Документальное оформление и учет оборотных средств на предприятии

В КОИИ ООО «Панда» сырье и материалы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета, от списания пришедших в негодность основных средств и собственного производства.

Экспедитор организации принимает на станции прибывшие материалы по количеству мест и массе. При обнаружении им признаков, вызывающих сомнение в сохранности груза, он может потребовать от транспортной организации проверки груза. В случае обнаружения недостачи мест или массы, повреждения тары, порчи материалов составляется коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику.

Для получения материалов со склада иногородних поставщиков экспедитору выдают наряд и доверенность, в которых указывают перечень материалов, подлежащих получению. При приемке материалов экспедитор производит не только количественную, но и качественную приемку.

Принятые грузы экспедитор доставляет на склад предприятия и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материала данным счета поставщика. Принятые кладовщиком материалы оформляют приходными ордерами. Приходный ордер подписывают заведующий складом и экспедитор.

При отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными разрешается осуществлять оприходование материалов без выписки приходного ордера. В этом случае на документе поставщика проставляют штамп, в оттисках которого содержатся основные реквизиты приходного ордера. Количество первичных документов при этом сокращается.

В тех случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствуют данным счета поставщика, приемку материалов производит комиссия и оформляет акт о приемке материалов, который служит основанием для предъявления претензии поставщику.

Если перевозку материалов осуществляют автотранспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно-транспортную накладную.

Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства и др. оформляют одно — или многострочными требованиями-накладными, которые выписывают цехи-сдатчики в двух экземплярах. Материалы, полученные от разборки и демонтажа зданий и сооружений, приходуются на основании акта об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений.

Подотчетные лица приобретают материалы в организациях торговли, у других организаций и кооперативов, на колхозном рынке или у населения за наличные деньги. Документом, подтверждающим стоимость приобретенных материалов, является товарный счет или акт (справка), составляемый подотчетным лицом.

Материалы отпускают со склада в КОИИ ООО «Панда» на производственное потребление, хозяйственные нужды, на сторону, для переработки и в порядке реализации излишних и неликвидных запасов. Порядок документального оформления отпуска материалов зависит, прежде всего, от организации производства, направления расхода и периодичности их отпуска.

Расход материалов, отпускаемых в производство и на другие нужды ежедневно, оформляют лимитно-заборными картами. Один экземпляр лимитно-заборной карты вручают цеху-получателю, другой — складу. Кладовщик записывает количество отпущенного материала и остаток лимита в обоих экземплярах карты и расписывается в карте цеха-получателя. Представитель цеха расписывается в получении материалов в карте, находящейся на складе. Лимитно-заборная карта может выписываться в одном экземпляре. В этом случае получатель расписывается в получении материалов непосредственно в карте складского учета, а в лимитно-заборной карте расписывается лицо, ответственное за отпуск материалов со склада.

Отпуск материалов со складов производят в пределах установленного лимита. Сверхлимитный отпуск материалов и замену одного материала другим (при отсутствии материала на складе) оформляют выпиской отдельного требования-накладной на замену (дополнительный отпуск материалов). Если материалы со склада отпускаются нечасто, то их отпуск оформляют одно — или многострочными требованиями-накладными на отпуск материалов, которые выписываются цехом-получателем в двух экземплярах: первый, с распиской кладовщика, остается в цехе; второй, с распиской получателя, — у кладовщика.

Для учета движения материалов внутри КОИИ ООО «Панда» применяют одно или многострочные требования-накладные, которые составляют материально ответственные лица участка, отпускающего ценности, в двух экземплярах, один из которых остается на месте с распиской получателя, а второй с распиской лица, отпускающего ценности, передается получателю ценностей.

Отпуск материалов сторонним организациям или хозяйствам своей организации, расположенным за ее пределами, оформляют накладными на отпуск материалов на сторону, которые выписывает отдел снабжения в двух экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов. При перевозке материалов автотранспортом вместо накладной применяют товарно-транспортную накладную.

Списание материалов вследствие их непригодности оформляют актом на списание материалов, который составляется специально созданной комиссией с участием материально ответственного лица.

В установленные дни документы по приходу и расходу материалов сдают в бухгалтерию организации по реестру приемки-сдачи документов, составленному в двух экземплярах первый сдается в бухгалтерию под расписку бухгалтера на втором экземпляре, а второй остается на складе.

