Ведение трудовой книжки

кадры трудовой стаж

Производственная практика — проводимая по профилю специальности и в условиях конкретного производства в организации, соответствующей профилю подготовки специалистов, работа студента в летнее время, как правило, в течение месяца.

Целью производственной практики является применение теоретических знаний, полученных на занятиях по дисциплине «Менеджмент» и приобретение навыков деловых контактов с официальными представителями юридических лиц по месту прохождения практики и коллективом сотрудников.

Задачами практики являются:

· развитие инициативности студентов в результате выполнения конкретных должностных поручений в организации по месту прохождения практики,

· поиск и изучение разнообразных источников информации о предприятиях — месте практики,

· углубление представлений о реальной ситуации на отраслевом рынке труда,

· формирование практических навыков формулирования выводов, полученных по результатам собственных исследований;

· получение опыта составления Отчета о проведенной работе;

· развитие умений презентации и публичной защиты результатов выполняемой работы.

Для прохождения практики мной была выбрана известная антивирусная компания ЗАО «Лаборатория Касперского», в которой я к моменту прохождения практики уже работала в качестве стажера 8 месяцев. Практика началась 1 июля 2013 года, как раз в день моего официального трудоустройства в компанию в качестве Специалиста по кадровому делопроизводству в Группу кадрового администрирования Департамента по работе с персоналом.

Группа кадрового администрирования, в которой я проходила практику, занимается вопросами кадрового делопроизводства: отпусками, ведением трудовых книжек, ведением листов нетрудоспособности, вопросами ипотеки, переработками и сверхурочной работой и т. д.

Группа состоит из 2х специалистов по кадровому делопроизводству, включая меня, 1 менеджера по кадровому делопроизводству и руководителя группы.

В обязанности специалиста по кадровому делопроизводству, согласно должностной инструкции, входит оформление приема, перевода, перемещения, командирования и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами генерального директора компании; выдача справок о настоящей трудовой деятельности работников; подсчет трудового стажа, хранение и заполнение трудовых книжек.

Таким образом, я занималась вопросами отпусков сотрудников, приемом новых сотрудников, оформлением и заполнением больничных листов и занесением их в базы, увольнением сотрудников, ведением трудовых книжек сотрудников.

Отчет по производственной практике состоит из введения, 3 глав, в каждой из которых по 2 пункта, заключения, списка источников. В первой главе рассматривается вопрос приема новых сотрудников на работу — встреча, подписание документов, дальнейшие инструкции, а также нюансы, на которые следует обратить внимание при сборе данных о сотруднике. Вторая глава отчета посвящена ведению трудовых книжек сотрудников, как одному из важнейших аспектов деятельности группы Кадрового администрирования. В третьей главе рассматривается вопрос заполнения листов нетрудоспособности сотрудников.

Глава 1. Первый рабочий день у сотрудника

1.1 Встреча, помощь в подписании документов, дальнейшие инструкции

Штат сотрудников компании составляет около 4 тысяч человек, работающих в России. Однако компания расширяется и идет постоянный набор кадров, особенно на позиции, связанные с непосредственной деятельностью компании — Разработчиков, Инженеров по тестированию и т. д. Таким образом, прием новых сотрудников, подготовка и подписание с сотрудниками документов о приеме на работу является одной из основных функций специалистов по кадровому делопроизводству.

Прежде всего, данные для подготовки документов для новых сотрудников поступают на внутренний сервер от рекрутеров (специалистов по подбору персонала), где указываются должности, оклады, подразделения, в которые сотрудники приняты. Также на специальный почтовый ящик сотрудники за 3 дня до выхода на работу присылают заполненные анкеты с личными данными (паспортными данными, семейным положением, опытом работы и т. д.).

По данным внутреннего сайта относительно оклада, должности и подразделения, а также на основе анкеты сотрудника для приема сотрудника готовится пакет документов, включающий: приказ о приеме на работу, трудовой договор (2 экз.), должностная инструкция (2 экз.) [1], согласие на обработку персональных данных, согласие о неразглашении конфиденциальной информации, памятка новому сотруднику с паролем и логином для первого входа в компьютер. Также печатается заполненная сотрудником анкета.

