Расходы на хозяйственные нужды

Под такими расходами обычно понимают затраты на покупку в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплату мелкого ремонта и т. п.

Каких-либо ограничений на суммы, выдаваемые работникам под отчет, законодательство не устанавливает. Однако, оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени фирмы. Следовательно, работник организации, получивший деньги, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными между юридическими лицами (не более 100 000 руб. по одному договору).

Выдача работнику под отчет денег из кассы отражается проводкой:

Д-т 71 К-т 50 «Касса» — на сумму наличных денежных средств, переданных под отчет материально ответственному лицу;

Д-т 71 К-т 51 «Расчетные счета» — на сумму денежных средств, полученных непосредственно с расчетного счета или перечисленных для получения подотчетным лицом в месте осуществления расчетов. В первом случае имеется в виду ситуация (не запрещенная гражданским и банковским законодательством), при которой чек на получение наличных денег выписывается не на кассира организации, а на материально ответственного работника. Подобная ситуация может иметь место, например, в случае, если необходимая сумма наличных денежных средств в кассе отсутствует, расходы нужно провести немедленно, а выезд кассира для получения наличных денежных средств нецелесообразен;

Д-т 71 К-т 55 «Специальные счета в банках» — отражена передача подотчетному лицу аккредитива или чека из чековой книжки для осуществления расчетов с контрагентами. Расчеты чеками из чековых книжек чаще всего ограничиваются границами того населенного пункта, в котором расположено отделение банка, открывшего специальный счет, а расчеты аккредитивами могут осуществляться и с организациями, расположенными в других регионах. Иными словами, данная проводка может оформляться при получении материально ответственным работником наличных денежных средств со специального счета или при перечислении подотчетных сумм с соответствующих счетов;

Если расходы подотчетника носят производственный характер, то все затраты отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счетов учета расходов или ценностей, которые он купил.

При покупке подотчетными лицами того или иного имущества в учете делается запись:

Д-т 07 «Оборудование к установке» К-т 71 — на сумму стоимости приобретенного подотчетным лицом оборудования, а также на сумму расходов (работ и услуг сторонних организаций), подлежащих включению в фактическую себестоимость приобретенного оборудования к установке. Такая проводка может быть оформлена в организациях, ведущих учет материально-производственных запасов на счете 07, то есть в организациях, являющихся заказчиками строительства по договору строительного подряда, а также организациями, осуществляющими строительство хозяйственным способом;

Д-т 10«Материалы» К-т 71— на сумму расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость приобретенных материалов, включая стоимость приобретенных материалов. Чаще всего подобным образом приобретаются канцелярские товары, товары хозяйственного и бытового назначения, а также оплачиваются некоторые услуги (например, транспортные), стоимость которых подлежит включению в фактическую себестоимость приобретенных материалов;

Если расходы подотчетного лица связаны с нуждами основного (вспомогательного или обслуживающего) производства, то затраты отражаются проводками:

Д-т 20«Основное производство» К-т 71 — на сумму стоимости работ и услуг сторонних организаций, а также на сумму расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость продукции (работ, услуг) основного производства. Для того чтобы расходы, произведенные материально ответственным работником, могли быть списаны подобным способом, необязательно, чтобы подотчетным лицом был рабочий основного производства;

Д-т 23«Вспомогательные производства» К-т 71 — на суммы произведенных расходов, с той только разницей, что расходы в данном случае относятся к продукции, работам или услугам вспомогательных производств;

Если деньги выданы для оплаты расходов, связанных с управленческой деятельностью фирмы, делается запись:

Д-т 25 «Общепроизводственные расходы» К-т 71— на сумму расходов, подлежащих отнесению на увеличение общепроизводственных расходов. Это могут быть расходы в виде оплаты работ и услуг сторонних организаций по содержанию объектов основных средств цехового назначения, а также командировочные расходы цехового персонала (например, мастера или начальника цеха);

