Совершенствование элементов системы управления электронным документооборотом на основе методов функциональной стандартизации и технологии открытых систем

Характерной чертой постиндустриального общества на современном этапе является его глубокая информатизация — внедрение во все сферы жизни средств вычислительной техники и коммуникаций. Уровень информатизации определяется уровнем применяемых информационных технологий. Одним из основных направлений развития информационных технологий, являются системы управления.

Системы управления применятся для автоматизации таких задач, как управление производством, учетом, сбытом, кадрами, финансами и информационными ресурсами, в частности широкое применение получили организационно-технические системы, обеспечивающие процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, обеспечивающие контроль над потоками документов в организации, такие системы получили название системам управления электронным документооборотом (СУЭД). Важность СУЭД для организации подчеркивает тот факт, что СУЭД служит основой для развертывания систем класса управления предприятием, систем управления продажами и других важных для современного предприятия информационных систем, поэтому от функционирования СУЭД всех информационных систем организации, а значит и работа всей организации.

Сейчас СУЭД независимо друг от друга производят более сотни компаний, поэтому из-за несогласованности работы СУЭД возникают проблемы при взаимодействии систем документооборота разных производителей. Как правило, эти проблемы связанны с несовместимостью используемых в различных системах форматов представления данных, различных карточек документов, не стандартизированных систем и подходов, используемых при проектировании систем. Используемые в этих СУЭД форматы файловых объектов являются избыточными и создают высокую нагрузку на вычислительные и коммуникационные ресурсы, что в России является серьезным препятствием для распространения СУЭД, поскольку для территориально — распределенных организаций в России является характерным отсутствие устойчивых каналов передачи данных.

Необходимо отметить, что большинство используемых методик оценки эффективности работы СУЭД основаны на оценке экономического эффекта от внедрения СУЭД и не позволяют в полной мере оценить эффективность использования СУЭД вычислительных и коммуникационных ресурсов организации.

Все это приводит как к снижению эффективности работы систем управления электронным документооборотом, так и зачастую к полной их несостоятельности, поскольку приходиться импортировать документы из электронной в бумажную форму для того, чтобы передать документы из одного подразделения (организации) в другое [1].

С учетом вышесказанного, актуальность темы определяется необходимостью повышения эффективности работы элементов СУЭД, что является малопроработанной научно-технической задачей. Возможные пути решения поставленной задачи с использованием разработанных к настоящему времени технологии открытых систем и методов функциональной стандартизации позволяют сформулировать следующие основные требования к СУЭД: обеспечение масштабируемости, интероперабельности, снижение требований к вычислительным, коммуникационным ресурсам, что позволит повысить эффективности работы СУЭД в целом.

Научная новизна работы заключается в следующем:

• осуществлен синтез модели среды открытой системы управления электронным документооборотом;

• разработана методика оценки эффективности использования различных стандартов представления документов в системах электронного документооборота в зависимости от соотношения типов хранимых и передаваемых данных;

• проведена систематизация и разработано описание признаков эффективного функционирования элементов системы управления электронным документооборотом;

• разработан набор функциональных требований к элементам открытой СУЭД;

• проведено исследование особенностей функционирования элементов системы управления электронным документооборотом, выявлены типовые элементы СУЭД, показана их зависимость от формата файловых объектов и определены пути повышения эффективности их работы;

• разработана модель оценки качества работы элементов системы управления электронным документооборотом (патент РФ № 50 019);

• разработана методика оценки эффективности работы СУЭД;

• разработаны решающие правила отнесения состояния элемента СУЭД к одному из возможных типовых состояний;

• разработана модель оценки качества обмена данными в открытых системах (патент РФ № 55 486).

Целью работы является исследование элементов системы управления электронным документооборотом с целью улучшения их функционирования и, как следствие, повышения эффективности работы СУЭД в целом.

