Электронные торги в Республике Беларусь

Содержание Введение

1. Специфика подготовки и проведения электронных торгов

2. Электронные торги в Республике Беларусь Заключение Список использованных источников

Введение

Торги в электронной форме (электронные торги) — это урегулированная нормами права система общественных отношений между участниками электронного взаимодействия размещенной в сети Интернет информационной системы общего пользования, с использованием которой эти участники совершают между собой гражданско-правовые сделки по реализации товаров, работ или услуг. [3]

Электронный аукцион — вид процедуры государственной закупки, представляющий собой гласный и конкурентный способ выбора поставщика (подрядчика, исполнителя) при осуществлении государственных закупок на электронных торговых площадках. [5]

Электронные аукционы имеют бесспорные преимущества перед традиционными видами торгов. Среди них: конфиденциальность участников торгов, отсутствие территориальных ограничений, прозрачность и открытость процесса закупок, экономия бюджетных средств и сокращение времени на подготовку документов, организацию и проведение торгов, высокий уровень безопасности и защиты информации.

Электронные аукционы с понижением цены, считаются эффективным и прозрачным инструментом экономии бюджетных средств при госзакупках. В России электронные торги через Единый портал госзакупок позволили сэкономить федеральному бюджету около 50 мил. долларов в 2011 году. [6]

1. Специфика подготовки и проведения электронных торгов Подготовка и проведение электронных торгов состоит из следующих важных частей:

сбор и консолидация заявок;

проведение конкурсов;

заключение

и исполнение контрактов.

Использование Интернет, как глобальной информационной и технологической среды для развития электронной торговли, безусловно, способствует развитию экономики республики. Говоря об организации электронных торгов, нельзя забывать и о традиционных способах передачи информации — на твердых носителях, по крайней мере, на этапе сбора первичной информации.

Если говорить о типовой системе документооборота, то следует отметить, что обычно выделяется две его составляющие: делопроизводственная и документная. Основными операциями делопроизводственной составляющей являются: разделение документов по потокам, регистрация их внутри потока, контроль исполнения, рассылка на ознакомление. На вторую составляющую ложится решение задачи подготовки документов, их согласование, анализ данных о выполнении заданий, являющийся неотъемлемой составляющей управления предприятием. Важную роль в обоих случаях играет возможность отправки документа по маршруту для согласования, визирования или ознакомления. При этом маршруты могут быть как параллельные, для одновременного процесса ознакомления, так и последовательные (в случае визирования). Следует отметить, что управление деловыми процессами подразумевает не только выдачу заданий сотрудникам и определение последовательности их выполнения, но и контроль за ходом выполнения задания.

Когда говорят о документообороте торговых операций, особенно в части государственных закупок, то, как правило, рассматривается движение документов только, начиная с этапа подготовки торгов. Почему-то считается, что план закупок на год уже утвержден, и вопрос сбора заявок, на основании которых он сформирован, выносится за рамки системы документооборота.

На самом же деле, этап сбора первичных заявок, их согласование с вышестоящей организацией, утверждение в администрации региона — это тоже документооборот, только документооборот специализированный.

Действительно, подготовленные первичные заявки, завизированные и утвержденные в организации, отправляются в вышестоящую организацию, там регистрируются, рассматриваются, возвращаются назад на доработку, корректируются и опять отсылаются «наверх». Процесс итеративный и достаточно длительный, несмотря на то, что сроки выполнения каждой операции ограничены.

Окончательный вариант плана закупок, построенный на основании поступивших заявок, проходит длительный этап согласования в администрации, рассылается по утвержденному списку для ознакомления и ставится на контроль. Затем документ поступает Организатору торгов, где на основании полученной информации строится график проведения торгов.

Налицо все типовые операции, присущие документооборотной системе.

Тем не менее, несмотря на явную типовую документооборотную функциональную структуру, документооборот для электронной торговли имеет ряд специфических особенностей, характерных именно для этой предметной области.

Прием документов Для обеспечения реального функционирования системы и стыковки с существующей технологией работы необходимо поддерживать следующие способы передачи документов:

на бумажном носителе;

по электронной почте;

на внешнем носителе (дискете, диске).

При этом дальнейшие операции, проводимые с документами, не зависят от способа обмена информацией. Необходимым функциональным элементом обработки информации при приеме документов любого типа является контроль на согласованное заполнение полей заявки. Ошибочно заполненные документы приниматься не должны.

