Организация бухгалтерского учета основных средств

Основными задачами бухгалтерского учета основных средств являются:

правильное документальное оформление и своевременное отражение в учетных регистрах поступления основных средств, их внутреннего перемещения и выбытия;

достоверное определение результатов от реализации и прочего выбытия основных средств;

полное определение затрат, связанных с поддержанием основных средств в рабочем состоянии (расходы на технический осмотр и ремонт, на проведение всех видов ремонта);

контроль за сохранностью основных средств, принятых к бухгалтерскому учету и эффективностью использования [10].

Для организации учета основных средств, отвечающего поставленным выше задачам, важное значение имеют следующие предпосылки: классификация основных средств; установление принципов оценки основных средств, установление единицы учета предметов основных средств.

Основные средства группируют по следующим признакам: видам, принадлежностям, использованию.

По видам основные средства организаций подразделяются на следующие группы: жилые помещения, нежилые помещения, сооружения, машины и оборудование, транспортные средства, производственный и хозяйственный инвентарь, библиотечный фонд, драгоценные и ювелирные изделия, прочие основные средства.

Классификация основных средств по видам положена в основу их аналитического учета.

По степени использования на находящиеся:

в эксплуатации;

запасе (резерве);

стадии достройки, дооборудования, реконструкции и частичной ликвидации;

на консервации.

В зависимости от имеющихся прав на объекты основные средства подразделяются: на объекты основных средств, принадлежащие организации на праве собственности (в том числе сданные в аренду); объекты основных средств полученные организацией в аренду [9].

Единицей бюджетного учета основных средств является инвентарный объект. Это может быть:

объект со всеми приспособлениями и принадлежностями;

отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для того, чтобы выполнить определенные самостоятельные функции;

обособленный комплекс конструктивно — сочлененных предметов, представляющих собой единое целое. Под комплексом понимают один или несколько предметов, смонтированных на общем фундаменте. Назначение их может быть как одинаковым так различным. Но каждый предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно [10].

Отдельными инвентарными объектами считают здания. Даже если они примыкают, друг к другу имеют общую стену, но каждое из них представляет собой самостоятельное конструктивное целое.

Один инвентарный объект вместе со зданием составляют надворные постройки, пристройки, ограждения и другие надворные сооружения (сарай забор, колодец и т. п.), которые обеспечивают функционирование данного здания. Однако такие постройки и сооружения считаются самостоятельными инвентарными объектами, если обеспечивают функционирование двух и более зданий. Самостоятельными инвентарными объектами являются наружные постройки к зданию, которые имеют самостоятельное хозяйственное значение. Это отдельно стоящие котельные, а также капитальные надворные постройки (склады, гаражи и т. д.).

Каждому объекту основных средств (кроме объектов стоимостью до 1000 руб. включительно, а также библиотечного фонда) присваивают уникальный инвентарный порядковый номер. Это делают вне зависимости от того, находится ли соответствующий объект в эксплуатации в запасе или на консервации.

Инвентарный номер, присвоенный объекту основных средств, сохраняется за ним на все то время, пока он находится в данном учреждении.

Инструкция № 25н не позволяет однозначно ответить, нужно ли присваивать номера объектам библиотечного фонда, драгоценностям и ювелирным изделиям. В бухгалтерии ведут количественно-суммовой учет библиотечного фонда. При этом государственным муниципальным библиотекам и иным бюджетным учреждениям, в состав которых входят библиотеки, необходимо иметь в виду следующее. Все документы, которые поступают в библиотечный фонд и бывают из него, нужно учитывать не только в суммарном порядке, но и индивидуально. В инструкции об учете библиотечного фонда (утверждена приказом Минкультуры России от 2 декабря 1998 г. № 590) установлено, как учитывать объекты библиотечного фонда.

Так документы, поступающие в фонд, распределяется на три группы: постоянного, длительного и временного хранения.

Один бесплатный обязательный экземпляр отечественных документов постоянного хранения получает инвентарный номер. Это же относится к документам, которые принимаются на депозитарное хранение.

