Рациональное планирование времени и работы секретаря

Способность отделить главное от второстепенного в работе часто отсутствует у многих руководителей. Это приводит к тому, что сотрудники, а также другие службы бывают перегружены потоком неудобоваримой информации.

Эту проблему секретари решают путем выявления смысла работы из круга выполняемых ими обязанностей, вместо того, чтобы в соответствии с логикой поступать наоборот.

Главное в любом деле можно найти только обладая критерием важности, то есть умение определять различные по значению цели: общие, частные. Поэтому необходимо выработать в себе способность как можно быстрее и точнее это сделать.

Большинство людей путают проблемы с затруднениями. Под проблемой понимают расхождение между «Должно» и «Есть», между планируемым и действительным.

Существуют три варианта решения проблемы:

• 1. «Должно» — требование, которое невозможно выполнить на данном этапе. Таким образом, то, что до сих пор представляло собой «Есть», превращается «Должно» .
• 2. За счет энергичной деятельности происходит сокращение разрыва между планируемым и действительным, так как «Должно» реально достижимо.
• 3. Компромисс для сближения «Должно» и «Есть.

Рациональная организация работы секретаря

Порядок расположения документов:

• 1) Входящая корреспонденция: материалы, которые поступают в секретариат.
• 2) Текущая обработка: материалы, которые уже отработаны или должны быть скоро закончены.
• 3) Исходящие материалы: то, что уходит из секретариата. Эти группы документов должны быть собраны в папки или обложки.

Исходящие документы необходимо разделить на:

a) собственно исходящую почту, идущую за пределы предприятия;

b) документы, рассылаемые в пределах предприятия;

c) документы, предназначенные для подшивки в дела.

Текущую работу следует разделить на:

a. Срочную — к исполнению сегодня (материалы для телефонных переговоров должны находится отдельно).

b. Менее срочную. Следует сложить все вместе то, что относится к определенному делу, в одну папку или обложку.

c. Назначенные сроки выполнения работы и приема посетителей. Материалы должны располагаться в шкафу с делами так, чтобы и руководитель, и его помощник, и другие сотрудники могли сразу найти их. Сам список сроков должен быть составлен и положен в отдельную папку.

d. Документы постоянного употребления. Это отделение не должно быть слишком обширным. В нем может лежать только то, чем пользуются особенно часто. Время от времени необходимо проверять, все ли документы часто бывают нужны в настоящее время. Если этого вовремя не делается, то накапливается достаточное количество документов, среди которых подчас трудно найти необходимый, тратится лишнее время на его поиски. Проверку лучше выполнять в свободное от основной деятельности время, чтобы не отвлекаться и ничего не перепутать.