Регистрация документов Неотъемлемой частью делопроизводственной части является регистрация документов. Это многоэтапный процесс, который состоит не только в присвоении регистрационного номера документа, но и в определении потока, к которому он принадлежит, установлении статуса вводимого документа и т. д.

Поступающие заявки автоматически регистрируются во входящем потоке согласно алгоритму, назначенному для этого потока, вне зависимости от способа ввода: автоматически или вручную. Вновь созданные и подготовленные к отправке документы регистрируются в исходящем потоке.

Потоки документов Минимально для поддержания технологии сбора заявок достаточно двух потоков документов — один для входящих документов, второй — для исходящих. Каждый поток имеет свой способ нумерации документов, и, тем самым, на каждом уровне работы системы ведутся два журнала регистрации документов. Выбор способа нумерации внутри потоков определяется администратором организации.

Присвоение регистрационного номера Отличительной чертой этапа сбора заявок на покупку товара или вида услуг является многоэтапность процесса согласования реестра закупок с вышестоящей организацией. Для повышения эффективности идентификации заявок, требующих доработки, предлагается к рассмотрению следующая технология присвоения номера документу, поступающему в систему документооборота.

Каждый документ в системе имеет два номера. Первый — это внутренний номер документа, присваиваемый ему в момент создания. Под этим внутренним номером документ фигурирует в системе до тех пор, пока не принято решение о передаче его в вышестоящую организацию. В этот момент документ вторично регистрируется уже во внешней вышестоящей организации, т. е. ему присваивается регистрационный номер, под которым он будет в дальнейшем идентифицироваться. Все дальнейшие операции, производимые с документом, будут оперировать именно с регистрационным номером документа. Более того, регистрационный номер является окончательным номером документа, т. е. полностью отвергается общепринятая технология связки документов «наш исходящий в ответ на ваш входящий».

Структура регистрационного номера может быть сложной, т. е. содержать префиксы и суффиксы, определяющие источник поступления документа, разбиение на диапазоны или просто нарастающим итогом внутри одного календарного года.

Понятие статуса заявки Для удобства работы с заявками любого уровня, особенно в виду отказа от технологии каждоразового присвоения регистрационного номера при согласовании заявок между организациями, вводится понятие статуса документа. Статус заявки изменяется в зависимости от тех операций, которые с ней выполняются:

новая — устанавливается при создании заявки или ее поступлении в вышестоящую организацию.

доработка — устанавливается при необходимости внесения изменений в заявку заявителем.

визирование — устанавливается, если заявка передана на визирование.

завизирована — устанавливается заявке, успешно прошедшей этап визирования.

отклонена — устанавливается в случае отказа в визировании.

в работе — промежуточное состояние, в которое заявка попадает при отмене какой-либо операции.

принята — устанавливается утвержденной согласованной заявке.

отвергнута — устанавливается при отказе вышестоящей организацией в выполнении данного заказа.

Следует иметь в виду, что понятие статуса документа привязано и к той организации, в которой она находится в данный момент, т. е. заявка может быть «принята» на уровне организации, где она создана и «новая» в вышестоящей организации.

Контроль исполнения Управление деловыми процессами подразумевает не только выдачу заданий сотрудникам и определение последовательности их выполнения, но и контроль за ходом выполнения задания.

Особенностью системы документооборота электронных торгов, является необходимость не только отслеживать приближение срока исполнения документа, но и осуществлять контроль за имеющейся финансовой квотой, а также ходом исполнения процесса государственных закупок.

Технологическое описание подготовки и проведения электронных торгов с точки зрения документооборота.

Взаимодействие между участниками процесса подготовки консолидированного заказа устроено иерархически. На каждом уровне иерархии может формироваться новый документ, а может перерегистрироваться или согласоваться старый. Но, при переходе на следующий уровень, документ должен перерегистрироваться согласно технологии данного уровня.

На каждом уровне производятся технологически одинаковые операции, которые представляется возможным унифицировать. Минимальное число участников процесса 3:

Получатель (1 уровень) -> Заказчик (2 уровень) -> Администрация (3 уровень) Процесс формирования плановых закупок начинается с составления Получателем Первоначальной заявки на покупку товара. Подготовленные и утвержденные заявки передаются Заказчику.

Заказчик, анализирует поступившие заявки и согласует с Получателем изменения, которые он считает нужным внести. На основании согласованных заявок Заказчик составляет Сводную заявку по наименованиям товаров и отправляет ее в Администрацию.

