Управление проектом корпоративной информационной системы предприятия

Содержание Введение

1. Анализ деятельности ООО «ПринтЛайт»

1.1 Общая характеристика ООО «ПринтЛайт»

1.2 Анализ системы управления предприятием

2. Экономические показатели деятельности предприятия

2.1 Уровень организации экономической работы и ее содержание

2.2 Анализ технико-экономических показателей производственно-хозяйственной деятельности ООО «ПринтЛайт»

3. Совершенствование деятельности предприятия ООО «ПринтЛайт»

3.1 Проблемы деятельности предприятия ООО «ПринтЛайт»

3.2 Мероприятия по совершенствованию деятельности предприятия ООО «ПринтЛайт»

Заключение

Список используемой литературы

Преддипломная практика является важным этапом подготовки квалифицированных специалистов. Она является видом учебно-вспомогательного процесса, в ходе которого закрепляется теоретические и практические знания на предприятии.

Преддипломная практика помогает понять, чем будущий специалист будет заниматься после окончания высшего учебного заведения, так сказать подготавливает инженера к самостоятельной производственной деятельности.

Преддипломная практика проходила в ООО «ПринтЛайт» в качестве помощника системного администратора.

Основной целью преддипломной практики является анализ деятельности компании ООО «ПринтЛайт» .

Для достижения указанной цели необходимо решить ряд задач:

— Дать общую характеристику ООО «ПринтЛайт» ;

— Провести анализ системы управления предприятием;

— Исследовать экономические показатели деятельности предприятия;

— Выявить проблемы деятельности ООО «ПринтЛайт» и предложить мероприятия по совершенствованию деятельности предприятия.

Объектом исследования является предприятие ООО «ПринтЛайт» .

Предметом исследования является технико-экономическая деятельность ООО «ПринтЛайт» .

Для раскрытия поставленной цели и задач определена следующая структура исследования: работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованной литературы. Названия глав отображают их содержание.

1. Анализ деятельности ООО «ПринтЛайт»

1.1 Общая характеристика ООО «ПринтЛайт»

В ходе прохождения преддипломной практики, предварительным этапом стало изучение компании, ознакомление с ее деятельностью и основными преимуществами среди конкурентов.

Общество с ограниченной ответственностью ООО «ПринтЛайт» является коммерческой организацией, учрежденной в соответствии с Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью», Гражданским кодексом Российской Федерации и другими законами и нормативными актами Российской Федерации.

Место нахождения ООО «ПринтЛайт»: 127 018, г. Москва, Сущевский вал, дом. 47.

ООО «ПринтЛайт» образовалась в 2002 году и на данный момент является крупным поставщиком в области офисного оборудования — картриджей для лазерных и струйных принтеров, бумаги, аксессуаров, и другой мелочи для нормального функционирования офисов в Москве и московской области.

На рынке множество фирм аналогичного профиля, но ООО «ПринтЛайт» нашла свою нишу. Фирмой заключены договора с несколькими фирмами по регулярной поставке товаров для офиса. ООО «Элостар» имеет большой ассортимент товаров высоким качеством и надежностью и доступной ценой, в связи с этим большая масса потребителей пользуется услугами фирмы.

ООО «ПринтЛайт» является официальным представителем и партнером картриджей для лазерных и струйных принтеров очень многих известных торговых марок, таких как Hewlett-Packard, Canon, Xerox, Samsung, Lexmark и многие другие.

В ООО «ПринтЛайт» присутствует два основных смежных видов деятельности:

1. Продажа офисных товаров через интернет-магазин оптом и в розницу;

2. Продажа и обслуживание предприятий с которыми заключены договора на регулярную поставку офисных товаров.

Для постоянных покупателей разработана система отсрочки и кредитования на приобретение товаров. С юридическими лицами заключаются договора на сопровождение, поставку товаров и оказание услуг.

Так же в компании постоянно осваиваются новинки офисных товаров и разрабатываются новые направления деятельности предприятия.

1.2 Анализ системы управления предприятием

В данной фирме работают 20 человек, 18 из которых имеют непосредственное отношение к компьютерам. По своим должностным обязанностям весь персонал разделяется на управленческий персонал (руководители), инженерно-технические работники (специалисты), служащие и рабочие.

