Деятельность Финансового управления Кирова

документооборот информационный правовой управление

Проблемы, связанные с документированием деятельности муниципальной службы, приобрели особую актуальность в связи с ростом значимости деятельности муниципальных служащих, решающих задачи местного самоуправления.

Специфика делопроизводства в органах местного самоуправления обусловлена, несимметричностью служебных отношений и наличию субординации, которые в свою очередь потребовали выработки специальных правил служебного этикета, которые бы оформляли поведение и взаимоотношения сотрудников в различных конкретных служебных ситуациях (распоряжение, наказание, поощрение, обращение, общение с подчиненным, совещание, увольнение с государственной службы, границы лояльности государственного служащего по отношению к руководителю или учреждению).

В дипломной работе рассмотрены теоретические основы документирования деятельности муниципальной службы, проблемы и актуальные вопросы ведения делопроизводства.

Актуальность темы

обусловлена современным этапом развития муниципального управления в России, быстрым развитием и автоматизацией делопроизводства, характеризуется возросшей потребностью в профессиональных мобильных специалистах, способных успешно выполнить все требования в изменяющихся социально-экономических условиях.

Цель настоящей дипломной работы состоит в изучении организации работы с документами в Финансовом Управлении Администрации города Кирова.

Достижение поставленной цели обусловило выдвижение и решение следующих задач:

· изучить историю, организационную структуру и функции Финансового Управления

· охарактеризовать службу документационного обеспечения деятельности Финансового Управления

· изучить нормативно — правовую базу деятельности службы документационного обеспечения Финансового Управления

· проанализировать все этапы документирования деятельности Финансового Управления

· изучить организацию документооборота и информационно — справочной работы в Финансовом Управлении

· ознакомиться с процедурой систематизации и формировании дел

· проанализировать этапы подготовки дел к передаче в архив

В качестве объекта исследования выбрана Администрация города Кирова, а именно Финансовое Управление.

Предмет исследования — система документационного обеспечения управления в Администрации и ее экономико-организационные, социальные и нормативно-правовые аспекты.

В процессе обзора источников и литературы была изучена законодательная база местного самоуправления в Российской Федерации, так как она достаточно обширна и на ее основе субъекты и муниципальные образования формируют в последствии свою собственную базу. Законодательство четко регламентирует круг полномочий, права и обязанности власти на местах. Общие принципы организации муниципальной службы и основы правового положения муниципальных служащих в Российской Федерации установлены в Федеральном законе от 02.03.2007 № 25-ФЗ (ред. от 17.07.2009) «О муниципальной службе в Российской Федерации». Данный закон определяет понятия муниципальной должности, муниципальной службы, разряды, ограничения, поощрения, ответственность, гарантии муниципальных служащих и другие вопросы муниципальной службы.

Также в Федеральном законе от 06.10.2003 № 131-ФЗ (ред. от 28.12.2013) «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации». Данный закон устанавливает общие правовые, территориальные, организационные и экономические принципы организации местного самоуправления в Российской Федерации, определяет государственные гарантии его осуществления.

Законодательством РФ установлены нормы, регламентирующие весь процесс документооборота организации — от создания документов до сдачи их на хранение в архив. При организации делопроизводства в муниципальном учреждении необходимо прежде всего учитывать следующие нормативные правовые акты:

Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 05.05.2014) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», который регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, также применении информационных технологий и обеспечении защиты информации.

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (в ред. от 11.02.2013) «Об архивном деле в Российской Федерации. Данный Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Немало важными при работе с документами являются государственные стандарты, а именно ГОСТ Р 6.30−2003, который устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

ГОСТ Р 7.0.8−2013, данный стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела.

Также в процессе работы с документами используются общероссийские классификаторы. Например, Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011−93 (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299) (ред. от 26.09.2013). Данный классификатор является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.

Неопубликованными источниками являются Устав Администрации города Кирова, в котором закреплены нормативно правовой статус и структура администрации. В Положении о Финансовом Управлении администрации города Кирова и в Положении об Управлении делопроизводства и архива, зафиксированы общие сведения об управлении, задачи, функции, полномочия, оказываемые услуги и организация деятельности данных структурных подразделении.

Достаточно разносторонне исследованы и представлены в печатной литературе системы документации, образующиеся в деятельности муниципальных органах власти.

