Порядок, техника и способы записи в учетные регистры

Веками сложившаяся практика применения учетных регистров выработала различные способы ведения в них записей. Применение того или иного способа записи определяется конкретными условиями ведения учета — видом учета, отраслевой принадлежностью предприятия, характером процесса и операций, формой регистра, типом используемых технических средств, действующими законами, стандартами и нормативами и др. И, в первую очередь, следует уделить внимание качеству записей в учетные регистры, так как именно оно является одним из определяющих факторов в достижении своевременности и повышении качества учетной информации. В связи с этим к учетным записям предъявляются требования документальности, своевременности, краткости, точности и ясности.

В соответствии с этими требованиями учетной практикой выработан ряд правил ведения записей в учетных регистрах:

записи в учетные регистры должны производиться на основании оформленных, проверенных и размеченных документов;

каждая хозяйственная операция, оформленная документом, должна найти отражение в учетном регистре;

записи в учетные регистры должны вестись в следующем порядке:

по документам, не носящим массовый характер, запись хозяйственных операций производится непосредственно в журналы-ордера;

по массовым документам хозяйственные операции до записи в журналы-ордера предварительно группируются в различных ведомостях. По окончании отчетного периода итоги ведомостей переносятся в журналы-ордера. Перед записью в учетные регистры сводные документы подвергаются дополнительной бухгалтерской обработке, заключающейся в том, что по разметке и содержанию отдельных простых документов составляется общая разметка по сводному документу в целом, которая и служит основанием для записей в учетные регистры;

по окончании записей на каждом документе во избежание повторного его использования делается отметка — проставляется в разметке номер учетного регистра, в котором этот документ отражен;

записи в учетные регистры должны производиться своевременно;

кроме текущих записей в практике бухгалтерского учета широко применяется запись однородных операций итогом за месяц по совокупности документов (расход материалов на производственные и другие нужды, начисленная заработная плата).

Таким образом, первоисточником всех счетных записей являются документы, причем каждый документ служит основанием для записи в конкретный учетный регистр. Тщательно продуманное и обоснованное распределение документов между учетными регистрами имеет большое значение в правильной постановке учета и разделении учетного труда;

содержание записи в учетных регистрах определяется видом учетного регистра, его построением и назначением, но можно выделить обязательные элементы записей:

дата записи в учетный регистр;

номер и дата документа, на основании которого произведена запись;

основание записи (краткое содержание записи со ссылкой на наименование, номер и дату того документа, на основании которого произведена запись);

номера счетов и позиций аналитического учета;

сумма.

Завершающим этапом учетных работ за месяц является, в первую очередь, подсчет итогов оборотов за месяц и вывод остатков по счетам, после чего осуществляется сверка сводки счетных записей и получение необходимых для составления отчетности данных. Следует отметить, что подсчет записей производится при условии, что все документы отчетного периода отражены в учетных регистрах и сделаны необходимые переносы сумм из одних регистров в другие.

Сумма итогов подсчитывается по каждой графе и записывается в специально отведенных для этого строках и графах регистров.

После осуществления всех проверок записей и полного согласования регистров синтетического и аналитического учета производится перенос итогов журналов-ордеров в Главную книгу. По выверенным данным Главной книги, журналов-ордеров, ведомостей и карточек составляется отчетность.

Практика организации бухгалтерского учета выработала различные способы записи в учетные регистры.

Все записи в учетных регистрах классифицируют по следующим признакам: систематизация, характер записи, число копий, способ перенесения на бумажные носители и техника выполнения.

По систематизации учетные записи делят на хронологические, систематические и синхронистические. Первая регистрирует факты хозяйственной деятельности по мере их возникновения, вторая — по типам хозяйственных операций, а третья запись фактов хозяйственной деятельности сочетает в одном регистре требования первых двух.

По характеру выделяют униграфические и диграфические записи.

Униграфические записи предполагают регистрацию факта хозяйственной деятельности только по дебету или кредиту счетов. Например, приняты на ответственное хранение товарно-материальные ценности или списана в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов.

Диграфические записи предполагают регистрацию факта хозяйственной деятельности как по дебету, так и по кредиту различных счетов. Например, оприходованы наличные деньги, поступившие с расчетного счета. Запись этой операции будет осуществлена по дебету счета 50 «Касса» и кредиту счета 51 «Расчетный счет» .

Различают шесть вариантов диаграфической записи, которые могут быть использованы в практической деятельности предприятия:

простые записи — один счет дебетуется, другой счет кредитуется в одинаковой сумме;

сложные записи — один счет дебетуется и несколько счетов кредитуются или несколько счетов дебетуются и один счет кредитуется;

сборные записи — несколько счетов дебетуются и несколько счетов кредитуются. Например, начислена заработная плата с отчислениями:

Дебет счета 20 «Основное производство» ;

Дебет счета 23 «Вспомогательные производства» и др.

Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» ;

Кредит счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» и др.;

обратные записи применяются для исправления ошибочно сделанных записей;

сторнировочные записи предполагают не сложение, а вычитание регистрируемых сумм. Они, как правило, выполняются красными чернилами, поэтому получили название красное сторно. Например, в течение отчетного периода оприходована готовая продукция по плановой себестоимости 55 000 руб., в конце отчетного периода было установлено, что ее фактическая себестоимость составила 50 000 руб. Чтобы привести плановую себестоимость готовой продукции до фактической, необходимо сделать сторнировочную запись на 5000 руб.;

смешанные записи — один счет дебетуется положительной суммой, а другой счет — отрицательной суммой или один счет кредитуется положительной суммой, а другой счет — отрицательной суммой. Такие записи на счетах позволяют избежать завышения реальных оборотов.

По числу копий записи бывают простые и копировальные.

Простые (однократные) записи делаются бухгалтером в одном экземпляре (например, это записи в журналах-ордерах; в Главной книге и т. д.).

Копировальные (многократные) записи делаются в двух и более экземплярах. Например, записи в кассовой книге кассир производит под копирку. Второй (отрывной) экземпляр листа кассовой книги вместе с приложенными к нему первичными документами в виде отчета сдается в бухгалтерию.

По способу перенесения на бумажные носители записи делятся на производимые вручную и с помощью ЭВМ.

По технике выполнения записи бывают линейные (линейно-позиционные) и шахматные.