Синтетический учет производственных запасов в КОИИ ООО «Панда» ведут, на синтетических счетах 10 «Материалы» по фактической себестоимости.

Перечень субсчетов, которые могут быть открыты к счету 10 «Материалы» различен в каждой конкретной организации.

На синтетических счетах учет материальных ценностей ведут по фактической себестоимости или по учетным ценам.

При учете материалов по фактической себестоимости в дебет материальных счетов относят все расходы по их приобретению.

При поступлении материалов дебетуют материальный счет 10 «Материалы» и кредитуют следующие счета:

• 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — на стоимость поступивших материалов по ценам поставщиков со всеми наценками сбытовых и снабженческих организаций и транспортно-заготовительными расходами;
• 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» — на стоимость услуг, оплачиваемых чеками транспортным (железнодорожным и водным) организациям;
• 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — на стоимость материалов, оплаченных из подотчетных сумм;
• 23 «Вспомогательные производства» — на расходы по доставке материалов собственным транспортом и на фактическую себестоимость материалов собственного производства;
• 20 «Основное производство» — на стоимость возвратных отходов, и другие счета.

Материальные ценности, полученные от разборки списанных основных средств, и излишки материалов, выявленные при инвентаризации, оценивают по рыночной стоимости и приходуют по дебету счета 10 с кредита счета 91 «Прочие доходы и расходы» .

Материалы, полученные по договору дарения и безвозмездно, принимаются на учет по рыночной стоимости по дебету счета 10 с кредита счета 98 «Доходы будущих периодов». По мере списания безвозмездно полученных материалов на счета учета затрат и по другим причинам выбытия (на счета 20, 25, 26, 97 и др. с кредита счета 10) их стоимость списывается со счета 98 в кредит счета 91.

Отпущенные в производство и на другие нужды материалы списывают с кредита материальных счетов в дебет соответствующих счетов издержек производства и на другие счета в течение месяца по учетным ценам. При этом составляют следующую бухгалтерскую проводку:

Дебет счета 20 «Основное производство» (материалы отпущены основному производству);

Дебет других счетов в зависимости от направления расходов материалов (25, 26 и др.).

Кредит счета 10 «Материалы» или других счетов по учету материалов.

Проданные материалы списывают с кредита счета 10 в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы». По дебету счета 91 отражают также расходы, связанные с продажей материалов, и сумму НДС по проданным материалам.

При списании материалов вследствие непригодности их фактическая себестоимость списывается со счета 10 «Материалы» в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» .

В зависимости от конкретных причин списания со счета 94 списанные материалы относят на счета учета затрат на производство и издержек обращения, расчетов по возмещению материального ущерба (счет 76) или финансовых результатов (счет 91).

Стоимость материалов по ценам между различными счетами издержек производства и другим направлениям выбытия материалов распределяют на основании ведомости распределения материалов, которую составляют по данным первичных документов о расходе материалов.

Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик), являющийся материально ответственным лицом, которого принимают на работу, как правило, по согласованию с главным бухгалтером предприятия. Учет движения и остатков материалов осуществляют в карточках учета материалов. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку, поэтому учет называют сортовым учетом и осуществляют его только в натуральном выражении. Запись в карточках кладовщик делает на основании первичных документов (приходных ордеров, требований-накладных и др.) в день совершения операций. После каждой записи выводят остаток материалов.

Порядок отражения в бухгалтерском учете списания дебиторской задолженности зависит от того, создается резерв по сомнительным долгам или нет. Отметим, что в бухгалтерском учете под сомнительным долгом понимается дебиторская задолженность организации, которая не погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена соответствующими гарантиями.

Порядок списания дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности, а также другие долги, не реальные для взыскания, урегулирован п. 77 Приказа № 34н. В соответствии с указанной нормой бухгалтерского стандарта дебиторская задолженность с истекшим сроком давности, а также другие долги, нереальные для взыскания, могут списываться организацией за счет созданного резерва. В бухгалтерском учете списание дебиторской задолженности в данном случае отражается следующими бухгалтерскими записями:

• — Д-т сч. 63 «Резервы по сомнительным долгам» К-т сч. 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» (60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами») — списана за счет созданного резерва сумма дебиторской задолженности;
• — Д-т сч. 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» — учтена за балансом сумма списанной дебиторской задолженности.

