Организация работы с документами

Организация документооборота — одна из функций канцелярии.

Документооборот, по определению ГОСТ Р 51 141−98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Документооборот включает в себя всю совокупность перемещений документов в организации в процессе выработки, принятия и исполнения управленческих решений, все операции по приёму, передаче, рассмотрению, оформлению и отправке документов.

Документооборот в ЦЗНГН осуществляется в виде документопотоков, циркулирующих между пунктами переработки информации (руководители, специалисты) и пунктами технической обработки документов (регистрация, копирование и тиражирование, приём, отправка, формирование дел и т. д.).

Форма организации документооборота в ЦЗНГН смешанная.

Принято выделять три основных документопотока организации:

• — поступающие (входящие) документы;
• — отправляемые (исходящие) документы;
• — внутренние документы.
• 1. Входящая документация

Входящие документы образуют направления движения:

• — руководству организации;
• — непосредственно специалистам.

Вся поступающая в ЦЗНГН корреспонденция проходит первичную обработку канцелярией. Первоначальная обработка документов распределяется сначала на регистрируемые и нерегистрируемые, регистрируемые документы распределяются на документы, адресованные руководству или поступающие в адрес организации.

Регистрируются все документы, поступающие в адрес ЦЗНГН. Документы регистрируются в соответствующих журналах и в электронной базе данных в день их поступления.

Электронная база представлена в виде программы Microsoft Visual FoxPro. В данной программе регистрируется:

• — входящая корреспонденция (письма от других организаций/граждан и заявления работников ЦЗНГН);
• — исходящая корреспонденция;
• — входящие ДСП (для служебного пользования).
• — исходящие ДСП;
• — служебные записки;
• — справки;
• — приказы;
• — распоряжения.

Для регистрации документа необходимо создать карточку регистрации, нажав на клавишу F6. При помощи клавиши Enter выбирается и вводится вид документа и присваивается очередной порядковый номер. Затем поэтапно вводятся значимые реквизиты документа. Для исходящей корреспонденции это будет наименование адресата, краткий заголовок. Также вносятся все комментарии из резолюции.

При регистрации указываются стадии документа, так для входящей корреспонденции, служебных записок, приказов и распоряжений проставляется «передано на исполнение», а для исходящей корреспонденции и справок — «отправлено адресату».

Для сохранения карточки регистрации необходимо щелкнуть курсором мышки по кнопке «Запись».

После регистрации входящей корреспонденции, к письму подкалывается бланк резолюции в левом верхнем углу, в котором заполняется дата и номер входящей корреспонденции из карточки регистрации. Карточка регистрации распечатывается и несет в себе информационную функцию.

Электронная система регистрации документации чрезвычайно удобна в использовании и поиске информации.

Конверты сохраняются и прилагаются к документам в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату отправления. Во всех остальных случаях конверты уничтожаются.

Регистрационный штамп проставляется в нижнем правом углу первого листа основного документа.

При регистрации документов, направляемых в адрес Заместителя генерального директора — генерального управляющего ЦЗНГН, в регистрационном штампе указывается дата поступления документа и входящий номер. При регистрации документа обязательно делается отметка о приложениях к нему, а при ссылке на номер ранее присланного документа указывается исполнитель и подбираются соответствующие материалы.

Документы, рассмотренные Заместителем генерального директора — генерального управляющего или лицом, исполняющим его обязанности, после регистрации в канцелярии направляются для исполнения указанным в резолюции должностным лицам ЦЗНГН.

Если исполнение документа поручается нескольким исполнителям, то ответственным считается лицо, указанное в резолюции первым. Ему передается подлинник документа. Остальным передаются копии документа.

2. Исходящая документация Исходящие документы могут создаваться как инициативные документы (требующие или не требующие ответа) или как ответные на поступающие на письменные или устные вопросы.

Документы, отправляемые из ЦЗНГН регистрируются в соответствующих журналах и в электронной базе данных.

Документы, подписанные Заместителем генерального директора — генеральным управляющем регистрируются в канцелярии.

При регистрации документов за подписью руководства подразделений им присваиваются исходящие номера, которые составляются из индекса подразделения и порядкового номера документа.

Рассылку приказов, распоряжений и других нормативных документов осуществляет канцелярия (в соответствии со списком рассылки, подготовленным исполнителем документа).

Исходящие документы, направляемые в адрес сторонних организаций:

• — сдаются в канцелярию в законвертованном виде с обязательным указанием почтового адреса и индекса получателя;
• — при отправлении двух и более заказных писем составляется список почтовых отправлений.

Документы, оформленные с нарушением Инструкции по делопроизводству ЦЗНГН возвращаются в соответствующие структурные подразделения.