В ООО «ПринтЛайт» можно выделить 3 рабочие группы — техно-торговый отдел, бухгалтерия, группа программного обеспечения.

В ближайшем будущем планируется разделение техно-торгового отдела на два: торговый отдел и сервисную службу. Таким образом, в данной компании будет уже 4 рабочих группы, что в свою очередь приведет к увеличению штата сотрудников.

Офис ООО «ПринтЛайт» состоит из семи комнат: торговый зал (магазин), группа ПО, сервис, бухгалтерия, кабинета генерального директора, а также кабинета технического директора и кабинета руководителя группы ПО. Также имеется ряд вспомогательных комнат на прямую не относящихся к деятельности компании (туалет, кухня, балкон, он же комната для курения). Там имеется 13 компьютеров и 2 сервера.

На рисунке 1 представлена существующая организационная схема управления предприятием.

Рисунок 1 — Структурная схема управления в ООО «ПринтЛайт»

Директор действует от имени ООО «ПринтЛайт», издает приказы и дает указания, обязательные для всех работников.

Бухгалтерский учет на предприятии осуществляется специальным подразделением — бухгалтерией. Главный бухгалтер подчиняется руководителю предприятия и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской информации.

Бухгалтерия предприятия обеспечивает обработку документов, рациональное ведение записей в учетных регистрах, составление отчетности, а также занимается калькуляцией товаров и услуг, начислением заработной платы, исполняя функции кассира.

В обязанности руководителя техно-торгового отдела входит: формирование и работа с клиентской базой, разработка и проведение компаний по привлечению клиентов, маркетинговое исследование рынка автозапчастей, организация работы офиса, заключение договоров, оформление документов, консультирование по продукту, подбор, разработка, оформление, расчет стоимости и продажа автозапчастей, консультация клиентов и выявление потребностей.

2. Экономические показатели деятельности предприятия

2.1 Уровень организации экономической работы и ее содержание Оценка основных экономических показателей необходима для получения требуемой информации о экономическом состоянии предприятия. Данная информация необходима как руководству предприятия, так и клиентам компании, а так же государственным органам таким как налоговая служба, органы статистики или внебюджетные фонды.

В таблице 1 представлена динамика экономических показателей ООО «ПринтЛайт» за последние три года. Эта информация позволит определить уровень организации экономической работы ООО «ПринтЛайт», выявить различные специфические процессы, протекающие на данном предприятии.

Таблица 1 — Динамика экономических показателей ООО «ПринтЛайт»

За последние три года ООО «ПринтЛайт» можно наблюдать полную реализацию товаров, остатков практически нет. Это связанно с тем, что ООО «ПринтЛайт» в большей доле реализует продукцию по ранее заключенным договорам. Продажи через интернет-магазин так же не требуют больших остатков. В целом объем реализации продукции увеличился в отчетном периоде на 127,1%, причем в 2013 году прирост составил 65,6%, а в 2014 году он составил 37,2%.

Прибыль от продаж у предприятия растет с каждым годом, это обусловлено 361,2% прироста за последние 3 года, причем в 2014 году прирост составил 164,8%, а в 2013 году составил 37,2%, причем темпы ее роста превышают темпы роста выручки от реализации. Это связано с тем, что на предприятии была принята политика по снижению затрат.

Высокие показатели прибыли сказались на увеличении рентабельности от продаж на 89,8% относительно 2013 года. Она составила 26 копеек прибыли от продаж с тысячи рублей выручки в 2014 году.

Меньшими темпами растет прибыль до налогообложения по сравнению с прибылью от продаж. Данная статистика связана с увеличением различных расходов организации. Согласно данным прибыль до налогообложения выросла относительно уровня достигнутого в 2013 году на 52,9%, причем в 2014 году этот прирост составил 30,2%, а в 2014 году составил 17,4%.

За последние три года на ООО «ПринтЛайт» так же растет чистая прибыль, она увеличилась на 29,8% относительно 2013 года, причем в 2013 году рост составил аж 16,2%, а в 2014 году он составил 11,7%.

В итоге можно сделать вывод, что за последние три года на ООО «ПринтЛайт» наблюдалось оживление в сфере предоставления товаров и услуг. Это обусловлено тем, что у предприятия существовал постоянный рынок сбыта.