В Администрации каждая Сводная заявка визируется, уточняется и из принятых заявок формируется Консолидированный заказ по всем видам продуктов и всем Заказчикам. В случае возникновения несогласия с данными, указанными в Сводной заявке, ее возвращают Заказчику для изменения. Подготовленный проект консолидированного заказа посылается на визирование и утверждение.

Утвержденный проект консолидированного заказа вместе с зарегистрированным Постановлением о порядке формирования и размещения государственного заказа рассылается всем Заказчикам, Организатору торгов и по утвержденному списку.

Важным шагом при подготовке торгов является подготовка конкурсной документации, которая формируется отдельно по каждому товару. В частности требуются документы правомочности, лицензии, наличие складов, наличие собственного транспорта.

Последним шагом при подготовке конкурса является объявление в СМИ о проведении конкурса, его условиях, приводится перечень конкурсной документации.

На основании результатов торгов создается Протокол результата проведения торгов, который рассылается Заказчику, в Администрацию и победителю торгов (Поставщик). На основании Протокола Поставщик формирует проект Государственного контракта на поставку товара, согласует его с Организатором торгов и Получателем. Согласованный Государственный контракт регистрируется Организатором торгов и рассылается Получателю и Поставщику. Описанная схема хождения документов приведена на рисунке 5.

Рисунок 5 — Схема документооборота формирования плана закупок В приведенной схеме описаны только процессы, касающиеся документооборота, сопровождающего процесс электронной торговли, а не сам этап проведения торгов.

электронный торг аукцион

2. Электронные торги в Республике Беларусь Согласно статье 41 «Понятие электронного аукциона и случаи его применения» закона Республики Беларусь:

1. Электронный аукцион — вид процедуры государственной закупки, представляющий собой гласный и конкурентный способ выбора поставщика (подрядчика, исполнителя) при осуществлении государственных закупок на электронных торговых площадках.

2. Электронный аукцион проводится в случае государственных закупок по перечню товаров (работ, услуг), определяемому Советом Министров Республики Беларусь. В такой перечень не могут включаться товары, включенные в перечень, предусмотренный пунктом 1 статьи 51 настоящего Закона.

3. Электронные аукционы проводятся на электронных торговых площадках операторов, определяемых Советом Министров Республики Беларусь.

Электронному аукциону посвящена вся 6 глава закона Республики Беларусь, а именно: статья 41 «Понятие электронного аукциона и случаи его применения», статья 42 «Аккредитация на электронной торговой площадке», статья 43 «Аукционные документы и условия их представления», статья 44 «Аукционное обеспечение», статья 45 «Предложение и условия его подачи, изменения и (или) дополнения и отзыва», статья 46 «Рассмотрение и отклонение предложений», статья 47 «Проведение торгов», статья 48 «Завершение электронного аукциона».

30 декабря 2010 года Президент Беларуси подписал Указ № 708 «О проведении электронных аукционов», согласно которому госзакупки товаров (работ, услуг) могут проводиться на аукционах посредством электронных торгов с понижением цены.

С 1 марта 2011 года на электронной торговой площадке Национального центра маркетинга и конъюнктуры цен Министерства иностранных дел Республики Беларусь началась аккредитация заказчиков (организаторов, уполномоченных организаций) и участников электронных аукционов. Для участия в них субъекты хозяйствования должны получить сертификат открытого ключа электронной цифровой подписи. Удостоверяющий центр Национального центра маркетинга и конъюнктуры цен работает на базе сертифицированных средств криптографической защиты информации, обеспечивающих конфиденциальность и высокую степень защиты от несанкционированного использования данных участника аукциона, подчеркнули на предприятии.

Первый в Беларуси открытый аукцион в электронной форме состоялся 12 июля 2011 года на торговой площадке РУП «Национальный центр маркетинга и конъюнктуры цен». Всего же с 1 марта, когда началась аккредитация на goszakupki. by, было объявлено 94 аукциона.

Как сообщили на предприятии, заказчиком выступило РУП «Молодечненский завод металлоконструкций». Предметом закупки прошедшего электронного аукциона стало оборудование для сварки и электрической обработки материалов. На аукцион было подано два предложения. Начальная цена контракта составила 144 млн рублей, однако в ходе торгов она была снижена до 143, 856 млн рублей. Победителем аукциона признано ООО «ВАТРА-ВЕЛД». [7]

Электронные аукционы в Беларуси проводятся на 2 площадках — на Белорусской универсальной товарной бирже и Национальном центре маркетинга. Для участия необходимо получить сертификат открытого ключа электронной цифровой подписи в удостоверяющем центре Национального центра маркетинга и конъюнктуры цен и аккредитоваться на одной из аукционных площадок.