Следует выделить несколько тематических направлений в решении этой важной и актуальной проблемы. Первое направление связано с теоретическими и практическими аспектами управления документацией на общегосударственном и отраслевом уровнях, в пределах отдельной организации.

В статье Л. Р. Фионовой и Г. Т. Мустафиной «Организация работы делопроизводителя финансового управления района» рассмотрены вопросы организации работы делопроизводителя финансового управления района. Подробно описаны функции и задачи, которые выполняет делопроизводитель в данном отделе.

Так, как во многих организациях, в том числе и муниципальных применяется смешанная система электронно — бумажного делопроизводства, актуальной является статья М. П. Бобылевой «Некоторые вопросы применения смешанного электронно — бумажного документооборота». В статье рассматривается концепция смешанного электронно-бумажного документооборота, все положительные и отрицательные стороны этого явления, а также нормативно — методическая база.

Были проанализированы правовые, экономические, социальные и организационно-технические аспекты развития документационного обеспечения управления на современном этапе, рассмотрены организационная структура государственного и муниципального управления документацией в Российской Федерации, пути воздействия государства на работу с документами в негосударственной сфере экономики.

Также интересна статья В. Ф. Янковой «Система делопроизводства в организации: важные вопросы», в которой сформулированы особенности составления и оформления текстов документов. В ней говорится о том, какие факторы необходимо учитывать при составлении текста документа и его оформлении. Также подробно описаны языковые и стилевые особенности основного текста документа. Что немало важно при составлении документов органах местного самоуправления.

На основе обзора источников и литературы, можно сделать вывод, что вопросы документационного обеспечения управления в органах местного самоуправления довольно полно освещены.

1. Характеристика Финансового управления Администрации города Киров

документооборот информационный правовой управление

1.1 История, организационная структура и функции Финансового управления Администрации города Киров

История отечественных органов финансового управления имеет очень глубокие корни, ибо любое государство — это, прежде всего, финансовые потоки и управление ими.

20 декабря 1918 года был создан Вятский финансовый отдел Городского Совета рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов. В 1934 году он переименован в Кировский городской финансовый отдел (в связи с переименованием г. Вятки в г. Киров).

Численность горфинотдела была 8 человек, а в 1920;1922 годах — уже 44 единицы.

В 1937;1958 гг. в г. Кирове были 3 района, в которых соответственно имелись райфинотделы: Ленинский, Октябрьский и Молотовский. В 1958 году районы были упразднены и вместе с ними упразднены и райфинотделы.

Вновь появилось деление на районы и соответственно финансовые отделы в 1962 году (Октябрьский и Ленинский). В 1972 г. создан Первомайский район, в 1989 году образован 4-й район — Нововятский.

Перестройка (реформирование, реорганизация) финансовых органов происходила в зависимости от решаемых задач и устройства государственной системы. В отдельные периоды времени было деление на промышленные и сельскохозяйственные финансовые органы.

Значительные изменения в задачах финансовых органов произошли в 90-е годы прошлого столетия в связи с созданием налоговых и казначейских органов и передачей им значительной части функций.

Очередное изменение в структуре городских финансовых органов произошли в июне 2000 года в связи с упразднением районных налоговых инспекций и созданием единой городской налоговой инспекции. А именно, районные финансовые отделы были упразднены и вся бюджетная и финансовая работа в городе осуществлялась финансовым управлением города.

В соответствии с Федеральным законом «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Уставом Муниципального образования «Город Киров» 1 июля 2007 года было создано Финансовое Управление Администрации города Кирова.

Основная цель Финансового Управления Администрации города Кирова — соблюдение единых принципов финансово-бюджетного планирования и исполнения бюджета муниципального образования «Город Киров».

Важнейшая задача — составление проекта бюджета муниципального образования, осуществление казначейского исполнения бюджета, организация муниципального финансового контроля за рациональным и целевым расходованием бюджетных средств.

Сегодня перед финансистами стоят ответственные задачи повышения устойчивости, эффективности и уверенного развития финансовой системы.

Характерными особенностями проводимой в муниципальном образовании «Город Киров» бюджетной политики являются активное реформирование сферы общественных финансов, осуществляемое в соответствии со стратегическими установками и процессами реформирования бюджетной сферы в целом в Российской Федерации, применение в целях достижения наибольшего эффекта программно-целевых методов управления.