Перед выходом на работу рекрутеры пишут письма новым сотрудникам о необходимых документах для приема на работу: диплом о высшем образовании, военный билет (для мужчин), свидетельство об обязательном пенсионном страховании, свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, паспорт.

В 10:30 утра официально начинается прием новых сотрудников. Предварительно забронировав комнату для переговоров, я встречала новых сотрудников, раздавала им пакеты документов для ознакомления и подписи, собирала их документы для копий в личные дела — паспорт, диплом о высшем образовании, военный билет (для мужчин), свидетельство об обязательном пенсионном страховании, свидетельство о постановке на учет в налоговом органе. Также собирались трудовые книжки сотрудников для хранения и ведения в организации. После подписи документов, я собирала их, оставляя сотрудникам 1 экземпляр должностной инструкции и памятку для нового сотрудника с логином и паролем для компьютера. Далее сотрудники знакомились с внутренними локальными документами. Потом при отсутствии у сотрудника фотографии на однотонном фоне в электронном виде — фотографировала сотрудников на пропуск и для размещения на внутреннем сайте компании. После этого, раздавала подарки для новых сотрудников.

Далее сотрудникам давались дальнейшие инструкции — относительно трудовых договоров, сотрудникам будет написано письмо с просьбой забрать свой экземпляр трудового договора после подписания его со стороны исполняющего директора организации. Как правило, этот процесс занимал около 2−3х недель, после накопления достаточного количества документов на подпись. Далее сотрудникам рассказывалась информация про компенсацию питания, возможность пользования бассейном и фитнес-центром и компенсации занятий иностранными языками.

Так, процедура оформления сотрудников официально заканчивалась. Я обязательно поздравляла сотрудников с первым рабочим днем, желала удачи и оставляла свое имя и фамилию для связи в случае вопросов. Все вопросы, как правило, сотрудники писали в локальной сети Link, которая позволяет без проблем связаться с любым сотрудником, написав свое сообщение в режиме реального времени.

После окончания процедуры приема, сотрудники ожидали своих руководителей для официального начала рабочего дня. Я звонила непосредственным руководителям сотрудников с просьбой забрать сотрудника и проводить на рабочее место.

Все копии документов, собранных у новых сотрудников, собираются в личные дела. В папку-скоросшиватель раскладываются по порядку следующие документы: анкета сотрудника, диплом о высшем образовании, военный билет (для мужчин), свидетельство об обязательном пенсионном страховании, свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, паспорт, согласие на обработку персональных данных, соглашение о неразглашении конфиденциальной информации и должностная инструкция. Также все другие документы, относящиеся к сотруднику, вкладываются в личное дело — свидетельство о заключении/расторжении брака, свидетельство о рождении ребенка, документы о дополнительном образовании.

Все личные дела раскладываются по алфавиту в ящики для личных дел для удобства использования их в дальнейшем.

1.2 Нюансы при сборе данных о сотруднике

При сборе данных о сотруднике существует немало аспектов, на которые следует обратить внимание в первый рабочий день сотрудника, то есть в момент подписания им всех необходимых документов.

Прежде всего, при взятии у сотрудника трудовой книжки, я обращала внимание на дату увольнения с предыдущего места работы. Она ни в коем случае не должна совпадать с датой приема в нашу организацию. Например, если сотрудник был уволен с прошлого места работы 09.09.2013, пришел оформляться к нам также 09.09.2013, это считается незаконным. Поэтому документы с таким сотрудников могут быть подписаны также 09.09.2013, но от 10.09.2013. И соответственно такой сотрудник либо выходит на рабочее место 10 числа, либо 9 числа, предварительно договорившись с руководителем о каком-либо дне отдыха.

Еще одним важным аспектом является справка для расчета больничного листа № 4н. Эта справка, прежде всего, нужна для правильной выплаты в случае предоставления больничного листа, которая считается из расчета заработной платы сотрудника за последние два года.

Для мужчин одним из важнейших документов является военный билет. Причем, если мужчина уже не студент, приписное свидетельство не может заменить военный билет. В случае потери военного билета или иных случаях, когда работник не имеет билет на руках, я просила восстановить билет как можно скорее или принести соответствующую справку из военкомата.