2.2 Анализ технико-экономических показателей производственно-хозяйственной деятельности ООО «ПринтЛайт»

Проведем анализ технико-экономических показателей производственно-хозяйственной деятельности ООО «ПринтЛайт» (табл. 2).

Анализируя показатели производственно-хозяйственной деятельности ООО «ПринтЛайт» видим, что лишь незначительные изменения произошли на протяжении 2013;2014 гг., но и этот небольшой спад (0,01%) не повлиял на реализацию продукции.

Таблица 2 — Оценка показателей производственно-хозяйственной деятельности ООО «ПринтЛайт»

Проанализируем динамику относительных показателей затрат. Динамика за последние 3 года показывает, что затраты на тысячу рублей товарной продукции выше в целом, чем общая сумма ее составных элементов — зарплатоемкости и материалоемкости (рис. 2).

Рис. 2. Динамика относительных показателей затрат с 2012 по 2014 годы Проводя анализ роста относительных показателей затрат, можно выделить тот факт, что темп роста материальных затрат выше, чем темпы роста заработной платы. Это связано с тем, что затраты на продукцию увеличились в результате увеличения объемов продаваемой продукции на вновь появившиеся рынки сбыта.

За последние три года также выросла стоимость оборотных активов и основных средств и составила относительно 2013 года 235,4%. Но так же можно выделить, что эффективность использования оборотных активов и основных средств снижается, в связи с этим получилась отрицательная динамика фондоотдачи, а так же коэффициента оборачиваемости. Фондоотдача снизились на 0,6 копеек, а коэффициент оборачиваемости уменьшился на 0,16 оборота. Эти данные свидетельствуют об увеличении продолжительности одного оборота данных видов активов и его замедлению.

Персонал ООО «ПринтЛайт» практически не меняется, в 2014 году в штат добавили еще одного человека в связи с ростом продаваемой продукции. Фонд заработной платы так же увеличился и составил 86,25% относительно 2013 года.

В связи с ростом продаж на предприятии ООО «ПринтЛайт» была введена система мотивации и поощрения, в связи с этим выросла среднегодовая заработная плата на 1 работника с 132 тысяч рублей до 204 тысяч рублей, т. е. на 54,55% в целом за период, причем темпы роста производительности труда опережают темпы роста заработной платы.

Итак, в целом можно отметить, что ООО «ПринтЛайт» является прибыльным и рентабельным предприятием, осуществляющим эффективную финансовую политику, что находит свое отражение в положительной динамике абсолютно всех технико-экономических показателей.

3. Совершенствование деятельности предприятия ООО «ПринтЛайт»

3.1 Проблемы деятельности предприятия ООО «ПринтЛайт»

В ООО «ПринтЛайт» в настоящее время учет продаж ведется с помощью табличного процессора Microsoft Excel. Это позволяет формировать и распечатывать сводки по продажам товара, сводку по наличию товара, общую клиентскую базу, сводку ассортимента товаров и ее стоимость.

На основании этих сводок анализировать деятельность работы очень сложно, так как в них отсутствуют необходимые группировки, выборки и расчеты показателей. Ручная и полуавтоматизированная обработка информации не позволяет быстро и качественно подготавливать информационные материалы для анализа и оценки тех или иных показателей. Такой процесс является трудоемким и ненадежным, так как велика вероятность возникновения ошибок. До настоящего времени автоматизированной системы для проведения обобщенного анализа продаж ООО «ПринтЛайт» не существовало.

Приобретение автоматизированной системы является в настоящее время актуальной необходимостью, так как позволит руководству компании оперативно получать информацию для анализа и оценки продаж по клиентам, по ассортименту товаров, а также рассчитывать такие показатели, как процент выполнения плана, динамику продаж, рейтинги. Только при наличии такой информации руководство сможет своевременно получить материалы для оценки торговой деятельности предприятия, что в конечном итоге повысит эффективность работы ООО «ПринтЛайт» в целом.

3.2 Мероприятия по совершенствованию деятельности предприятия ООО «ПринтЛайт»

Анализ использования программных продуктов на предприятии показал, что техно-торговый отдел осуществляет работу с клиентами и реализует продукцию в программе Microsoft Excel по схеме представленной на рис. 3.