Документы предназначенные для удовлетворения текущего и прогнозируемого читательского спроса, подлежат длительному хранению. Поэтому им также присваиваются инвентарные номера. Это не зависит от вида документа, его объема тематики других формальных признаков.

Документы, которые содержат информацию краткосрочного значения, учитывают как единицу временного хранения, то есть им не присваивают инвентарные номера. Их исключают из фонда библиотеки через непродолжительное время.

Документы, которые включены в фонд библиотеки, должны быть промаркированы. Для этого используют штемпели, книжные знаки.

Основные средства принимаются к бухгалтерскому учету по их первоначальной стоимости, которая формируется на счете 0 106 01 000 «Капитальные вложения на основные средства». [10, 15].

Вообще различают первоначальную, балансовую, остаточную и восстановительную стоимость основных средств.

Первоначальной стоимостью основных средств признается сумма фактических вложений учреждения в приобретение, сооружение и изготовление объектов основных средств, с учетом сумм налога на добавленную стоимость, предъявленных учреждению поставщиками и подрядчиками.

Вложениями на приобретение, сооружение и изготовление основных средств являются:

суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу);

суммы, уплачиваемые организациям за осуществление работ по договору строительного подряда и иным договорам;

суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением основных средств;

регистрационные сборы, государственные пошлины и другие аналогичные платежи, произведенные в связи с приобретением (получением) прав на объект основных средств;

таможенные пошлины;

вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретен объект основных средств;

затраты по доставке объектов основных средств до места их использования, включая расходы по страхованию доставки;

иные затраты, непосредственно связанные с приобретением, сооружением и изготовлением объекта основных средств, включая содержание дирекции строящегося объекта и технический надзор.

Вложения на приобретение и сооружение основных средств определяются (уменьшаются или увеличиваются) с учетом суммовых разниц, возникающих в случаях, когда оплата производится в валюте Российской Федерации в сумме, эквивалентной сумме в иностранной валюте (условных денежных единицах). Под суммовой разницей понимается разница между рублевой оценкой, выраженной в иностранной валюте (условных денежных единицах) кредиторской задолженности по оплате объекта основных средств, исчисленной по официальному или иному согласованному курсу на дату принятия ее к бухгалтерскому учету, и рублевой оценкой этой кредиторской задолженности, исчисленной по официальному или иному согласованному курсу на дату ее погашения.

Изменение первоначальной стоимости объектов основных средств производится лишь в случаях достройки, дооборудования, реконструкции, модернизации, частичной ликвидации и переоценки объектов основных средств [11].

Кроме того, в Инструкции № 25н отменено требование, в соответствии с которым учет основных средств велся в полных рублях [25].

Инструкцией № 25н введено определение балансовой стоимости основных средств и нематериальных активов для целей бюджетного учета. Под ней понимают первоначальную стоимость объектов с учетом изменений в связи с достройкой, дооборудованием, реконструкцией, модернизацией, частичной ликвидацией и переоценкой. Что касается переоценки основных средств, нематериальных активов и непроизведенных активов, то в Инструкции № 25н четко сказано, что сроки проведения переоценки и ее порядок устанавливает Правительство РФ.

Таким образом, бюджетные учреждения не могут сами выбирать сроки проведения переоценки данных активов, как когда-то предполагали некоторые эксперты.

В Инструкции № 25н уточнен порядок оценки для целей бюджетного учета безвозмездно полученных основных средств. [15] Так по балансовой стоимости с одновременной передачей начисленной амортизации передаются объекты основных средств и нематериальных активов от одного учреждения другому, в том числе, если они подведомственны:

разным главным распорядителям одного уровня бюджета;

разным главным распорядителям разных уровней бюджетов;

одному главному распорядителю (распорядителю) средств бюджета;

государственным и муниципальным организациям. [16].

То есть при безвозмездном получении объекта основных средств на счете 0 101 00 000 «Основные средства» необходимо отразить его балансовую стоимость, а на счете 10 400 000 «Амортизация» — сумму начисленной амортизации. [11].