В рамках реформ сформирована современная система управления общественными финансами: создана необходимая нормативная правовая база; расширен горизонт финансового планирования; внедрены инструменты бюджетирования, ориентированного на результат: доклады о результатах и основных направлениях деятельности субъектов бюджетного планирования, муниципальные и ведомственные целевые программы, муниципальные задания; бюджетный процесс организован с учетом безусловного исполнения действующих и вновь принимаемых обязательств, оценки объемов принимаемых обязательств и ресурсных возможностей бюджета; бюджетные ассигнования планируются на основании перечня муниципальных услуг (работ), по которым должен производиться учет потребности в их предоставлении; внедрена казначейская система исполнения бюджета, обеспечивающая эффективный учет и исполнение действующих обязательств; управление единым счетом бюджета; формирование достоверной и прозрачной бюджетной отчетности.

Дальнейшей целью реформирования муниципальных финансов является повышение эффективности, прозрачности использования бюджетных средств и системы управления муниципальными финансами муниципального образования «Город Киров».

Для ее достижения определены следующие основные задачи, решение которых требуется обеспечить до 2018 года:

o завершить полноценное внедрение программно-целевых методов управления в бюджетный процесс;

o модернизировать систему муниципального финансового контроля;

o реализовать меры по повышению эффективности бюджетных расходов;

o обеспечить повышение качества финансового менеджмента в секторе муниципального управления;

o повысить открытость и прозрачность управления общественными финансами.

В настоящее время финансовое управление работает по обеспечению выполнения задач, поставленных Президентом Российской Федерации в Бюджетном послании о бюджетной политике по дальнейшему совершенствованию бюджетного процесса.

Структура и штатное расписание финансового управления утверждено Главой Администрации города.

Численность финансового управления согласно утвержденному штатному расписанию — 48 человек.

Финансовое управление администрации города Киров возглавляет начальник управления, являющийся заместителем Главы администрации по финансово-экономическим вопросам, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Главой администрации города Киров.

Начальник Финансового управления администрации города Киров:

· вносит в установленном порядке на рассмотрение Главы администрации проекты нормативно-правовых актов по вопросам, входящим в компетенцию Финансового управления;

· руководит деятельностью Финансового управления на основе единоначалия;

· распределяет обязанности между работниками Финансового управления, руководит ими и контролирует их деятельность;

· утверждает штатное расписание и смету расходов на содержание Финансового управления в пределах утвержденных на соответствующий период бюджетных ассигнований, предусмотренных бюджетом города Киров

· подписывает служебную документацию Финансового управления и в пределах своей компетенции иную служебную документацию;

· издает в пределах своей компетенции приказы и дает указания обязательные для исполнения работниками Финансового управления;

· имеет право первой подписи на платежных документах при исполнении бюджета муниципального района;

· осуществляет иные необходимые для организации работы Финансового управления полномочия, установленные законодательством, и правовыми актами органов местного самоуправления.

В подчинении у начальника управления находятся два заместителя, юрисконсульт, консультант, специалист 1 категории, делопроизводитель.

В состав Финансового управления также входят бюджетно — аналитический отдел, отдел планирования и анализа доходов, отдел бухгалтерского учета и отчетности, отдел обслуживания исполнения бюджета, отдел планирования и анализа финансирования социальной сферы и органов местного самоуправления, контрольно — ревизионный отдел, отдел планирования и анализа финансирования прочих отраслей, отдел контроля в сфере закупок (Приложение 1).

Управление обеспечивает проведение единой финансовой, бюджетной, налоговой политики на всей территории горда Киров и координирует деятельность в этой сфере иных структурных подразделений администрации.

Финансовое управление осуществляет свою деятельность во взаимодействии с региональными органами исполнительной власти, органами местного самоуправления города Киров, общественными объединениями и иными организациями.

Основными задачами Финансового управления являются:

1. координация в пределах своей компетенции финансовой, экономической, налоговой, кредитной политики на всей территории города;

2. разработка проекта бюджета города Киров, обеспечение исполнения в установленном порядке бюджета, составление отчета об исполнении бюджета;

3. осуществление в пределах своей компетенции финансового контроля;

4. концентрация финансовых ресурсов на приоритетных направлениях социально — экономического развития города;

5. разработка предложений по совершенствованию методов финансово-бюджетного планирования, финансирования и отчетности;

6. разработка в пределах своей компетенции предложений по формированию политики в области имущественных и земельных отношений на территории города.