Рис. 3 Схема документооборота в техно-торговом отделе

Как писали выше, работа в Microsoft Excel не позволяет быстро и качественно подготавливать информационные материалы для анализа и оценки различных показателей. Поэтому в рамках преддипломной практики предлагается внедрение программы 1С Бухгалтерия 8.

По схеме, представленной на рисунке 3, при внедрении программы 1С отпуск товаров и услуг покупателю регистрируется в информационной базе с помощью документа «Реализация товаров и услуг».

Если предприятию требуется указать стоимость списания, явно, а не рассчитывать автоматически, это так же можно сделать в 1С, причем при проведении документов в системе данная сумма останется постоянной.

При помощи программы 1С Бухгалтерия 8 возможно учитывать различные производственные процессы начиная с момента поступления на склад и заканчивая реализацией конечному клиенту.

Схему работы техно-торгового отдела можно представить необходимыми выходными формами, которые представленными на рисунке 4.

Рис. 4. Схема документооборота техно-торгового отдела

С помощью документа «Требование-накладная» в 1С производится регистрация факта приема-передачи товара. Экранная форма данного документа представлена на рисунке 5.

Итоги работы техно-торгового отдела должны ежедневно вводиться в информационную базу документом «Отчет за смену». На закладке «Продукция» документа «Отчет за смену» вводятся необходимые сведения об отремонтированной продукции, либо заправленных картриджах, а на следующей закладке «Материалы» находятся сведения о тех материалах, которые понадобились для ремонта либо порошок, который использовался для заправки картриджа.

Если завести спецификации, сведения о материалах будут заполняться системой автоматически. На данной форме существует еще одна закладка «Услуги», с помощью которой можно хранить данные о «внутренних» услугах, оказанных одним отделом другому, например установка или заправка картриджа для бухгалтерии. Еще одна немаловажная форма формирует документ «Акт об оказании услуг производственного характера», который хранит оказание услуг производственного характера.

Основной функцией документа «Акт об оказании услуг производственного характера» является возможность регистрации расхода материалов, которые связанны с оказанием производственных услуг. При помощи документа «Инвентаризация» в конце месяца складские остатки корректируются.

Рисунок 5. Документа «Требование-накладная»

Рисунок 6. «Акт об оказании услуг производственного характера»

Бухгалтерия ООО «ПринтЛайт» осуществляет расчеты с клиентами как наличными так и безналичными платежами. При помощи программы 1С бухгалтерия, используя встроенную подсистему учета денежных средств, сможет формировать денежные документы, такие как кассовые ордеры или платежные поручения и ордера.

В программе для исходящих документов безналичных денежных платежей, предусмотрена печать в бумажном и электронном видах. По различным статьям денежных средств в программе предусмотрена возможность формирования аналитического отчета.

На основании документов, таких как авансовый отчет, приходный и расходный кассовые ордера в системе 1С формируются кассовые операции.

На основании документов, таких как платежное поручение, регистрация счет-фактур, выписка банка в системе 1С формируются банковские операции.

Расчетные счета предприятия ООО «ПринтЛайт» являются местом безналичного хранения денежных средств, в 1С они отображаются как элементы списка банковских счетов организации. При помощи регистрации платежных документов в системе происходит списание и поступление денежных средств безналичным путем.

Для коммерческих банков, с которыми сотрудничает предприятие с помощью 1С возможно формирование и передача платежных документов в электронном виде. Кассовая книга в данной программе так же формируется автоматически.

Данные о технико-экономических показателях производственно-хозяйственной деятельности так же хранятся в системе и представлены в виде операций. Каждая из этих операций может содержать одну или несколько проводок, которые отражают в бухучете соответствующую ей операцию. При помощи документов, таких как приходный и расходный кассовые ордера могут автоматически формироваться данные операции, а так же есть возможность вода их вручную.

В системе 1С Бухгалтерия предусмотрены отчетные формы в виде регламентированных отчетов, предназначенные для предоставления в различные органы власти такие как налоговая, органы статистики или внебюджетные фонды.

Так же существуют другие различные отчеты предназначенные для использования предприятиями для собственных нужд. Большинство отчетов представляют бухгалтерские итоги в различных периодах, для любых бухгалтерских счетов. Примером могут служить отчеты, такие как «Оборотно-сальдовая ведомость», «Шахматка», «Анализ счета», «Карточка счета» и другие.