Остаточная стоимость основных средств определяется как вычитание из первоначальной стоимости суммы амортизации основных средств.

С течением времени первоначальная стоимость основных средств отклоняется от стоимости аналогичных основных средств, приобретаемых или возводимых в современных условиях. Для устранения этого отклонения необходимо периодически осуществлять переоценку основных средств и определять восстановительную стоимость.

Восстановительная стоимость — это стоимость воспроизводства основных средств в современных условиях. [11,15].

Учет основных средств в Восточно-Сибирском Филиале ГОУ ВПО РАП ведется в соответствии с классификацией, установленной Общероссийским классификатором основных фондов, на следующих счетах Плана счетов бюджетного учета:

• 0 101 01 000 «Жилые помещения» ;
• 0 101 02 000 «Нежилые помещения» ;
• 0 101 03 000 «Сооружения» ;
• 0 101 04 000 «Машины и оборудование» ;
• 0 101 05 000 «Транспортные средства» ;
• 0 101 06 000 «Производственный и хозяйственный инвентарь» ;
• 0 101 07 000 «Библиотечный фонд» ;
• 0 101 08 000 «Драгоценности и ювелирные изделия» ;
• 0 101 09 000 «Прочие основные средства». [11]

Мягкий инвентарь и посуда, ранее учитываемые в составе основных средств, переведены согласно Инструкции № 25н в состав материальных ценностей [18, 23].

Аналитический учет основных средств ведется в Филиале согласно Инструкции 25н на инвентарных карточках двух видов:

инвентарной карточке учета основных средств;

инвентарной карточке группового учета основных средств.

На каждый объект заводят инвентарную карточку учета основных средств. Инвентарная карточка группового учета основных средств предназначена для учета объектов, производственного и хозяйственного инвентаря, а также библиотечных фондов.

Инвентарные карточки регистрируют в описи инвентарных карточек по учету основных средств. Заполняются инвентарные карточки на основе первичных документов (актов приемки-передачи, технических паспортов). В заголовной части карточки указывается название учреждения, полное наименование объекта учета, имя ответственного лица, номер счета бюджетного учета, инвентарный номер объекта.

В содержательной части отражаются паспортные данные, дата выпуска или изготовления, дата и номер акта ввода в эксплуатацию, кадастровая стоимость, срок полезного использования, сведения по амортизации. В оформляющей части карточки указывается должность, подпись, расшифровка подписи лица, заполнившего карточку [11].

Аналитический учет основных средств в филиале автоматизирован, поэтому бухгалтер вносит данные непосредственно в программу 1C «Предприятие» .

Движение основных средств связано с осуществлением хозяйственных операций по поступлению, внутреннему перемещению и выбытию основных средств. Указанные операции оформляются формами первичной учетной документации представленными ниже.

Поступление и внутреннее перемещение основных средств согласно Инструкции 25н оформляются следующими первичными документами:

Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф.306 001), кроме объектов основных средств стоимостью до 1000 рублей и библиотечного фонда, драгоценностей и ювелирных изделий независимо от стоимости;

Акт о приеме-передаче здания (сооружения) (ф.306 030), с приложением документов, подтверждающих государственную регистрацию объектов недвижимости в установленных законодательством случаях;

Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф.306 031);

Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф.306 032).

Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (ф.306 002);

Требование-накладная (ф.315 006);

Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф.504 210).

Из приведенных выше документов поступление основных средств в Филиале оформляется актом о приеме-передаче объекта основных средств (ф.306 001), а внутренние перемещение накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф.306 032). Это основные документы используемые в Филиале для отражения поступления и внутреннего перемещения основных средств.

Принятие к бюджетному учету объектов основных средств по первоначальной стоимости, сформированной при их приобретении, безвозмездном получении, изготовлении хозяйственным способом, отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 10 100 000 «Основные средства» (10 101 310, 10 102 310, 10 103 310, 10 104 310, 10 105 310, 10 106 310, 10 107 310, 10 108 310, 10 109 310) и кредиту счета 10 601 410 «Уменьшение капитальных вложений в основные средства» [11].

