Формы первичных учетных документов и правила документооборота

Все совершаемые Обществом факты хозяйственной жизни оформляются оправдательными документами, составленными в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации о бухгалтерском учете. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и составляется бухгалтерская (финансовая) отчетность Общества.

Общество использует первичные учетные документы, составленные по формам, содержащимся в альбоме форм первичной учетной документации, утвержденном распоряжением ОАО «РЖД» от 15 декабря 2008 г. № 2688р с учетом дополнений и изменений.

Кроме того, Общество использует первичные учетные документы, полученные от поставщиков и подрядчиков, покупателей и заказчиков, прочих дебиторов и кредиторов и иных контрагентов, содержащие обязательные для этих документов реквизиты в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации о бухгалтерском учете.

Первичные учетные документы, полученные с применением средств вычислительной техники, оформляются на бумажном носителе и содержат обязательные для них реквизиты.

Первичные учетные документы могут составляться в электронном виде с применением электронной подписи в установленном порядке.

ОЦО осуществляет обязательную проверку по форме и содержанию первичных учетных документов, принимаемых к бухгалтерскому учету.

Порядок движения первичных учетных документов Общества установлен Положением о системе документооборота в ОАО «РЖД» .

Движение первичных учетных документов (создание или получение, проверка, подготовка и передача в ОЦО соответствующего уровня) определяется графиком документооборота, разрабатываемым подразделениями аппарата управления Общества, его филиалами и другими структурными подразделениями и утверждаемым их руководителями.

Хранение первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности осуществляется в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Документы учетной политики, стандарты Общества, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению Обществом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.