Если же на работу принимается иностранец (Белоруссия и Украина также считаются иностранными государствами), следует обратить внимание на паспорт такого сотрудника. Согласно ст. 2 Федерального закона от 25 июля 2002 г. N 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» иностранные граждане могут находиться на территории России в одном из следующих статусов:

· временно пребывающий в РФ иностранный гражданин — это лицо, прибывшее в Россию на основании визы или в порядке, не требующем получения визы

· временно проживающий в РФ иностранный гражданин — это лицо, получившее разрешение на временное проживание;

· постоянно проживающий в РФ иностранный гражданин — это лицо, получившее вид на жительство.

Для личного дела нужно скопировать все страницы паспорта, не только те, на которых есть отметки, а также попросить сотрудника предъявить разрешение на работу. В первом случае, если иностранный гражданин приехал на основании визы, нужно обязательно иметь в личном деле копию визы. Во втором случае — копию разрешения на временное проживание соответственно. Относительно трудовой книжки, после приема на работу иностранца ему необходимо завести трудовую книжку (при работе в организации свыше пяти дней). Зачастую иностранцы из ближнего зарубежья предъявляют трудовую книжку, которая была заведена еще в СССР. Нужно учитывать, что на территории России действуют трудовые книжки образца 1974 и 2004 гг. В этом случае заводить новую книжку нет необходимости.

Если трудовая книжка выдана в иностранном государстве и ведется на иностранном языке, то нужно оформить документ российского образца. При этом никакие записи из иностранной трудовой книжки переносить не нужно. Важно отметить, что при заведении новой трудовой книжки иностранному гражданину, с него обязательно нужно взять заявление с текстом «Прошу завести мне новую трудовую книжку т.к. ранее не заводилась». Оригинал данного заявления также хранится в личном деле сотрудника.

И последний аспект, на который я обращала внимание при сборе данных о сотрудниках, это наличие студенческого билета для стажеров. Данный документ является обязательным при приеме студента на позицию стажера.

Глава 2. Ведение трудовых книжек сотрудников

2.1 Внесение записей в трудовую книжку

Ведение трудовых книжек также является обязанностью специалиста по кадровому делопроизводству. В трудовую книжку работника вносятся сведения о приеме на работу, переводах, переименовании организации, благодарностях и награждениях сотрудника.

Приказ о приеме на работу является основанием для внесения соответствующей записи в трудовую книжку работника. Важно иметь в виду, что работнику, который уже имел опыт работы и представил трудовую книжку новому работодателю, нужно только внести новую запись о приеме на работу. Сотруднику же, который поступил на работу впервые, нужно завести трудовую книжку, заполнить ее и тогда уже внести запись о приеме на работу. Кроме того, завести новую трудовую книжку работнику придется в случае, если старая книжка у него отсутствует (потеряна, испорчена и т. д.). Для оформления новой трудовой книжки сотрудник должен написать заявление в произвольной письменной форме. В тексте заявления ему следует указать причину, по которой у него отсутствует трудовая книжка.

Запись о приеме на работу делают в разделе «Сведения о работе». Здесь используют такие правила. Вначале в виде заголовка указывают полное и сокращенное название организации. Под этим заголовком в графе 1 ставят порядковый номер записи, а в графе 2 указывают дату приема на работу. В графе 3 записывают, в какое структурное подразделение организации и на какую должность принят работник. В графу 4 записывают дату и номер приказа, согласно которому сотрудник принят на работу (табл. 1).

Табл. 1. Пример внесения записи в трудовую книжку о приеме на работу

Еще одной важной записью в трудовой книжке является запись о переводе сотрудника на другую должность либо о переводе в другое структурное подразделение. Причем, если сотрудник переведен на другую должность в этом же структурном подразделении, запись вносится, только о смене должности, а название департамента уже не пишется. Если же сотрудник был переведен в другой департамент, вносится запись и о смене департамента, и о смене должности.