Операции поступления основных средств проводятся в Журнале операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками.

Рассмотрим пример отражения в учете операций поступления основных средств, которые были совершенны в Филиале. В августе 2006 года были приобретены следующие объекты основных средств за счет бюджетных средств: столы компьютерных в количестве 21 шт. на общую сумму 35 700 руб., досок аудиторских в количестве 5 шт. на сумму 11 365 руб., скамеек ученических в количестве 30 шт. на сумму 25 440 руб. На основании документов поставщиков оприходованы основные средства с отражением:

Д 1 106 01 310 «Увеличение капитальных вложений в основные средства» .

К 1 302 19 730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретен основных средств» .

На основании акта о приеме-передаче основные средства были поставлены на учет и отразилось это:

Д 1 101 06 310 «Увеличение стоимости производственного и хозяйственного инвентаря» .

К 1 106 01 410 «Уменьшение капитальных вложений в основные средства» .

Если данные основные средства были бы приобретены за счет средств от предпринимательской деятельности, то был бы учтен НДС по приобретенным основным средствам [13] и отразилось это следующей проводкой:

Д 2 210 01 560 «Увеличение дебиторской задол женности по НДС по приобретенным материальным ценностям, рабо — там, услугам» .

К 2 302 19 730 «Увеличение кредиторской задолженности женности по приобретению основных средств» .

Внутреннее перемещение объектов основных средств между материально ответственными лицами в учреждении отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 10 100 000 «Основные средства» (10 101 310, 10 102 310, 10 103 310, 10 104 310, 10 105 310, 10 106 310, 10 107 310, 10 108 310, 10 109 310) и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 10 100 000 «Основные средства» (10 101 310, 10 102 310, 10 103 310, 10 104 310, 10 105 310, 10 106 310, 10 107 310, 10 108 310, 10 109 310) [11].

Так, в августе 2006 г. в Филиале согласно накладной на внутреннее перемещение из одного подразделения в другое были перемещены следующие объекты основных средств: видеокамера Soni 19, два лазерных принтера XEROX Phazer 3130 и копировальный принтер 15 Mi. При этом была сделана проводка:

Д1 101 04 310 «Увеличение стоимости машин и оборудования» (структурное подразделение) К1 101 04 310 «Увеличение стоимости машин и оборудования» (склад).

Выбытие и пермещение нефинансовых активов отражается в журнале операций № 7.

Выбытие основных средств, согласно пункту 21 Инструкции № 25н, происходит в бюджетных учреждениях в случае:

выдачи в эксплуатацию основных средств стоимостью до 1 000 руб. включительно;

безвозмездной передачи основных средств;

списания непригодных к дальнейшему использованию объектов;

реализации неиспользуемых основных средств;

списания недостач, выявленных в результате инвентаризации;

вложения основных средств в уставный капитал других организаций.

Обращаю внимание на последний случай выбытия основных средств. Бюджетные учреждения, согласно статье 298 Гражданского кодекса РФ, не могут отчуждать или иным способом распоряжаться основными средствами, закрепленными за ними на праве оперативного управления и приобретенными за счет средств, выделенных им по смете. Поэтому для подавляющего большинства бюджетных учреждений вопросы участия в капитале не являются актуальными [16].

Выдача основных средств в эксплуатацию оформляется следующими документами:

стоимостью до 1000 рублей включительно — на основании ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф.504 210);

стоимостью свыше 1000 рублей, а также библиотечного фонда, независимо от стоимости, — на основании Требований-накладных (ф.315 006).

вложения основных средств в уставный капитал других организаций.

Выдача в эксплуатацию основных средств стоимостью до 1 000 руб. включительно в рамках бюджетной деятельности отражается записями:

Д 140 101 271 «Расходы на амортизацию основных средств и нематериальных активов» .

К 1101хх 410 «Уменьшение стоимости основных средств» .