Например, в отчете «Оборотно-сальдовая ведомость» по различным счетам можно получить информацию об остатках по дебету и кредиту за конкретный период.

Кадровый учет ООО «ПринтЛайт» может быть так же организован на базе 1С Бухгалтерия. Для этого в системе используются такие формы документов как прием на работу, увольнение из организации, кадровое перемещение, сведения о стаже и заработке.

В системе хранятся различные сведения, с помощью которых можно рассчитывать заработную плату, различные налоги, а так же другие сведения о работниках предприятия.

Все кадровые сведения в 1С разделены на 2 категории — информация о работниках предприятия и информация о физических лицах.

В первом случае относятся сведения, связанные с выполнением сотрудником предприятия различных должностных обязанностей, таких как должность, наименование места работы, условия оплаты труда и др.

Во втором случае относятся личные сведения, которые не связаны с работой — это паспортные данные, сведения о семье, о месте жительства и прописки и т. п.

Такое разделение нужно для того, чтобы исключить повторный ввод информации при повторном принятии работника, либо при принятии его по совместительству на другую должность.

При помощи формы «Управление данными работника» можно просмотреть все введенные данные о работнике, отредактировать эти данные либо внести новые.

В этой работе рассмотрено только некоторые возможности системы 1С, но основное предназначение системы это возможность работы с электронными документами, содержащие все данные необходимые организации для эффективного управления.

экономический автоматизирование программный бухгалтерия

Заключение

В ходе прохождения преддипломной практики в ООО «ПринтЛайт» был проведен анализ деятельности ООО «ПринтЛайт», а так же исследованы экономические показатели деятельности предприятия.

По программе преддипломной практики необходимо выявить проблемные стороны предприятия и предложить мероприятия по их устранению и оптимизации. Так как в исследуемой организации учет продаж ведется с помощью табличного процессора Microsoft Excel, было предложено автоматизировать несколько отделов ООО «ПринтЛайт» с помощью программного продукта 1С Бухгалтерия 8, которая на данный момент является флагманом малого и среднего предпринимательства.

По окончании преддипломной практики мною было многое изучено и реализовано на деле. Практика на данном предприятии позволила развить навыки в компьютерной сфере, а также дала фундаментальные знания в области администрирования компьютерных сетей.

После качественного прохождения практики можно говорить, о том, что специалист готов к трудовой деятельности по заданной специальности. Такой специалист будет широко востребован на рынке и иметь высокую конкурентоспособность. Практика в ООО «ПринтЛайт» является важным этапом на пути к становлению специалиста, так как это предприятие отвечает всем требованиям руководителя практики. ООО «ПринтЛайт» позволяет дать практикантам базу знаний и навыков, которая пригодится на современном рынке труда.

В целом преддипломная практика благотворно повлияла на развитие и совершенствование профессиональных навыков в одном из направлений специальности «Прикладная информатика».

Список используемой литературы

Астахова А. В. Основы проектирования систем информации и управления. Учебник.- Барнаул: АлтГТУ, 2011.? 154 с.

Брикач Г. Е., Абашин А. А. Информационные технологии в принятии управленческих решений. Часть 2 — Н. Новгород: НГСХА, 2011. — 136 с.

Брусакова И.А., Чертовски В. Информационные системы и технологии в экономике. — М.: «Финансы и статистика», 2010 — 352 с.

Верхоглазенко В. Н. Критериальное управление развитием компании. М.: Инфра-М, 2012. — 206 с.

Карлберг К. Бизнес — анализ с помощью Excel. — К.: Диалектика, 2013.

Керов Л.А. Информационно-коммуникационные технологии в управленческой практике. Часть 1. Web-дизайн. Учебное пособие. — СПб.: Отдел оперативной полиграфии НИУ ВШЭ — Санкт-Петербург, 2011. — 138 с.

Костромитин Д. М. Информационное, техническое, организационное, финансовое обеспечение в менеджменте. Научная монография, М.: Лаборатория книги, 2012. -117с.

Сатунина А.Е., Сысоева Л. А. Управление проектом корпоративной информационной системы предприятия. Учебное пособие. Финансы и статистика, ИНФРА-М, 2011. — 354 с.

Сафронова Н. А. Экономика предприятия: Учебник/Под ред. проф. Н. А. Сафроновой. — М.: «Юристъ», 2008. — 584 c.