Аудит эффективности использования рабочего времени

Контрольная работа по дисциплине: Аудит персонала Тема: Аудит эффективности использования рабочего времени Екатеринбург 2015

Введение

В настоящее время проблема в сфере эффективного использования рабочего времени приобретает все большее значение. Это обусловлено тем, что одной из главных проблем в деятельности предприятий и организаций является недостаточное использование рабочего времени. Рациональное использование трудовых ресурсов предполагает рост производительности труда, то есть повышение результативности живого труда в единицу времени. Время — ограниченный ресурс и эффективное управление этим ресурсов является важной задачей, стоящей перед многими компаниями для обеспечения их конкурентоспособности.

В экономическом отношении время характеризует движение труда и капитала на производстве, определяет продолжительность пребывания рабочей силы, предметов и средств труда в процессе производства.

Рабочее время служит не только главным производственным ресурсом и важнейшим организационным фактором, но и критерием экономической эффективности производства. Тем самым, меньшие затраты времени на единицу продукции предполагают большую продуктивность труда и эффективность деятельности организации.

1. Понятия аудит и рабочее время Аудиторская деятельность, аудит — это предпринимательская деятельность по независимой проверке бухгалтерского учета и финансовой (бухгалтерской) отчетности организаций и индивидуальных предпринимателей (аудируемые лица).

Целью аудита является выражение мнения о достоверности финансовой (бухгалтерской) отчетности аудируемых лиц и соответствии порядка ведения бухгалтерского учета законодательству Российской Федерации.

Каждое предприятие обязано вести бухгалтерскую и статистическую отчётность, публиковать данные о своей деятельности в порядке, установленном в законодательстве РФ. Предприятие обязано вести учёт своего имущества и совершённых хозяйственных операций, самостоятельно исчислять и уплачивать налоги, представлять бухгалтерскую (финансовую) отчётность, данными которых могут пользоваться все заинтересованные предприниматели и предприятия, — всё это вызвало необходимость независимого вневедомственного финансового контроля, после чего и появилась такая норма контроля как аудит.

Аудит в РФ был узаконен, начиная с 1995 года, а до этого существовали различные виды контроля кроме аудита.

Виды аудита. Обязательный и инициативный аудит.

Обязательная аудиторская проверка осуществляется в случаях, установленных законодательством или по поручению государственных органов. Объем и порядок проведения обязательного аудита регламентируются законодательными нормами.

Инициативный или добровольный аудит осуществляется по решению экономического субъекта, на основе договора с аудитором (аудиторской фирмой). Характер и масштабы такой проверки определяет клиент.

Внутренний и внешний аудит.

Внутренний аудит является неотъемлемым и важным элементом управленческого контроля. Потребность во внутреннем аудите возникает на крупных предприятиях в связи с тем, что верхнее звено руководства не занимается повседневным контролем деятельности организации и низших управленческих структур. Внутренний аудит дает информацию об этой деятельности и подтверждает достоверность отчетов менеджеров.

Внутренний аудит важен для предотвращения потери ресурсов и осуществления необходимых изменений внутри предприятия.

Функции внутреннего аудита могут выполнять не только работники предприятия, но и приглашенные независимые аудиторы.

Внешний аудит проводится независимым аудитором, не имеющим на проверяемом предприятии никаких интересов. Задачей внешнего аудита является подтверждение правильности учета отчетности, оценка соответствия внутреннего контроля (аудита) политике, цели деятельности предприятия и пр.

Внешний аудит может быть добровольным (по желанию предприятий-клиентов) и обязательным (в соответствии с законодательными актами). Обязательный аудит может быть организован также по решению суда или следственных органов.

Различают:

1) аудит, ориентированный на продукт;

2) аудит, ориентированный на процесс;

3) аудит, ориентированный на систему качества.

Аудит, ориентированный на продукт.

Этот вид аудита предназначен для оценки качества продукта (определенного количества готовых продуктов). В ходе аудита взаимосвязано анализируется соответствие качества продукта требованиям потребителей, техническим спецификациям, контрольной и технологической документации, а также делается заключение о действенности, целесообразности и состоянии документации.

Тем самым аудит, ориентированный на продукт, выходит далеко за рамки контроля качества продукта и охватывает также соответствующие элементы системы качества.

Основными целями этого вида аудита качества являются:

— контроль качества продукта;

— доказательство стабильности процесса изготовления продукта;

— обеспечение выводов из результатов конечных испытаний.

Аудит, ориентированный на систему качества Этот вид аудита предназначен для обширной оценки эффективности всей системы качества. В ходе аудита анализируется соответствие всех инструкций (методологических и рабочих инструкций, а также инструкций по испытаниям и др.) требованиям взятых за основу нормативных документов, а также соответствие проводимых мероприятий по обеспечению качества на предприятии предписаниям на всех стадиях жизненного цикла продукта.