Для внебюджетной деятельности выдача в эксплуатацию основных средств стоимостью до 1 000 руб. включительно отражается записями:

Д 210 604 340 «Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)» .

К 2101хх 410 «Уменьшение стоимости основных средств» [.

Выданные в эксплуатацию основные средства стоимостью до 1 000 руб. включительно выбывают из бюджетного учета, но учитываются материально ответственным лицом в местах их хранения. Многие бюджетные учреждения учитывают такие основные средства на введенных для управленческого учета забалансовых счетах. [16].

Безвозмездная передача основных средств осуществляется в соответствии с приказом руководителя учреждения, составленным на основании распорядительного документа органов управления имуществом и (или) вышестоящей организации. В зависимости от передаваемого имущества безвозмездная передача оформляется следующими актами, согласно которым основные средства списываются с баланса:

актом о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф.306 001);

актом о приеме-передаче здания (сооружения) (ф.306 030);

актом о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф.306 031) [11].

Безвозмездная передача основных средств отражается следующим образом:

в рамках движения объектов между учреждениями, подведомственными одному главному распорядителю (распорядителю) средств бюджетов Д 30 404 310 «Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств по приобретению основных средств» .

К 0101хх 410 «Уменьшение стоимости основных средств» ;

в рамках движения объектов между учреждениями, подведомственными разным главным распорядителям (распорядителям) средств бюджетов одного уровня, а также при их передаче государственным и муниципальным организациям Д 40 101 241 «Расходы на безвозмездные и безвозвратные перечисления государственным и муниципальным организациям» .

или 40 101 242 «Расходы на безвозмездные и безвозвратные перечисления организациям, за исключением государственных и муниципальных организаций» .

К 0 101 хх 410 «Уменьшение стоимости основных средств» ;

в рамках движения объектов между учреждениями бюджетов разных уровней Д 40 101 251 «Расходы на перечисления другим бюджетам Бюджетной системы Российской Федерации» .

К 0101хх 410 «Уменьшение стоимости основных средств» [15,17,25].

Списание основных средств определяется невозможностью их использования вследствие, например, физического или морального износа, нарушений нормальных условий эксплуатации, аварий и стихийных бедствий. При этом начисление износа в размере 100% стоимости основных средств не является основанием для списания. Основные средства можно списать только в случаях когда их ремонт невозможен или они не могут быть реализованы или переданы другим организациям [16].

Списание основных средств, пришедших в негодность, оформляется актами:

о списании автотранспортных средств (ф.306 004);

о списании исключенной из библиотеки литературы (ф.504 144) с приложением списков исключенной литературы;

о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф.306 003);

о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф.306 033) [11].

В этих первичных документах прописывается: год изготовления, дата поступления в учреждение, время ввода в эксплуатацию, первоначальная (или востановительная стоимость), сумма начисленной амортизации, количествопроизведенных капитальныхремонтов и др. Акт составляется отдельно на каждый списываемый объект. К акту на списание требуется заключеие специализированной организации о техническом состоянии объекта, невозможности его дальнейшего использования, нецелесообразности проведения ремонта. Разборка и демонтаж основных средств до утверждения актов на списание не допускается.

Списание основных средств, пришедших в негодность по причине морального или физического износа оформляют так:

в части сумм начисленной на списываемый объект амортизации Д 0 104 хх 410 «Уменьшение стоимости основных средств за счет амортизации» .

К 0101 хх 410 «Уменьшение стоимости основных средств» ;

в части сумм остаточной стоимости объекта Д 0 401 01 172 «Доходы от реализации активов» .

К 0 101 хх 410 «Уменьшение стоимости основных средств» .

Стоимость материалов, полученных от ликвидации отражается следующими записями:

Д 0105 хх 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» .

К 40 101 172 «Доходы от реализации активов» .

Все детали, узлы и агрегаты разобранного и демонтируемого оборудования, годные для ремонта других машин, а также другие материалы, полученные от ликвидации основных средств, приходуются в соответствии с установленным порядком [16].