Финансовое управление в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие основные функции:

o подготавливает предложения и реализует меры по совершенствованию бюджетной системы города Киров;

o участвует в установленном порядке в разработке прогнозов социально-экономического развития города на долгосрочную, среднесрочную и краткосрочную перспективу; участвует в разработке и осуществлении мер по финансовому оздоровлению структурной перестройки экономики, поддержке и защите интересов отечественных производителей товаров, работ и услуг;

o участвует в подготовке предложений по основным направлениям кредитной, денежной политики, улучшению состояния расчетов и платежей в экономике;

o составляет и ведет сводную бюджетную роспись;

o координирует работу и осуществляет функциональное взаимодействие в решении финансовых, экономических вопросов с Министерством финансов Кировской области, налоговыми органами, органами Федерального казначейства, а также в координации с другими территориальными органами исполнительной власти Кировской области и с органами денежно-кредитного регулирования;

o вносит предложения по определению ассигнований на содержание органов местного самоуправления, принимает участие в подготовке предложений по совершенствованию системы оплаты труда работников бюджетных организаций;

o совершенствует методы бюджетного планирования и порядок бюджетного финансирования;

o проводит операции по обслуживанию муниципального долга города Киров;

o участвует в работе по подготовке и заключению кредитных договоров, в которых город выступает в качестве одной из сторон;

o осуществляет необходимые меры по обеспечению обязательств города по кредитным договорам с Кировской областью;

o участвует в разработке порядка и осуществления контроля за поступлением доходов от имущества, находящего в собственности города;

o осуществляет иные бюджетные полномочия в соответствии с Бюджетным кодексом Российской Федерации, Уставом администрации города Киров, правовыми актами администрации города.

1.2 Характеристика службы документационного обеспечения деятельности управления

В Администрации города Киров организацией документооборота занимается Управление делопроизводства и архива. Управление осуществляет деятельность, обеспечивающую составление и оформление официальных служебных документов, их обработку и хранение. Основными целями управления являются: организация, руководство, координация документооборота, реализация работ по документационному обеспечению управления, контроль за исполнением документов. В состав Управления входит 23 сотрудника. Должностной состав включает консультантов, главных специалистов, специалистов первой категории, ведущих экспертов. Управление возглавляет начальник Управления, назначаемый на должность и освобождаемый от должности в установленном муниципальными правовыми актами порядке. Начальник Управления несет ответственность в соответствии с действующим законодательством и муниципальными правовыми актами за выполнение функций, услуг и полномочий, возложенных на Управление. Начальник Управления:

· работает под непосредственным руководством первого заместителя главы администрации города, курирующего работу Управления;

· осуществляет общее руководство деятельностью на основе единоначалия и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Управление задач, функций и полномочий;

· издает в пределах своей компетенции приказы, дает указания сотрудникам и организует контроль за их исполнением.

Основные задачи и функции Управления делопроизводства и архива:

1. Создание системы документационного обеспечения, включающей в себя делопроизводство, архив, управление процессами обработки и исполнения документов, контроль исполнительской дисциплины.

2. Вовлечение в работу с системой электронного документооборота всех исполнителей документов и поручений, обеспечение прозрачности процессов управления на всех уровнях.

3. Обеспечение контроля за правильностью оформления и формирования отраслевыми (функциональными) и территориальными органами администрации города Кирова дел, подлежащих сдаче в архив.

4. Протокольно-организационное обеспечение деятельности главы администрации, соблюдение протокольных норм и правил.

5. Формирование и содержание муниципального архива.

Управление делопроизводства и архива, находится в подчинении у первого заместителя Главы Администрации (Приложение 2).

Так как объем документооборота большой применяется смешанная система делопроизводства. При смешанной системе делопроизводства некоторые операции осуществляются Управлением делопроизводства и архива, а такие, как регистрация, оформление и составление документов, формирование дел, производятся и в других структурных подразделениях. Непосредственно в Финансовом управлении этим занимается делопроизводитель и специалист 1 категории.

1.3 Нормативно-правовая база деятельности службы документационного обеспечения Финансового управления Администрации города Киров

Одним из основных нормативно — правовых актов, регламентирующих деятельность службы документационного обеспечения Финансового управления Администрации города Киров является Бюджетный Кодекс РФ. Обусловлено это спецификой деятельности Финансового Управления. А именно созданием в процессе работы финансовых документов. Бюджетный Кодекс устанавливает правовой статус участников бюджетного процесса, правовые основы порядка и условий привлечения к ответственности за нарушение бюджетного законодательства Российской Федерации.

