Технология проведения инвентаризации товаров и тары на предприятиях торговли

При планировании и проведении инвентаризации товаров и тары на предприятиях розничной торговли необходимо учитывать следующие ее особенности. План инвентаризаций составляется главным бухгалтером по согласованию с руководителем организации. Проведение инвентаризаций планируется на год с разбивкой по месяцам исходя из сроков и результатов осуществления предыдущих инвентаризаций и условий работы материально ответственных лиц (сезонность, время отпусков и т. д.), молодых специалистов. Ежемесячно план работы уточняется и при необходимости корректируется. При этом большое значение имеет правильное установление очередности инвентаризаций. В первую очередь она должна проводиться у материально ответственных лиц, вновь принятых на работу, а также у недостаточно квалифицированных работников. При определении очередности инвентаризаций принимают во внимание факты неритмичного выполнения плановых заданий по объему товарооборота, неудовлетворительное качество выпускаемой продукции, наличие жалоб покупателей на обсчет и другие нарушения.

Кроме того, составляется график проведения инвентаризаций товарно материальных ценностей и контрольных проверок должностными лицами аппарата управления на год в разрезе каждого месяца. В нем предусматривается участие в инвентаризациях и контрольных проверках специалистов (не менее 4 — 7 раз в год).

Кроме проведения инвентаризаций в установленные сроки в планах могут предусматриваться внезапные сплошные инвентаризации, охватывающие все торговое предприятие.

Контроль за выполнением плана инвентаризаций, как правило, осуществляется главным бухгалтером, а учет и проверка качества их проведения — чаще всего руководителем организации. В журнале учета проведения инвентаризаций фиксируются данные по каждому магазину (время проведения инвентаризации, состав инвентаризационных комиссий, сведения о результатах инвентаризаций и их качестве). Могут также указываться данные о соблюдении норматива товарных запасов и о неполноценных товарах.

Организация инвентаризации товарно-материальных ценностей имеет большое значение как в борьбе за сохранность собственности, так и для управления хозяйственной деятельностью торговых организаций, так как дает возможность получить точную и достоверную информацию о состоянии товарных запасов, выявить неполноценные товары, осуществить контроль за деятельностью материально ответственных лиц, определить суммы недостач и излишков товарно-материальных ценностей, влияющие на финансовые результаты деятельности торговых организаций.

В целях совершенствования деятельности инвентаризационной комиссии необходимо выделить следующие элементы ее работы:

• 1) получение распоряжения на проведение инвентаризации;
• 2) проведение инструктажа
• 3) изучение и соблюдение своих обязанностей и прав;
• 4) разграничение ответственности;
• 5) порядок оплаты труда за выполненную работу.

Документом на право проведения инвентаризации для инвентаризационной комиссии должен служить приказ (распоряжение) руководителя организации. Выдача такого распоряжения вызвана необходимостью обеспечить право комиссии на проведение инвентаризации и соблюдение принципа внезапности.

До начала инвентаризации главный бухгалтер с участием руководителя, специалистов и представителя инвентаризационной комиссии обязан провести инструктаж о порядке и технике проведения инвентаризационной работы.

Распоряжение является единым документом, который в комплексе отразит организацию предварительной инвентаризационной работы. Распоряжение о проведении инвентаризации регистрируется в книге учета выданных распоряжений.

После получения приказа (распоряжения) о проведении инвентаризации инвентаризационная комиссия непосредственно приступает к ее выполнению.

Приказ о проведении инвентаризации может содержать в качестве приложения план проведения инвентаризации, который определяет сроки ее проведения, разграничивает обязанности между членами рабочих комиссий. Кроме того, на этапе подготовки к проведению инвентаризации могут быть разработаны соответствующие внутренние документы (правила с подробным описанием действий членов рабочих комиссий при проверке наличия и состояния имущества организации; порядок урегулирования претензий к работе инвентаризационных комиссий; формы первичных документов для оформления результатов инвентаризации).

Для более достоверных данных по результатам инвентаризации необходимо совершенствовать сам процесс проведения инвентаризации. Одним из рациональных приемов проведения инвентаризации является ярлычный метод. Его сущность состоит в том, что работники торговой организации подбирают одноименные товары в порядке, удобном для их подсчета. Затем, подсчитав количество товаров, заполняют на каждый его отдельный вид товарный ярлык, в котором указывают наименование товара, сорт, количество, цену и другие признаки, определяющие данное наименование товара. Председатель комиссии в присутствии материально ответственного лица может поручить члену комиссии проверить правильность на нем регистрационного номера, записать данные ярлыка в контрольную ведомость. После этого товарный ярлык направляется оператору вычислительной машины для включения в инвентаризационную опись данных проверенного товара. Применение этого метода позволяет на 35 — 40% сократить время проведения инвентаризации.

Для сокращения времени проведения инвентаризации возможно использование специальных книг, построенных по типу оборотных ведомостей. Первая инвентаризация в них отражается как обычно, а последующие на выкладках с указанием лишь количества и стоимости товаров. Этот метод позволяет почти вдвое сокращать объем описи за счет одноименных товаров. При инвентаризации продовольственных товаров можно пользоваться обмером, но такой способ проверки не совсем точен и достоверен.