Как следует из ст. 195 ГК РФ, под сроком исковой давности понимается срок для защиты права по иску лица, право которого нарушено. По общему правилу, установленному ст. 196 ГК РФ, срок исковой давности составляет три года. Статьей 200 ГК РФ установлено, что течение срока исковой давности начинается со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права. Пунктом 2 ст. 200 ГК РФ определено, что по обязательствам с определенным сроком исполнения течение исковой давности начинается по окончании срока исполнения.

По обязательствам, срок исполнения которых не определен либо определен моментом востребования, течение исковой давности начинается с момента, когда у кредитора возникает право предъявить требование об исполнении обязательства, а если должнику предоставляется льготный срок для исполнения такого требования, исчисление исковой давности начинается по окончании указанного срока. Следует заметить, что срок исковой давности может быть прерван (ст. 202 ГК РФ).

Если же резерв не создавался, то списанная задолженность, относится на финансовые результаты. В соответствии с п. 11 и 14.3 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 33н, списанная дебиторская задолженность включается в состав прочих расходов.

При этом следует иметь в виду, что списание долга в убыток вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Эта задолженность должна отражаться за бухгалтерским балансом в течение пяти лет с момента списания. При этом она учитывается на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов». Аналитический учет по счету 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» ведется по каждому должнику, чья задолженность списана в убыток, и каждому списанному в убыток долгу. Такие действия необходимы для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.

В бухгалтерском учете списание дебиторской задолженности в данном случае отражается следующими записями:

• — Д-т сч. 91−2 «Прочие расходы» К-т сч. 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» (60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами») — списана сумма дебиторской задолженности (с НДС);
• — Д-т сч. 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» — учтена за балансом сумма списанной дебиторской задолженности.

Если от покупателей в порядке взыскания поступили причитающиеся организации суммы, то сумма дебиторской задолженности списывается с забалансового учета и отражается в составе прочих доходов организации на основании п. 7 ПБУ 9/99, утвержденного Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 32н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету „Доходы организации“ ПБУ 9/99».

При этом в бухгалтерском учете организации делаются следующие записи:

• — Д-т сч. 51 «Расчетные счета» (50 «Касса») К-т сч. 91−1 «Прочие доходы» — отражена сумма списанного долга, возвращенного должником, в составе прочих доходов;
• — К-т сч. 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» — списана сумма возвращенного долга с забалансового счета.

Если дебиторская задолженность не списана, но под данную задолженность был создан резерв по сомнительным долгам, а должник погашает долг, то сумму резерва необходимо восстановить. При этом в бухгалтерском учете организации должна быть сделана запись: Д-т сч. 63 «Резервы по сомнительным долгам» К-т сч. 91−1 «Прочие доходы» — восстановлена сумма созданного резерва при погашении должником дебиторской задолженности.

Рассмотрим на конкретном примере порядок списания дебиторской задолженности. Так в июле 2008 г. КОИИ ООО «Панда» реализовало товар покупателю на сумму 23 600 руб., в том числе НДС — 3600 руб. Покупная стоимость товара — 15 000 руб., издержки обращения — 2500 руб. В июле 2011 г. истек срок исковой давности по задолженности покупателя. В бухгалтерском учете в КОИИ ООО «Панда» данные хозяйственные операции будут отражены следующим образом.

Июль 2008 г.:

Д-т сч. 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» К-т сч. 90−1 «Выручка» — 23 600 руб. — отражена выручка от реализации товара;

Д-т сч. 90−3 «НДС» К-т сч. 68 «Расчеты по налогам и сборам» — 3600 руб. — начислена сумма НДС по отгруженным товарам;

Д-т сч. 90−2 «Себестоимость продаж» К-т сч. 41 «Товары» — 15 000 руб. — списана покупная стоимость реализованного товара;

Д-т сч. 90−2 «Себестоимость продаж» К-т сч. 44 «Расходы на продажу» — 2500 руб. — списаны издержки обращения по реализованным товарам;

Д-т сч. 90−9 «Прибыль/убыток от продаж» К-т сч. 99 «Прибыли и убытки» — 2500 руб. (23 600 — 3600 — 15 000 — 2500 = 2500) — отражен финансовый результат-прибыль).

Июль 2011 г.:

Д-т сч. 91−2 «Прочие расходы» К-т сч. 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» — 23 600 руб. — включена в состав прочих расходов сумма безнадежной дебиторской задолженности. ведомость движения материалов по неотфактурованным поставкам.