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». При удержании этих сумм из заработной платы дебетуются счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» и кредитуется счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

На основании документов о произведенных расходах делается запись по дебету счетов приобретенных ценностей и оплаченных услуг и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».