Личное дело сотрудника

Состав личного дела

Личное дело — это сформированная в установленном порядке совокупность личных документов работника, которые содержат наиболее полные сведения о нем и его трудовой деятельности.

В личные дела сотрудников группируются документы, представленные при приеме на работу и образующиеся в период профессиональной деятельности на данном предприятии, в том числе:

• — анкета;
• — автобиография;
• — копия документа об образовании;
• — трудовой договор (второй экземпляр);
• — договор о материальной ответственности (по необходимости);
• — выписки из приказов (копии приказов) о перемещении на другие должности);
• — выписки из документов (копии документов) о награждении или привлечении к дисциплинарной ответственности.

В личное дело помещаются (но при этом не подшиваются):

• а) справки о состоянии здоровья сотрудника;
• б) справки с места жительства;
• в) заверенные фотографии сотрудника.

В личное дело также помещается (отдельно от документов) внутренняя опись. Личное дело оформляется с момента приема сотрудника в организацию (т. е. со дня издания приказа о приеме на работу).

Оформление и последующее ведение личного дела осуществляется сотрудником кадрового органа (специально уполномоченным сотрудником) организации в приспособленном для этих целей помещении на основании представленных документов (заверенных копий документов). Необходимые детали уточняются при оформлении записей в личной беседе с сотрудником, личное дело которого оформляется.

В обязанности кадрового органа по ведению личных дел входит:

• а) приобщение документов, подлежащих хранению в составе личных дел, к личным делам;
• б) обеспечение сохранности личных дел;
• в) обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах;
• г) предоставление сведений о доходах и имуществе, принадлежащем сотрудникам организации на праве собственности, в порядке, предусмотренном законодательством РФ (с сообщением об этом сотруднику);
• д) ознакомление сотрудников с документами их личных дел не реже одного раза в год, а также — по просьбе указанных лиц — во всех иных случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Внесение записей в процессе ведения личных дел

Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях последние заверяются подписью ответственного сотрудника и печатью организации. В ряде случаев для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (клише) установленных образцов.

Порядок включения и изъятия документов личного дела сотрудника

Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри последних — располагаются в хронологической последовательности. Отдельные, наиболее важные, документы в необходимых случаях могут помещаться в начале личного дела, вне общего хронологического и тематического порядка.

Изъятие отдельных документов из личного дела производится с разрешения начальника кадрового органа (руководителя организации) с оформлением соответствующей записи в графе «Примечание» внутренней описи. При временном изъятии документа на его место (между листами соседних документов) вкладывается справка-заместитель с указанием даты, причин изъятия и росписей лица, выдавшего документ, и лица, получившего его во временное пользование (хранение).