При увольнении сотрудника вносится соответствующая запись. После записи обязательно пишется должность лица, сделавшего данную запись, его ФИО, и ставится подпись. Далее ставится печать организации (рис. 1).

Рис. 1. Пример внесения записи в трудовую книжку об увольнении сотрудника.

2.1 Нюансы при внесении изменений в трудовых книжках

При внесении в титульный лист изменений одной чертой зачеркивается прежняя информация и записывается новая (выше или рядом, на той же строке). Ссылки на внесенные изменения и документы-основания к ним даются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью специально уполномоченного лица и печатью кадровой службы.

Следует обратить внимание, что при внесении записи об образовании работника, на странице напротив титульной страницы делается запись: «Сведения об образовании и специальности дополнены на основании диплома о (указывается образование высшее, среднеспециальное) серия… №…, выданного (указывается дата) и указывается учреждение выдавшее документ». Далее ставится должность, подпись, фамилия и инициалы, лица ответственного за ТК (рис. 2).

Рис. 2. Внесение изменений об образовании в трудовой книжке.

У женщин также вносятся сведения на титульный лист об изменении фамилии на основании документа. Например, у женщины изменилась фамилия после вступления в брак. Ссылку на внесенное в титульный лист изменение можно показать так:

«Фамилия изменена на фамилию «Егорова» на основании…"(рис. 3).

Рис. 3. Внесение изменений в фамилии в трудовой книжке.

При приеме нового сотрудника на работу могут допустить ошибку и внести в его трудовую книжку неверную запись о наименовании должности или структурного подразделения. В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается.

Изменение записей производится путем признания их недействительными. Признание записи недействительной происходит следующим образом: после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна», после этого производится правильная запись и в графе 4 указывается дата и номер приказа, на основании которого вносится правильная запись (рис. 4).

Рис. 4. Исправление записи о приеме на работу в трудовой книжке.

Глава 3. Заполнение больничных листов сотрудников

3.1 Внесение записей в больничные листы согласно законодательству РФ

Больничный лист — это документ, с помощью которого можно официально подтвердить нетрудоспособность в определенный период времени.

Прием у сотрудников листов нетрудоспособности, их заполнение и передача в бухгалтерию — функция специалистов по кадровому делопроизводству. Как правило, период закрывается в начале следующего месяца. Приблизительно к 5 числу каждого месяца, все больничные листы, принесенные до этого момента, должны быть заполнены и отражены во внутренних отчетностях.

Работа с больничным листом начинается с его заполнения. Группой кадрового администрирования заполняются следующие графы: наименование организации, регистрационный номер и код подчиненности, стаж работы, СНИЛС (рис 5).

Стаж работы сотрудника считается с помощью специальной программы (рис. 6). Сначала считается в программе стаж сотрудника, накопленного до момента принятия в нашу организацию, далее прибавляется стаж, накопленный с момента принятия в организацию и до начала болезни. Эти данные и записываются в графу стаж в листе нетрудоспособности.

Рис. 5. Графы, заполняемые Группой кадрового администрирования

Рис. 6. Интерфейс программы для подсчета трудового стажа

Сначала считается в программе стаж сотрудника, накопленного до момента принятия в нашу организацию, далее прибавляется стаж, накопленный с момента принятия в организацию и до начала болезни. Эти данные и записываются в графу стаж в листе нетрудоспособности.

После занесения всех данных на больничный лист, все данные о больничном листе заносятся на внутренний сервер Webstaff для отчетностизаносится причина нетрудоспособности, дата начала болезни и дата выхода на работу; отправляется нотификация непосредственному руководителю сотрудника о факте предоставления больничного листа, заносятся данные в программу 1С «Зарплата и кадры».

Далее, со всех больничных листов снимаются копии перед передачей в бухгалтерию — для дальнейшей передачи копий в страховую компанию. Ко всем больничным листам прилагаются также копии паспортов сотрудниковдля установления личности сотрудника при выплате по больничному листу. Весь пакет документов заверяется печатью ответственного лица (мной), печатью департамента.

Создается опись для передачи копий курьеру страховой компании — ФИО, даты болезни и номер ЛН.