Основными целями аудита, ориентированного на систему качества, являются:

— регистрация фактического состояния системы качества;

— четкое выделение «узких мест»;

— «активирование» правильного отношения сотрудников предприятия к существующим предписаниям. Данный вид аудита предназначен для оценки качества способа или процесса производства. В процессе проведения аудита анализируется соответствие качества процесса рабочим инструкциям, технологическим предписаниям и другой нормативной документации, а также соответствие продуктов на выходе процесса техническим спецификациям и требованиям потребителей. В этом случае, также как и при аудите продукта, одновременно рассматривается действенность, целесообразность и состояние документации и тем самым рассматривается состояние элементов СМК на предприятии.

К числу важнейших целей аудита, ориентированного на процессы, относятся:

— проверка возможности соблюдения технологических параметров;

— документирование параметров производительности и качества процесса;

— определение «узких мест» процесса.

«Время» — понятие, сконструированное на основе восприятия процессов, событий в протяженности, длительности в мире, т. е. понимание времени, формируется в результате ощущения человеком последовательности событий, как во внешнем материальном мире, так и во внутреннем — психологическом.

Трудовой кодекс РФ рабочее время определяет в ст. 91. Рабочее время — время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законом и иными нормативными правовыми актами РФ относятся к рабочему времени.

аудиторский персонал выборочный внутренний

2. Аудит эффективности использования рабочего времени Аудит использования рабочего времени начинается с анализа планового объема рабочего времени, исчисляемого методом вычитания из числа дней в году праздничных, отпускных дней и потерь рабочего времени из расчета среднего числа часов работы одного среднесписочного рабочего за год, месяц. Он заканчивается соотнесением планового объема рабочего времени с фактическим, реальным фондом рабочего времени, величина которого зависит от численности работников, продолжительности рабочего периода в днях, продолжительности рабочего дня, количества отработанных человеко-часов. Сравнение плановых (расчетных, базисных) показателей с фактическими обнаруживает потери рабочего времени в абсолютных единицах и в процентах.

Задачами аудита рабочего времени являются:

· Определение общей структуры затрат рабочего времени;

· Выявление причин простоев и перерывов в работе, в том числе организационно-технических и по вине работников;

· Разработка предложений по оптимизации трудового процесса и улучшению использования рабочего времени.

По оценке эффективности использования рабочего времени проводят следующие мероприятия:

1. Изучают должностные инструкции, а также, документы, регламентирующие работу сотрудников подразделений;

2. Актуализируют функционал сотрудников подразделений;

3. Выявляют в деятельности сотрудников функциональные роли и возможности их сочетания;

4. Выявляют основные источники потерь рабочего времени и возможности для оптимизации трудовых процессов с помощью моментных наблюдений;

5. Проводят исследования структуры рабочего времени с помощью фотографии рабочего времени.

Применяемые методы:

· Наблюдение

· Фотография рабочего времени (сплошная и выборочная)

· Метод моментных наблюдений

· Анализ документов

· Экспертное интервью Что дает аудиторская проверка рабочего времени:

· дает возможность спланировать и реализовать мероприятия, по повышению эффективности работы подразделения;

· организовать эффективное взаимодействие между подразделениями компании.

Руководителю:

· позволяет обнаружить и устранить источники потерь рабочего времени сотрудников, а также выявить резервы повышения производительности труда;

· дает аргументы для проведения работ по разработке норм численности персонала подразделений;

· позволяет оптимизировать трудовые процессы.

Сотрудникам:

· позволяет оптимизировать трудовые процессы и снизить напряженность труда, при этом повысив его эффективность;

· обеспечивает прозрачность и определенность требований к результатам труда.

3. Аудит эффективности использования рабочего времени персонала ресторана «Золотой Петух»

Я работаю в ресторане «Золотой Петух». В нашем ресторане систематически проводиться внутренний и внешний аудит. Внутренний аудит проходит каждую неделю, его осуществляет бухгалтер (ревизия), руководитель (проверяет и оценивает частоту рабочих мест, подготовленность к работе и т. д.). Также раз в год осуществляется более широкая проверка со стороны — инспектирование — внешний аудит.

Есть множество методов, но эффективнее применяется метод моментных наблюдений (ММН).

ММН — это эффективный и довольно простой в применении способ выявления резервов рабочего времени персонала.

Его главные преимущества состоят в том, что он не требует от наблюдателя ни специальной подготовки, ни больших затрат времени и средств на свою реализацию. Поэтому, руководитель может без особого труда использовать его в своей управленческой практике.

