Входные и выходные документы

Для сокращения количества применяемых форм документов на предприятии ООО «Жилкомстрой» могут разрабатываться унифицированные формы документов (УФД), представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в этой сфере деятельности задачами.

Все поступающие на имя директора ООО «Жилкомстрой» и в адрес предприятия документы, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат контролю.

Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения их своевременного и качественного исполнения, повышения уровня организаторской работы и исполнительской дисциплины, осуществляется с помощью автоматизированной системы контроля на базе ЭВМ.

Автоматизированному контролю подлежат приказы, решения советов, а также документы, поступающие на имя директора ООО «Жилкомстрой».

На данном предприятии используются следующие входные документы: заявление от клиента, правоустанавливающие документы.

Выходными документами являются приказы, решения советов, акты выполненных работ, справка-стоимость, всевозможные отчёты.

Внутренние документы оформляются и используются в пределах организации ООО «Жилкомстрой». Внутренние документы (докладные записки, справки, сводки и др.) рассматриваются теми должностными лицами, кому они направлены.

В отделе документационного обеспечения и других структурных подразделениях ООО «Жилкомстрой» справочным аппаратом являются журналы регистрации корреспонденции и картотеки или учет ведется автоматизировано на персональных ЭВМ.

Алгоритм решения задачи автоматизации отдела по работе с клиентами

Началом данного процесса является поступление заявления от клиентов.

Далее идет работа с составлением договора, сметы и акт на выполнение работ. Данные заносятся в соответствующие формы и при необходимости печати нужная информация распечатается.

Далее идет процесс работы с базой данных, где необходимые данные заносятся через формы входной информации: Клиенты, Заказы, Договор и Вид работ.

При принятии решения о выходе из программы процесс заканчивается.