Также при работе с документами специалисты руководствуются Правилами делопроизводства в Федеральных органах исполнительной власти. Данный нормативно — правовой акт устанавливает единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, но так как при работе с документами необходимо стремиться к унификации, они применимы и в органах местного самоуправления.

При разработке инструкции по делопроизводству помимо Правил делопроизводства, необходимо руководствоваться Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

В регламентации деятельности Управления делопроизводства и архива значительную роль играет Устав муниципального образования «Город Киров», утвержденного решением Кировской городской Думы от 29.06.2005 № 42/19. В котором, определяется порядок образования, компетенции Администрации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.

Также одним из основных нормативных документов, регламентирующих деятельность управления делопроизводства и архива является, положение об Управлении делопроизводства и архива Администрации города Кирова. В Положении зафиксированы общие сведения об Управлении, задачи, функции, полномочия, оказываемые услуги и организация деятельности Управления.

Утвержденное с соблюдением установленного порядка и соответствующее действующим нормативным документам, положение имеет обязательную юридическую силу.

Должностная инструкция — это основной организационный документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.

Должностные инструкции и положение об Управлении делопроизводства и архива Администрации города Кирова — это взаимосвязанные и взаимозаменяемые документы, так как обязанности каждого работника устанавливаются исходя из всего комплекса функций, выполняемых Управлением.

Поскольку должностные инструкции являются документом, регламентирующим организационно — правовое положение работника, то они составлены для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

Рассмотрим должностную инструкцию заместителя начальника Финансового Управления Администрации города Кирова (Приложение 3). Данная инструкция составлена в соответствии с ГОСТ Р6.30−2003. Однако, состав реквизитов является не полным, так как не указаны наименование организации — автора (разработчика) документа, регистрационный номер документа. Остальные же необходимые реквизиты присутствуют.

Инструкция по делопроизводству в Администрации города Кирова (Приложение 4) — это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Иными словами, инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в Администрации. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами разработана данная инструкция.

Основные положения инструкции по делопроизводству в администрации города Кирова разработаны в соответствии с требованиями Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 и Государственного стандарта Российской Федерации (унифицированные системы документации) ГОСТ Р 6.30−2003 и на основе Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области, утвержденной распоряжением Правительства Кировской области от 15.08.2005 № 265.

Инструкция включает общие положения, тематические разделы, приложения. В целом, инструкция отражает весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Данная инструкция содержит 14 разделов, в каждом из которых содержится информация и сведения об организации работы с документами на разных этапах.

Подготовку инструкции осуществляет Управление делопроизводства и архива Администрации при участии юридической службы. Подписанная руководителем службы делопроизводства инструкция утверждается Администрацией города Крова и вводится в действие ее распоряжением, после чего копируется и рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.

2. Документирование деятельности Финансового управления Администрации города Киров

2.1 Составление и оформление организационно — распорядительных документов

Деятельность Финансового Управления Администрации города Кирова сопровождается составлением разных видов документов. Организационно-распорядительными документами (ОРД) называют документы, функционирующие в сфере управления. С помощью ОРД определяются функции и права, устанавливается структура и штаты подразделений, контролируются подведомственные объекты, фиксируются кадровые решения и т. д.

Можно выделить следующие основные группы документов:

1) организационные (уставы, положения, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

2) распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

Схема оформления большинства организационно — распорядительных документов типична и строится по формуляру образцу. Оформляющая часть практически одинакова во всех документах. Отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов. Во внешних документах обязательно указываются справочные данные предприятия, на внутренних документах они не указываются. Различия в большей части касаются формы изложения и структуры текста.

Следует отметить, что организационные документы, такие как устав, положения о структурных подразделениях, штатное расписание, должностные инструкции разрабатываются Управлением делопроизводства и архива.

Одним из основных организационных документов, как Финансового Управления, так и всей Администрации в целом является Устав города Кирова. Устав это комплексный нормативный правовой акт, регулирующий правовое положение Администрации города.

Устав Администрации города Кирова состоит из 15 глав и приложения к Уставу, в котором описываются границы города Кирова. В каждой главе закреплены определенные тематические аспекты, все главы разбиты на статьи. Например, рассмотрим главу 1 «Муниципальное образование и его территория». Данная глава включает четыре статьи, в которых закреплены вопросы статуса муниципального образования, территории муниципального образования, официальные символы и вопросы, касающиеся населения муниципального образования.