Метод моментных наблюдений (ММН) — это способ, позволяющий изучать затраты рабочего времени, а также определять фактическую загрузку работников и степень использования оборудования на предприятии.

Суть метода заключается в проведении в случайно выбранные моменты времени непродолжительных и нерегулярных наблюдений и установлении на основании полученной информации удельного веса и абсолютных значений затрат и потерь рабочего времени. Базируется данный метод на законе больших чисел, согласно которому средние результаты при большом количестве независимых наблюдений относительно устойчивы и мало зависят от результатов отдельных наблюдений.

Достоинства метода:

· Охват одним наблюдателем практически неограниченного числа объектов.

· Низкая трудоемкость проведения наблюдений.

· Возможность осуществлять наблюдения с перерывами различными по своей продолжительности (на следующий день, по истечении одного или нескольких дней и т. д.) без ущерба качеству исследования.

· Допустимость неинформирования работников о проведении исследования (проведение скрытых наблюдений).

· Производство наблюдений лицами, не имеющими специальной подготовки, в том числе самими руководителями.

Недостатки метода:

· Получение по итогам наблюдений исключительно усредненных результатов.

· Вероятность неполного отражения структуры затрат рабочего времени.

· Получение лишь частичной информации о причинах простоев и потерь рабочего времени.

Этапы наблюдения:

Первый этап: постановка целей. Как правило, целями исследования, проводимого методом моментных наблюдений, являются: определение структуры затрат рабочего времени как группой сотрудников, так и отдельно каждым из них, а также выявление относительного объема потерь рабочего времени (простоя, несанкционированных перерывов и пр.).

Второй этап: определение длительности исследования, количества наблюдений и выборки работников. Для получения достоверных данных количество наблюдений должно быть достаточно большим. Разумеется, чем больше количество наблюдений, тем выше затраты предприятия на проведение исследования, поэтому длительность наблюдений должна быть экономически целесообразной.

На практике желательно, чтобы наблюдение охватывало полный цикл работ. Для получения достоверных данных о временных затратах персонала на подготовительно-заключительный период работы, обслуживание рабочего места, а также о потерях времени в связи с опозданием на работу и ранним уходом с нее наблюдение должно проводиться в течение всей рабочей смены (рабочего дня).

Третий этап: подготовка бланков моментных наблюдений и начало наблюдений.

Наблюдение следует начинать точно в момент начала рабочего дня (рабочей смены) и завершать в момент его официального окончания (либо фактического, если специалисты задерживаются после окончания рабочего дня).

Четвертый этап: обработка результатов. Обработка полученных в ходе исследования данных начинается с подсчета количества моментов наблюдений по каждой категории затрат рабочего времени. По завершении исследования сведения о состоянии рабочих мест в каждый момент наблюдения, полученные за все дни по каждому работнику, заносятся в таблицу, составленную в Excel. Итоговые данные представляются в виде таблиц и/или диаграмм, отражающих структуру затрат рабочего.

После проведения аудита рабочего времени у нас в ресторане часто выявляются нарушения и со стороны руководителя, и со стороны работника. Руководители нарушают рабочий день сотрудников, задерживают их на работе уже после рабочего дня или вызывают на работу в выходные дни. Происходит это чаще из-за того, что не хватает рабочей силы в организации.

Также работник нарушает режим труда и отдыха. Когда нет посетителей в зале, чаще всего официанты ничего не делают. Хотя работы у них хватает. Делают себе незапланированные перерывы, поэтому не успевают обслужить посетителя (особенно это касается обеденного перерыва, когда у посетителей время ограничено), в результате ресторан теряет клиентов, а как следствие и выручку.

Для повышения эффективности работы необходимо разделить обязанности таким образом, чтобы все официанты были задействованы в работе, а лишние шли на выходной.

Заключение

Рабочее время служит универсальным критерием рациональности всех действующих и проектируемых производственных и организационных систем. Любая система организации труда и производства признается наиболее экономичной, если ее существование при прочих равных условиях происходит с минимальными затратами производственных ресурсов и рабочего времени. При этом цена рабочего времени в каждой экономической системе определяется в основном стоимостью так называемых фондообразующих факторов, состав которых ограничивается содержанием производственных процессов. В любой системе рациональное использование рабочего времени служит первым признаком согласованной организации трудовых, технологических и производственных процессов.

1. Основы аудита Юдина Г. А., Черных М. Н. Учебное пособие. Москва 2006

2. Аудит и контроллинг персонала Одегов Ю. Г., Нионова Т.В.

3. Пугачев В. В. Внутренний аудит и контроль: организация внутреннего аудита в условиях кризиса. М.: Дело и Сервис, 2010

4. Журнал «Аудит и анализ» № 4

.ur