3. Внутренний документопоток Документы составляются по указанию Заместителя генерального директора — генерального управляющего, по инициативе структурных подразделений или в ответ на поступившие документы.

К внутренним документам, прежде всего, относятся:

• 1. Организационные документы (устав, положение, должностные инструкции, регламенты правила, штатное расписание и др.);
• 2. Распорядительные документы (приказы, протокол, распоряжения решения, акты и др.);
• 3. Информационно-справочные документы (докладная записка, служебная записка, предложение, объяснительная записка, справка, сводка, заявление и др.).
• 4. Регистрация и индексация документов

В ЦЗНГН установлена смешанная система регистрации корреспонденции.

Регистрация должна быть однократной: в канцелярии. При этом каждый входящий документ получает регистрационный индекс, который больше нигде не повторяется. Для регистрации и поиска документов группам корреспондентов ЦЗНГН и структурным подразделениям присваиваются индексы.

Регистрация и запись в учетные формы производится в день поступления документа:

• — в канцелярии информация вводится в персональный компьютер и делается распечатка карточки в 2-х экземплярах или производится запись в журнале учета входящих документов;
• — в структурном подразделении делается запись в журнале учета входящих документов.

Регистрационный индекс ставится в нижнем правом углу документа и является порядковым номером поступившего документа по карточке или журналу учета.

Индекс исходящего письма состоит из индекса структурного подразделения, номера дела, в которое подшивается документ, и порядкового номера документа по журналу учета.

5. Контроль исполнения документов Руководители ЦЗНГН несут личную ответственность за своевременное и качественное выполнение решений руководства.

Контроль исполнения документов ЦЗНГН включает:

• — постановку документа на контроль;
• — проверку своевременности доведения документа (указания о необходимости его исполнения) до сведения ответственного исполнителя;
• — предварительную проверку и, при необходимости, регулирование хода исполнения документа;
• — учет, обобщение и анализ хода и исполнения документов;
• — представление данных о результатах исполнения документа руководителю;
• — снятие документа с контроля.

Контроль исполнения документов в ЦЗНГН производится с помощью их регистрации в электронной базе данных персонального компьютера.

На документе до передачи его на исполнение делается штемпельная отметка — «Контроль».

Документы должны быть исполнены в течение срока, указанного в самом документе или в резолюции руководства.

Документ считается исполненным только после решения всех поставленных в нем вопросов и, при необходимости, извещения об этом корреспондентов и других заинтересованных лиц, предприятий или организаций.

Если исполнение документа поручается нескольким исполнителям, то ответственным считается лицо, указанное в резолюции первым.

Проверка хода исполнения документа осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль, за 3 дня до истечения срока). Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируется в регистрационно-контрольной форме.

Документы снимаются с контроля только после полного решения всех поставленных в них вопросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.

Работники, осуществляющие контроль за исполнением документов, обязаны своевременно докладывать руководству о всех фактах нарушения сроков исполнения.

После выполнения задания исполнитель обязан представить в Канцелярию оригинал документа со всеми относящимися к нему материалами для снятия с контроля.

Не представленные исполнителем документы считаются неисполненными.

6. Составление номенклатуры дел В целях правильного формирования и учета документальных дел, обеспечивающих быстрый поиск, сохранность и учет документов ЦЗНГН составляется номенклатура дел.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в ЦЗНГН, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года и вводится в действие с 1 января.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства, с привлечением специалистов, согласовывается с Управлением делами и утверждается руководством.

Номенклатура дел подразделения в конце каждого года уточняется, перепечатывается и утверждается руководителем подразделения.

Включаются все документы, отражающие деятельность ЦЗНГН, за исключением сборников правовых актов, печатных изданий, информационных и других подобных материалов.

Все дела, включенные в номенклатуру, должны иметь свой индекс который состоит из условного обозначения подразделения и порядкового номера дела по номенклатуре дел.

7. Хранение документов С момента заведения и до передачи на архивное хранение дела хранятся по месту их формирования, т. е. состоят на оперативном хранении.

Дела хранят в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запираемых шкафах, предохраняющих документы от пыли, сырости и воздействия солнечного света.

Дела располагают в шкафах в строгом соответствии с утвержденной номенклатурой дел. На корешках обложек дел указывают индексы по номенклатуре.

Номенклатура дел или выписка из нее помещена на внутренней стороне шкафа, рядом помещают сведения о работнике, ответственном за оперативное хранение документов.

Конфиденциальные документы хранят отдельно в сейфе, внутри которого должна находиться опись конфиденциальных документов, находящихся на оперативном хранении Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 3-х лет) сроков хранения хранят по месту их формирования в течение 2-х лет (документы бухгалтерского учета и отчетности 3 года), а затем сдают на архивное хранение в Канцелярию.