Д-т 26 «Общехозяйственные расходы» К-т 71 — на сумму оплаты работ и услуг сторонних организаций, включаемых в общехозяйственные расходы (например, коммунальных платежей, юридических, консультационных услуг и т. д.);

Д-т 28 «Брак в производстве» К-т 71 — на сумму расходов, связанных с исправлением устранимого брака, а также с осуществлением гарантийного ремонта или гарантийного обслуживания;

Д-т 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» К-т 71 — на сумму стоимости работ и услуг сторонних организаций, оплаченных командированным работником. Стоимость работ и услуг сторонних организаций может быть оплачена работником любого подразделения, включая работников аппарата управления. Таким же образом списываются суммы расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость продукции (работ, услуг) обслуживающих производств и хозяйств (как правило, работников этих хозяйств) .

Д-т 44 «Расходы на продажу» К-т 71 — на сумму расходов по транспортировке и хранению готовой продукции при условии, что они оплачены наличными денежными средствами. Кроме того, таким же образом списываются расходы, связанные с заключением и исполнением хозяйственных договоров, представительские и рекламные расходы, а также расходы, осуществляемые в рамках претензионной работы (с поставщиками, подрядчиками, транспортными организациями и т. д.) и мероприятий по разрешению разногласий с контрагентами. Организации торговли и общественного питания в дебет счета 44 могут списывать суммы оплаченных наличными денежными средствами расходов любого из работников организации (с распределением по статьям издержек обращения);

Д-т 50 К-т 71 — отражено приобретение за наличный расчет денежных документов (почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, авиабилетов, путевок в дома отдыха и т. д.), а также выбытие денежных документов. Если денежные документы приобретаются кассиром (что является весьма распространенной практикой), в учете делается проводка: Д-т 50, субсчет «Денежные документы», К-т 50;

Д-т 51 К-т 71 — на сумму неиспользованного остатка, сданного подотчетным лицом по объявлению непосредственно на расчетный счет в банке;

Д-т 55 К-т 71 — на сумму неиспользованного остатка, сданного подотчетным лицом по объявлению непосредственно на специальный счет в банке. Такой же проводкой отражается возврат неиспользованного аккредитива;

Д-т 68 «Расчеты по налогам и сборам» К-т 71 — на сумму наличных денежных средств, использованных на оплату задолженности перед бюджетом по налогам и сборам. Чаще всего подобным образом осуществляется оплата государственной пошлины;

Д т 70 К-т 71 — такая проводка оформляется в случае, если выплата заработной платы структурным подразделениям организации осуществляется через подотчетных лиц (раздатчиков). Проводка оформляется после завершения выплат и сдачи ведомости (платежной или расчетно-платежной) в кассу организации;

Д-т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» К-т 71 — на сумму оплаты страховых взносов наличными денежными средствами через подотчетных лиц, например взносов на обязательное страхование гражданской ответственности владельцев транспортных средств;

Дт 70 К-т 71 — на сумму неиспользованного остатка подотчетной суммы, удержанного с заработной платы подотчетного лица, — при условии его согласия на удержание. Если же работник не согласен с удержанием (например в случае, если часть фактически произведенных расходов не принимается к оплате), используется другая схема проводок:

Д-т 91 «Прочие доходы и расходы» К-т 71 — на сумму прочих расходов, оплаченных наличными денежными средствами (например, аренда объектов основных средств, суммы финансовых санкций за нарушение условий хозяйственных договоров и т. д.).

Сумма НДС по расходам или имуществу, оплаченному подотчетным лицом, отражается проводками:

Д — т 19 К — т 71— учтена сумма НДС по расходам подотчетных лиц;

Д — т 68, субсчет «Расчеты по НДС» К — т 19 — НДС принят к вычету.

Эти проводки можно сделать если подотчетник помимо документов, подтверждающих его расходы, принес и счет-фактуру продавца. В противном случае НДС принимать к вычету нельзя. Также не принимают к вычету сумму НДС по расходам непроизводственного характера. Она списывается проводкой:

Дт 91−2 К — т 19— списан НДС по расходам непроизводственного характера.