Подготовка документов к сдаче в архив и организация их хранения

Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве — 3 года. После истечения этого срока документы передаются в архив, уничтожаются или остаются для использования в делопроизводстве. Подготовку дел к сдаче в архив проводят сотрудники, ответственные за их формирование и хранение.

В дело помещают только исполнительные документы (подлинники или заверенные копии) в одном экземпляре, оформленные в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30−2003 Басаков, М. И. Делопроизводство: Учебное пособие /М.И. Басакова, -М.: ИТК «Дашков и компания», 2005.-С. 265. В дело не помещают документы, несоответствующие заголовку дела, неправильно оформленные, подлежащие возврату, черновики, незаверенные копии. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для доработки.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат упрощенному оформлению: остаются в скоросшивателях и не нумеруются, проверяется их наличие и сдаются в архив в соответствии с НД.

Дела постоянного хранения, свыше 10 лет и по личному составу подлежат полному оформлению: переплет или подшивка дела, нумерация листов, оформление всех реквизитов обложки. До подшивки дела их него удаляют металлические крепления, в конце дела вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя для заверительной надписи. Затем дело подшивают в твердую папку в 4 прокола или в переплет.

Если в деле постоянного хранения есть документы временного хранения, то папку не переформировывают.

Если в деле временного хранения есть документы постоянного хранения, то папку переформировывают. Листы дела для удобства использования и обеспечения сохранности нумеруют черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу. В конце дела на отдельном листе-заверителе оформляется заверительная надпись, в котором цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и оговариваются все особенности нумерации (пропуски или ошибки в нумерации). Графы «Фонд», «Дело № «заполняются при подготовке документов к передаче в архив. Номера фонда и описи могут быть проставлены на карточках в начале года или в процессе их заполнения.