Прежде чем приступить к проверке фактического наличия товаров, инвентаризационная комиссия проводит подготовительную работу. Она пломбирует помещения для хранения ценностей, пересчитывает все имеющиеся деньги, проверяет точность и сроки клеймения весоизмерительных приборов, группирует одинаковые товары, находящиеся в разных местах помещения, отдельно складывает бракованные и пришедшие в полную негодность товары, получает от материально ответственных лиц последние товарно-денежные отчеты с соответствующими оправдательными документами, расписку о сдаче всех документов и отчетов по приходу и расходу товарно-материальных ценностей.

Ценности, подлежащие инвентаризации, подбираются по наименованиям, сортам, виду упаковки и укладываются в определенном порядке, удобном для пересчета, перемеривания и перевзвешивания.

Товары подсчитываются, взвешиваются и перемериваются в присутствии материально ответственных лиц, при этом определяется их качество, сортность и цена. Инвентаризация товаров проводится в порядке расположения товаров в данном помещении.

В случае обнаружения порчи, боя и лома товарно-материальных ценностей инвентаризационная комиссия составляет акт (форма N ТОРГ-15) и вместе с письменным объяснением материально ответственных лиц передает на рассмотрение. На фактически оказавшиеся в наличии товары и тару на торговых предприятиях составляются инвентаризационные описи (форма N ИНВ-3).

В инвентаризационной описи не допускаются подтирки или подчистки, записи в описях должны производиться ясно и четко. Исправляются допущенные ошибки во всех экземплярах путем зачеркивания ошибок и написания сверху правильных данных. Исправления в части наименования товаров, их количества, расфасовки и цены должны быть оговорены и подтверждены подписями всех членов комиссии, что на практике нередко не делается.

Комиссия составляет опись в трех экземплярах, а при передаче материальных ценностей — в пяти (три — под копирку членами комиссии, а два других — материально ответственным лицом). Каждый экземпляр описи в отдельности подписывается всеми членами комиссии (не под копирку). Если опись состоит из нескольких страниц, то все страницы должны быть пронумерованы, а внизу каждой из них должна быть ссылка на номер следующей страницы. В опись записывается товар в полном и правильном наименовании с указанием номенклатурного номера, расфасовки. В графе «цена» указывается цена, по которой товар сдан под отчет по товарным документам материально ответственному лицу. При этом цены должны соответствовать единице измерения, в которой товар внесен в опись. Например, количество товара указано в штуках, и цена ставится за одну штуку.

Очень часто в магазинах возникают трудности при инвентаризации особо крупных остатков отдельных видов товаров. Даже при очень крупных остатках какого-либо товара комиссия обязана пересчитать их, а не записывать в опись их количество со слов материально ответственного лица или, например, путем умножения количества ящиков на количество бутылок в одном без проверки содержимого в каждом ящике.

Одновременно с фактической проверкой товаров в натуре проверяется состояние и ведение складского хозяйства, в том числе правильность организации хранения и размещения товаров, при этом имеется в виду, в частности, разнообразие физико-химических свойств многих товаров, например:

• — скоропортящиеся (продукты полеводства, садоводства, огородничества, животноводства, птицеводства и др.);
• — легко воспринимающие влагу (соль, сахар и др.);
• — легко воспринимающие посторонние запахи (сахар, чай, мука, крупа и др.);
• — обладающие специфическими запахами (рыба, табак и др.);
• — убывающие в весе (овощи, бахчевые, мясные и др.);
• — легко воспламеняющиеся и др.

Если в момент инвентаризации поступил товар, то комиссия принимает его и записывает в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка «После инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую внесены эти ценности. Этот товар приходуется после инвентаризации. Но такие случаи на практике бывают не очень часто.

По весовым товарам в таре указывается вес брутто и вес нетто. Фактически оказавшуюся в момент инвентаризации тару рассортировывают по качественному признаку и составляют для нее две описи — на порожнюю и на занятую под товарами.

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально ответственным лицам в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей, находящихся в пути, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

Если в торговой организации имеется остаток денег, не сданных в банк, от продажи товаров, то этот остаток, проверенный инвентаризационной комиссией, записывается на лицевой стороне описи. По каждой странице описи указывается прописью число порядковых номеров товарно-материальных ценностей и общее количество ценностей в натуральных показателях (безотносительно к их характеру). Такой подход исключает возможность внесения в опись каких-либо изменений или приписок. После взаимной сверки каждая страница описи подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В конце описи инвентаризационная комиссия записывает прописью количество порядковых номеров и натуральных единиц отдельно по последней странице и по всей описи в целом, а также сумму всех ценностей. На последней странице описи материально ответственное лицо дает подписку о том, что все ценности проверены комиссией в натуре в его присутствии и внесены в опись.

На предприятиях с коллективной материальной ответственностью инвентаризация может проводиться по числу материально ответственных лиц с распределением участников согласно протоколу. В связи с этим после окончания инвентаризации на основе отдельных инвентаризационных описей составляется сводная опись фактических остатков товаров. В сводной описи перечисляется отдельно каждая инвентаризационная опись с указанием суммы ценностей и подсчитывается общий итог всех ценностей по предприятию.