Для достижения цели в диссертационной работе поставлены и решаются следующие основные задачи:

• проведение теоретического и практического анализа существующих СУЭД с целью выявления объектов функциональной стандартизации;

• разработка эталонной модели среды открытой СУЭД для обеспечения интероперабельности и переносимости СУЭД;

• разработка набора типовых функциональных требований к элементам СУЭД в виде функционального стандарта для обеспечения интероперабельности и переносимости СУЭД;

• разработка методики выбора стандартов для заполнения профиля на основе эксперимента;

• исследование и выбор формата файловых объектов СУЭД с целью минимизации используемых для работы элементов СУЭД коммуникационных и вычислительных ресурсов;

• разработка методики оценки сетевого трафика СУЭД;

• разработка модели оценки эффективности работы элементов системы управления электронным документооборотом;

• разработка методики оценки эффективности работы элементов системы управления электронным документооборотом.

Первая глава посвящена исследованию архитектуры СУЭД и существующих систем управления электронным документооборотом. В ней исследуются существующие СУЭД, определяются проблемы и особенности построения, функционирования и интеграции современных систем управления документооборотом, выделяется и изучается типовая архитектура СУЭД.

Цель исследования архитектуры — установление объектов (компонентов) СУЭД и взаимосвязей между компонентами для выявления слабых мест на уровне компонентной архитектуры СУЭД, устранение которых позволит повысить эффективность работы СУЭД.

Для определения проблем функционирования существующих СУЭД произведено исследование, для которого, в связи с отсутствием стандартных требований, в работе были определены типовые требования к функционалу (набору необходимых для работы пользователя и администратора сервисов) СУЭД.

Изучены основные современные СУЭД, имеющие широкое коммерческое использование, на их соответствие типовым требованиям, сформулированным в работе.

По результатам теоретического исследования архитектуры и практического анализа современных СУЭД выявлены и исследованы основные проблемы при процессах построения, функционирования и интеграции СУЭД, решение которых позволит повысить эффективность СУЭД. Сформулированы основные задачи исследования.

Вторая глава посвящена исследованию возможностей улучшения характеристик системы управления электронным документооборотом на основе применения методов функциональной стандартизации и технологии открытых систем. Показано, что для задач по обеспечению интеграции и взаимодействию СУЭД различных производителей существует несколько подходов:

1. Выбор единой платформы для СУЭД и её повсеместное внедрение;

2. Выбор двух систем и организация обмена данными между ними с использованием специально разработанных адаптеров;

3. Произвольное решение со стандартизированными интерфейсами.

Далее показано, что третий подход к решению проблемы интеграции и взаимодействия СУЭД является наиболее эффективным.

Обосновано применение методологических принципов и подходов методов функциональной стандартизации и аппарата технологии открытых систем для решения задач по повышению эффективности работы СУЭД.

Введено понятие логических и физических элементов СУЭД, показано их назначение и пути их совершенствования.

Проведено исследование существующих эталонных моделей, по результатам которого за основу для синтеза эталонной модели среды открытой системы обмена данными была принята модель, описанная в международном стандарте ISO/IEC TR 14 252:1996 (Е), ANSI/IEEE Std 1003/0−1995 Information technology — Guide to the POSIX Open System Environment (OSE), которая была доработана. На основе данной модели была разработана эталонная модель среды системы обмена данными. ЭМ, которая, после уточнения на основе анализа требований к функционалу СУЭД сформулированных в Главе 1, была использована в качестве основы для разработки эталонной модели среды открытой СУЭД, при этом были определены объекты функциональной стандартизации.

Полученные данные позволили синтезировать эталонную модель среды открытой СУЭД.

На основе полученной модели в соответствии с ГОСТ Р ИСО/МЭК 10 000−1-99 «Информационная технология. Основы и таксономия международных функциональных стандартов. Часть 1. Общие положения и основы документирования» разработан набор функциональных требований к открытой СУЭД, представленный в виде функционального стандарта — Профиля среды открытой СУЭД.

Третья глава посвящена исследованию особенностей функционирования элементов системы управления электронным документооборотом и экспериментальному исследованию по определению эффективного формата файловых объектов СУЭД, как средства повышения технико-экономических характеристик СУЭД.