Штатное расписание — правовой акт, регламентирующий штатную численность организации, состав должностей и размер оплаты труда. Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» унифицированная форма №Т-3 «Штатное расписание» применяется во всех организациях независимо от форм собственности для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением). Штатное расписание Администрации города Кирова (Приложение 5) содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц и утверждается приказом (распоряжением), подписанным Главой Администрации города Кирова.

В соответствии со спецификой деятельности Финансового Управления Администрации образуются такие организационно — распорядительные документы, как приказы и положения (порядки), которые обычно являются приложением к приказу.

Целью распорядительных документов является регулирование деятельности, позволяющее Управлению обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. В условиях единоличного принятия решений Начальником Финансового Управления процедура издания распорядительных документов включает в себя следующие стадии:

1) инициирование решения — обоснование необходимости издания распорядительного документа;

2) сбор и анализ информации по вопросу;

3) подготовка проекта распорядительного документа;

4) согласование проекта документа;

5) внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства;

6) принятие решения (подписание документа);

7) доведение распорядительного документа до исполнителей.

Приказ — это нормативный документ, издаваемый руководителем предприятия или структурного подразделения для решения каких-либо задач (приказы по основной деятельности и приказы по личному составу). В основном в Финансовом Управлении издаются приказы по основной деятельности.

Например Приказ «Об утверждении перечня и кодов целевых статей расходов бюджета муниципального образования „города Киров“ и порядка их применения» (Приложение 6).

Приказ оформлен на бланке конкретного вида документа с продольным расположением реквизитов, формуляр приказа включает все необходимые реквизиты.

Текст отделяется от заголовка 2−3 междустрочными интервалами, печатается шрифтом размером № 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

Текст приказа состоит из двух частей — констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели и причины издания приказа, даются ссылка на документ, послуживший основанием для издания данного приказа. В распорядительной части излагаются предписываемые действия, указывается должностное лицо, ответственное за исполнение приказа и соблюдением сроков. Начинается распорядительная часть словом ПРИКАЗЫВАЮ и делится на пункты, которые оформляются арабскими цифрами с точками. Данный приказ предусматривает отмену других действующих приказов, что указано в его тексте.

Также приказ вводит в действие «Перечень и коды целевых статей расходов бюджета Муниципального образования „Город Киров“ и порядок их применения». Этот документ оформляется в виде приложения к приказу.

После подписания приказа не допускается введение каких-либо изменений в его тексте.

Такой документ, как распоряжение издается Главой Администрации или его заместителями. Распоряжение — документ, издаваемый по вопросам информационно-методического и оперативного характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других нормативных документов.

Рассмотрим Распоряжение заместителя главы администрации города Кирова от 16.04.2014 № 1163-зр «О подготовке документации по планировке территории границах муниципального образования «Город Киров» (Приложение 7). Документ оформлен на бланке конкретного вида документа с продольным расположением реквизитов.

Текст распоряжения, состоит из констатирующей и распорядительной частей. В данном документе распорядительная часть отделяется от констатирующей двоеточием.

2.2 Составление и оформление информационно — справочных документов

Информационно — справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т. е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

На основе резолюции руководителя информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов. В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

Рассмотрим основные информационно — справочные документы, которые образуются в Финансовом Управлении Администрации города Кирова.

Протокол составляется на основании записей, произведенных в ходе совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. В Финансовом Управлении чаще всего протокол ведется в ходе оперативных совещаний Начальника Управления с руководителями подразделений входящих в Управление.

Документы к обсуждению представляются Финансовым Управлением не позднее чем за 15 дней до даты проведения заседания. Справки подписываются начальником Управления.

Запись обсуждения вопросов и принятия решений, сбор документов возлагаются на секретаря Управления. Протокол должен быть оформлен не позднее трех дней после заседания. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в Финансовое Управление вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется соответствующий реквизит — гриф ограничения доступа к документу.