3.2 Важные аспекты при приеме и заполнении больничных листов

Прежде всего, при приеме больничного листа у сотрудника следует посмотреть на то, как заполнен лист нетрудоспособности медицинским учреждением. Следует обратить внимание на 3 важных аспекта:

1. В больничном листе должны быть заполнены все графы, относящиеся к медицинскому учреждению (наименование, адрес)

2. Инициалы лечащего врача должны писаться слитно, без пропуска клеток

3. Печать медицинской организации должна присутствовать и не должна залезать на другие графы.

При несоблюдении какого-либо из этих пунктов лист возвращается сотруднику для его замены в медицинской организации.

Относительно заполнения больничного листа сотрудниками группы кадрового администрирования, необходимо отметить, что любые исправления на больничном листе не допускаются. При совершении ошибки при заполнении больничного листа следует сделать пометку для бухгалтера, какую строку исправить и написать правильные данные. Исправления допустимы только на стороне бухгалтерии и оформляются с обратной стороны больничного листа.

Рис. 7. Неправильно заполненный больничный лист

Заключение

Деятельность Департамента по работе с персоналом в ЗАО «Лаборатории Касперского» является поддерживающей по отношению к департаментам, относящимся к основной деятельности компании. Тем не менее, деятельность данного департамента и Группы кадрового администрирования в особенности, является важной и полезной для каждого сотрудника организации. Именно Группа кадрового администрирования занимается вопросами отпусков сотрудников, листами нетрудоспособности, вопросами компенсации занятий иностранными языками и фитнесом, переработками и сверхурочной работой, ипотекой и другими важными аспектами трудовой деятельности.

Работая в организации на позиции Специалиста по кадровому делопроизводству необходимо иметь теоретические знания в области Теории менеджмента и бизнес-технологий, управлении трудовыми ресурсами и персоналом, уметь принимать управленческие решения, а также иметь навыки самоорганизации и тайм-менеджмента. Данные навыки я приобрела, обучаясь в Университете, и смогла применить, проходя практику и работая в данной организации.

Проходя практику в ЗАО «Лаборатория Касперского», я приобрела бесценный опыт в сфере кадрового делопроизводства, изучила Трудовой кодекс РФ, повысила свою коммуникабельность с помощью общения и приема новых сотрудников, улучшила свою организованность, научилась ставить реальные цели и достигать их.

Поскольку я занималась приемом и оформлением новых сотрудников, теперь я знаю, на что обращают внимание работодатели при приеме и оформлении сотрудника на работу. Оформление и заполнение больничных листов помогло мне понять, как оплачиваются больничные листы сотруднику, какие нюансы и подводные камни следует иметь в виду при заполнении и приеме больничных листов. Работа с трудовыми книжками научила меня быть аккуратной при их заполнении, поскольку это очень важный документ для каждого работника. Занимаясь вопросами предоставления отпусков сотрудникам, я разобралась в трудовом законодательстве Российской Федерации, поняла основания, на которых предоставляется отпуск сотрудникам.

В заключение следует сказать, что практика в ЗАО «Лаборатория Касперского», несомненно, поможет мне в будущей карьере не только в сфере кадрового делопроизводства, но, в первую очередь, в сфере Теории менеджмента и бизнес-технологий.

Список использованных источников

1. Трудовой кодекс Российской Федерации. Текст с изменениями и дополнениями на 1 апреля 2013 года. М.: Эксмо, 2013

2. Федеральный закон от 25.08.2002 N 115-ФЗ < О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации>

3. Федеральный закон Российской Федерации от 29 декабря 2006 г. N 255-ФЗ < Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию>

4. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225. < О трудовых книжках>

5. Березина Н. М. Кадровое делопроизводство. Практические рекомендации по организации кадровой службы. М.: Олма-пресс, 2012

6. Доронина Л. А. Организация документооборота. Учеб.-метод. пособие. М.: ГУУ, 2012.

7. Иванов А. Т. Кадровое делопроизводство: оформление трудовых отношений, формирование документов и дел. М.: Эксмо, 2010

8. Сазыкин А. В. Кадровое делопроизводство на основании Трудового кодекса РФ. М.: Экзамен, 2010