Исходя из требований к функционалу систем управления и анализа существующих СУЭД, приведенного в Главе 1, в системах управления выделены ТЭ, которые служат для описания информационной системы и информационных потоков в любой системе, что невозможно сделать через описанные в Главе 2 службы эталонной модели среды открытой СУЭД. В Главе показано, что через подобный базис типовых элементов может быть представлена любая, сколь угодно сложная информационная система. Для проверки экспериментальным путем зависимости эффективности работы типовых элементов СУЭД от форматов используемых файловых объектов и выбора стандартов для соответствующего раздела профиля разработаны соответствующая измерительная установка и методики измерений.

Исследование позволило подтвердить зависимость эффективности работы СУЭД от ФФО и определить эффективный формат файловых объектов СУЭД, позволяющий минимизировать необходимые для работы СУЭД коммуникационные и вычислительные ресурсы, что позволило гармонизировать стандарты файловых объектов в функциональном стандарте (профиле) среды открытой системы управления электронным документооборотом и повысить эффективность работы ТЭ.

Четвертая глава посвящена разработке оценки эффективности работы системы управления электронным документооборотом, в главе обоснована необходимость оценки эффективности работы СУЭД и проводится разработка модели оценки качества работы системы управления электронным документооборотом. Показаны основные преимущества применения теории нечетких множеств для решения задачи оценки эффективности работы СУЭД по сравнению с традиционными подходами теории автоматического управления. Разработаны критерии оценки качества работы системы управления электронным документооборотом и решающие правила.

Проведено моделирование системы оценки качества работы СУЭД в среде MatLab 7.0 для СУЭД финансовой организации.

Получено экспериментальное подтверждение того, что используемые для оценки эффективности работы СУЭД критерии могут применяться для действующих систем.

На основе полученных в работе данных разработана методика оценки эффективности работы СУЭД.

Произведена оценка эффективности и возврата инвестиций от внедрения открытой системы управления электронным документооборотом.

Выводы по главе 4.

В данной главе предложены ряд критериев, по которым можно определить эффективность работы СУЭД. Данные критерии были проверены экспериментальным путем, для чего были разработаны соответствующие методики и измерительные комплексы.

На основе предложенных критериев была разработана нечеткая модель, работа которой была промоделирована в среде Matlab для частного случая — СУЭД в финансовой сфере. Произведена оценка экономической эффективности от внедрения открытой СУЭД на предприятии.

Заключение

.

В результате выполнения исследования, представленного в диссертационной работе были получены следующие результаты:

• проведен теоретический и практический анализ существующих СУЭД и. выявлены объекты функциональной стандартизации;

• разработана эталонная модель среды открытой СУЭД;

• разработан проект нормативного документа — функционального стандарта «Профиль среды открытой системы управления электронным документооборотом» обеспечивающий интероперабельность и переносимость СУЭД;

• разработана методика выбора стандартов для заполнения профиля на основе эксперимента;

• исследованы и определены форматы файловых объектов СУЭД, использование которых минимизирует используемые элементами СУЭД коммуникационные и вычислительные ресурсы;

• разработана методика оценки сетевого трафика СУЭД;

• разработана методика оценки эффективности работы элементов СУЭД;

• разработана методика измерения размеров файлов находящихся в хранилищах СУЭД;

• разработана методика оценки эффективности использования различных стандартов представления документов в системах электронного документооборота в зависимости от соотношения типов хранимых и передаваемых данных;

• разработана модель оценки качества работы элементов системы управления электронным документооборотом (патент РФ № 50 019);

• разработана модель оценки качества обмена данными в открытых системах (патент РФ № 55 486);

• разработана программа формирования статистики наличия файлов различного формата;

• разработаны решающие правила отнесения состояния ТЭ к одному из типовых состояний (осуществление операции деффазификации);

• произведена оценка экономической эффективности от внедрения разработанного функционального стандарта среды открытой СУЭД.