После окончания инвентаризации председатель комиссии представляет описи в следующем порядке: первый экземпляр описи, заполненный членами комиссии, а также экземпляр, заполненный материально ответственным лицом, — в бухгалтерию организации, где ведется учет ценностей; второй экземпляр описи, заполненный членом комиссии, — материально ответственному лицу. Сданные в бухгалтерию инвентаризационные описи должны тщательно проверяться для достоверного анализа результатов инвентаризации.

Оформление результатов инвентаризаций и отражение их на счетах бухгалтерского учета. Выявление результатов инвентаризаций включает следующие два этапа:

• — подведение предварительных результатов инвентаризации, которые определяются немедленно после ее окончания. Точность и быстрота выявления предварительных результатов инвентаризации определяют во многом успех борьбы с недостачами, хищениями и товарными потерями в торговых организациях. Имея эту информацию, председатель и члены инвентаризационной комиссии могут решать вопрос о дальнейшей деятельности материально ответственного лица. Председатель инвентаризационной комиссии докладывает о предварительных результатах инвентаризации, и в случае выявления крупной недостачи материально ответственное лицо отстраняется от занимаемой должности до получения окончательных результатов;
• — определение окончательных результатов инвентаризации. Осуществляется бухгалтерией после тщательной проверки и обработки всех документов в следующие сроки:
• -по мелкой рознице (ларьки, киоски, палатки) — в этот же день;
• -по магазинам — не позднее двух дней.

Подготовительные работы для формирования результатов инвентаризации в бухгалтерии включают:

• — проверку последних товарно-денежных отчетов, завизированных председателем инвентаризационной комиссии;
• -запись данных последних товарно-денежных отчетов в учетные регистры;
• -подсчет итогов в журналах для учета товарно-материальных ценностей;
• -сверку данных синтетического и аналитического учета;
• — взаимную сверку учетных регистров;
• — проверку полноты поступления ценностей по встречным (внешним и внутренним) документам;
• — выведение остатков ценностей у отдельных материально ответственных лиц (бригад) к началу инвентаризации.

Особое значение имеет сверка сумм списанных в расход и реализованных товаров с выручкой кассы, анализ внутреннего перемещения товаров из одного магазина в другой, проверка и оформление бухгалтерскими записями не отраженных ранее в отчетах актов о списании боя, порчи товаров и т. д.

Не менее тщательно проверке подвергаются данные в инвентаризационных описях.

Все нарушения заполнения инвентаризационной описи могут свидетельствовать о хищениях.

К таким нарушениям заполнения относятся:

• — неоговоренные исправления цен, количества и суммы определенных товаров;
• — подчистки записей, добавления и дописки цифр;
• — неправильное сбалансирование единиц товаров по страницам описи, количеству, указанному комиссией;
• — указанные в описи завышения остатков отдельных товаров (особенно в конце описи);
• — указанный в описи превышающий лимит остатков и сумм несданной денежной выручки;
• — наличие в описи товаров, которых не было в записях о поступлении и начальном остатке товаров;
• — несоответствие документальных данных о таре данным о перемещении и фактическом наличии товаров.

Для выявления хищений, которые характеризуются указанными признаками, необходимо провести их исследование путем: тщательной проверки тех операций, которые содержат формальные признаки злоупотреблений; применения приемов срочной проверки, взаимного контроля, контрольного сличения в целях выявления способов сокрытия хищений и злоупотреблений.

Признаки приписок в инвентаризационных описях можно выявить составлением записей об остатках одних и тех же наименований товаров в описях на начало и конец учетного периода.

Одним из распространенных способов сокрытия хищений при инвентаризации является неправильная таксировка и подсчет на отдельных страницах и в описях в целом. Для этого необходимо осуществлять встречные проверки таксировки и подсчета итогов в описях с использованием вычислительных средств.

Для выявления факторов скрытия недостач повышенной суммой сданной выручки необходимо сравнить выручку за день до начала и после окончания снятия фактических остатков ценностей со среднедневной плановой и ежедневной выручкой в другие периоды торговли.

Для выявления признаков хищений рекомендуется также сопоставить количество возможного завышения товарных остатков с указанной в инвентаризационной описи тарой, занятой под этими товарами. Если количество тары не обеспечивает вместимость записанных в инвентаризационную опись товаров, то это может служить признаком приписки товаров.

Сокрытие недостач путем неоприходования товаров, поступивших до инвентаризации, выявляется сверкой расчетов и встречной проверкой документов. Наряду с этим проверяется использование выданных доверенностей, изучаются даты фактического поступления товаров по транспортным документам.

Существует еще один способ выявления различных негативных явлений при проведении инвентаризации — это проведение контрольной проверки после проведения инвентаризации. При этом проверяются ценности, указанные в описи, которые являются наиболее ценными или пользуются повышенным спросом. Контрольные проверки следует проводить обязательно до открытия склада, секции и т. п., где проводилась инвентаризация.