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части оформляются следующие реквизиты: председатель или председательствующий; секретарь; присутствовали: перечень присутствующих или число присутствующих и ссылка на прилагаемый список; повестка дня (вопросы повестки дня и докладчики по каждому вопросу). Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой с точкой, а его наименование начинается с предлога «О» («Об»). Под наименованием вопроса повестки дня указываются инициалы и фамилия докладчика, которые печатаются через один междустрочный интервал.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

Слушали — Выступили — Постановили (Решили)

За порядковым номером вопроса повестки дня пишется слово «Слушали», затем с новой строки — инициалы и фамилия докладчика (при необходимости указывается должность). Запись выступления начинается с указания инициалов и фамилии выступающего, затем кратко излагается суть выступления. Далее указывается принятое по этому вопросу постановление (решение).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему (в последнем случае делается отметка «Текст выступления прилагается»). Постановление (решение) протокола может печататься в тексте протокола полностью или оформляться отдельным документом (в этом случае также делается отметка «Постановление (решение) прилагается»). При необходимости в тексте протокола приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). Допускается форма составления протокола, фиксирующая только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

Протокол подписывается председателем заседания (председательствующим на заседании) и секретарем. Дата подписания протокола соответствует дате проведения заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов, производственных (оперативных) совещаний и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов структурных подразделений Администрации, принимавших участие в заседании, проставляемых через косую черту. Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях и оформленных отдельным документом, состоят из номера протокола и номера рассматриваемого вопроса в повестке дня.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки составляет и подписывает ответственный исполнитель Финансового Управления, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью делопроизводителя. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью делопроизводителя.

Протокол печатается на стандартном бланке протокола или на общем бланке Администрации города и имеет следующие реквизиты: наименование документа «Протокол» печатается прописными буквами полужирным шрифтом и выравнивается по центру; вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита два межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом и выравнивается по центру; место проведения заседания, совещания указывается в том случае, если оно проходило не на постоянном месте, и печатается шрифтом меньше основного через два междустрочных интервала ниже реквизита «вид заседания, совещания» по центру; дату и номер протокола печатают шрифтом меньше основного. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается от левой границы текстового поля на два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола располагается от правой границы текстового поля на одном уровне с датой; подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности председателя (председательствующего), его личную подпись, расшифровку подписи фамилии (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается ниже слов «председатель (председательствующий)», после которого ставится запятая, от левой границы текстового поля через один междустрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Подпись секретаря отделяется от подписи председателя (председательствующего) двумя междустрочными интервалами. При подписании протокола заседания комиссии ее членами указываются их обязанности в составе комиссии.

При решении правовых нормативных вопросов органы местного самоуправления в пределах своей компетенции издают постановления как самостоятельные документы.

Также мной были рассмотрены служебные письма. По содержанию они подразделяются на: ответы о выполнении поручений Губернатора Кировской области и Правительства Кировской области; исполнения поручений Губернатора Кировской области и Правительства Кировской области по обращениям граждан, по вопросам, относящимся к компетенции Администрации города; сопроводительные письма к проектам постановлений, распоряжений Администрации города; ответы на запросы различных организаций и частных лиц; инициативные письма.

Срок подготовки ответа устанавливается резолюцией Главы Администрации, а у инициативного письма начальником Финансового Управления.

Служебное письмо печатается на стандартном бланке. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Текст служебного письма касается одного вопроса или нескольких, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации — адресата. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа: «Администрация города считает.». Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу.», «направляю.».

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование подготовки письма со ссылкой на соответствующий документ, во второй, начинающейся с абзаца, — выводы, предложения, просьбы, решения и т. п. Датой письма является дата его подписания. Индексом письма является его регистрационный номер. В письмах — ответах делается ссылка на индекс и дату письма-запроса.

Итак, управленческие функции реализуются в деятельности учреждения через процесс принятия решения. Рассмотренные системы управленческой документации включают только те документы, которые фиксируют управленческие решения.

2.3 Подготовка и составление финансовых документов

Основными задачами Финансового Управления, в соответствии с «Положением о Финансовом Управлении Администрации города Кирова» является составление проекта бюджета муниципального образования «Город Киров» на очередной финансовый год и плановый период, организация исполнения бюджета и осуществление внутреннего муниципального финансового контроля в сфере бюджетных правоотношений Каждое изменение финансового состояния предприятия должно быть отражено в финансовых документах. В них отражается финансовая деятельность Администрации на планируемый и отчетный периоды. Обоснованность управленческих решений базируется на финансовых (бухгалтерских) отчетах. Цель бухгалтерских отчетов — предоставить объективную и необходимую информацию разным группам пользователей.