Практические навыки работы на российской электронной торговой площадке освоили представители белорусских субъектов хозяйствования в рамках семинара, состоявшегося 9 ноября 2012 г. в Минске. Семинар организовал оператор белорусской электронной торговой площадки (ЭТП) по проведению открытых аукционов в электронном формате — Национальный центр маркетинга и конъюнктуры цен совместно с оператором российской ЭТП — ЗАО «Сбербанк-АСТ». В настоящее время решен вопрос взаимного признания электронной цифровой подписи Беларуси и России. С 29 октября 2012 г. субъекты хозяйствования Беларуси, получив ЭЦП в Удостоверяющем центре Национального центра маркетинга и конъюнктуры цен, могут участвовать в осуществлении госзакупок на ЭТП как в Беларуси, так и в России. Это событие и дало старт проведению практических семинаров по работе на российской ЭТП. Стоит отметить, что семинары такого формата в Беларуси проводятся впервые.

Торги проводятся на электронной торговой площадке при наличии не менее двух участников, допущенных к участию в них (в том числе в отношении частей (лотов) предмета государственной закупки).

С момента начала торгов на электронной торговой площадке должны отображаться:

наименование предмета государственной закупки, включая объем (количество);

наименование (фамилия, собственное имя, отчество (при наличии) — для индивидуального предпринимателя) заказчика (организатора);

количество участников, допущенных к торгам;

начальная цена электронного аукциона (его частей (лотов), если предмет государственной закупки разделен на части (лоты)) и шаг электронного аукциона;

время, в течение которого участники могут делать ставку;

ставки участников и время, когда эти ставки были сделаны;

информация, позволяющая участникам в любой момент проведения торгов определить положение сделанной ими ставки по отношению к ставкам других участников.

Не допускается в ходе торгов отображать на электронной торговой площадке наименование (фамилию, собственное имя, отчество (при наличии), данные документа, удостоверяющего личность, — для физического лица, в том числе индивидуального предпринимателя), место нахождения и учетный номер плательщика участников.

Торги начинаются с начальной цены электронного аукциона.

Заключение

Система документооборота торговых операций представляет собой многоуровневую структуру, движение документов в которой осуществляется либо внутри одного уровня (внутренний документооборот), либо между различными уровнями (внешний документооборот). Внутренний документооборот, поддерживающий этапы регистрации, визирования, утверждения, обеспечивает подготовку для движения документа на соседний уровень. Внешний документооборот обеспечивает взаимодействие между организациями различных уровней, отвечая за единообразие форм бланков заявок, своевременное предоставление единых классификаторов системы, а также устанавливая способ общения между различными организациями.

Первый в Беларуси открытый аукцион в электронной форме состоялся 12 июля 2011 года на торговой площадке РУП «Национальный центр маркетинга и конъюнктуры цен». Всего же с 1 марта, когда началась аккредитация на goszakupki. by, было объявлено 94 аукциона.

Электронные аукционы в Беларуси проводятся на 2 площадках — на Белорусской универсальной товарной бирже и Национальном центре маркетинга.

Освоение практики участия белорусских предприятий в электронных аукционах — это еще один способ продвижения отечественных товаров и услуг на рынок стран — участников Таможенного союза.

Список использованных источников

1. Савчук, О. А. Инфраструктура товарного рынка: учебно-методический комплекс / О. А. Савчук. — Минск, 2010.

2. Шелег, Н. С. Тендентные торги: теория, практика, документация: курс лекций / Н. С. Шелег, А. В. Калинушкин. — Минск: БГЭУ, 2006. — 247 с.

3. Википедия [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://ru.wikipedia.org. — Дата доступа: 10.05.2013.

4. Единый центр консультаций по госзакупкам [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://ecgz.ru. — Дата доступа: 09.05.2013.

5. Национальный правовой интернет-портал Республики Беларусь [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://www.pravo.by. — Дата доступа: 10.05.2013.

6. Идеи электронного правительства для Беларуси [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://e-gov.by. — Дата доступа: 08.05.2013.

7. Гродненский областной исполнительный комитет [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://grodno-region.gov.by. — Дата доступа 08.05.2013.