Основным нормативно — правовым актом регулирующим данный вопрос, является «Порядок составления и представления годовой, месячной и квартальной бюджетной отчетности, годовой и квартальной сводной бухгалтерской отчетности главными администраторами средств бюджета муниципального образования „Город Киров“». (Приложение 8).

Данный Порядок разработан на основании Инструкции о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, утвержденной приказом Министерства финансов Российской Федерации от 28.12.2010 № 191н и Инструкции о порядке составления, представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений от 25.03.2011 № 33н. Данный Порядок разработан в целях установления единого порядка составления и представления бюджетной и сводной бухгалтерской отчетности главными администраторами средств бюджета МО «Город Киров».

Также при составлении отчетности специалисты руководствуются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Данный закон устанавливает единые требования к бухгалтерскому учету, в том числе бухгалтерской (финансовой) отчетности, а также создает правовой механизм регулирования бухгалтерского учета.

Главные администраторы средств бюджета формируют определенную отчетность. Существует три вида отчетности, ежемесячная, ежеквартальная, ежегодная. Рассмотрим более подробно ежемесячную отчетность. Данная отчетность включает следующие документы:

— Отчет об исполнении бюджета главного распорядителя, распорядителя, получателя бюджетных средств, главного администратора, администратора источников финансирования дефицита бюджета, главного администратора, администратора доходов бюджета (ф. 503 127);

— Справка по консолидируемым расчетам (ф. 503 125) (Приложение 9).

— Справка о суммах консолидируемых поступлений, подлежащих зачислению на счет бюджета (ф. 503 184) (Приложение 10).

— Сведения по состоянию кредиторской и дебиторской отчетности;

— Сведения о расходах на выплату заработной платы работникам муниципальных учреждений.

Все эти документы имеют унифицированную форму, которая обязательна при оформлении данных отчетов и справок.

Отчет (ф. 503 127) состоит из:

· раздела 1 «Доходы бюджета»;

Отчетность представляется главными администраторами на бумажном носителе и в электронном виде в программном комплексе «СВОД-КС». Организация формирования бюджетной и бухгалтерской отчетности на бумажном носителе и в электронном виде главными администраторами осуществляется самостоятельно. Финансовое управление администрации города Кирова последовательно осуществляет: проверку полноты представления форм отчетности; проверку соответствия данных, представленных в электронном виде и на бумажном носителе; проверку соблюдения контрольных соотношений показателей бюджетной отчетности с использованием программных средств; формирование на бумажном носителе и в электронном виде свода показателей бюджетной отчетности по бюджету МО «Город Киров». В случае установления несоответствия показателей Отчетности, представленной на бумажном носителе и в электронном виде, обнаружения ошибок при проверке соблюдения контрольных соотношений или наличии иных замечаний по представленной Отчетности главные администраторы вносят необходимые исправления и осуществляют повторное представление Отчетности на бумажном носителе и в электронном виде.

3. Организация работы с документами в Финансовом управлении Администрации города Киров

3.1 Организация документооборота

Движение документов в Администрации города с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом. Порядок прохождения документов и работа с ними регламентируются инструкцией по делопроизводству, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работникам. Рассмотрим более подробно организацию документооборота в Финансовом Управлении Администрации города Кирова.

Выделяют три основных типа документов, составляющих документооборот:

1. Входящие документы, поступившие из внешних организаций или иных структурных подразделений и должностных лиц

2. Исходящие документы, для отправки во внешние организации или иные структурные подразделения.

3. Внутренние документы, поступившие из иных структурных подразделений Администрации или от должностных лиц.

Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации документооборота, являются:

· объем потока, который определяется количеством документов, поступивших в Финансовое Управление за год, полугодие или квартал;

· структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками;

· режим потока, который определяется периодичностью движения документов.

В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:

— прием входящих документов;

— первоначальная (экспедиционная) обработка;

— предварительное рассмотрение и распределение;

— регистрация;

— рассмотрение документов руководством;

— исполнение резолюций;

— отправка ответных документов.

Документопоток входящих документов Финансового Управления составляют документы вышестоящих органов власти, документы подведомственных организаций, присылающих отчетно-учетную документацию и различного рода запросы, жалобы и заявления граждан.

Технология обработки исходящих документов включает следующие основные процедуры:

· разработку проекта документа в Финансовом Управлении;

· согласование проекта документа;

· утверждение документа руководством;

· регистрацию документа;

· экспедиционную обработку документа.

Проекты исходящих документов, готовятся непосредственными исполнителями. Подготовленные таким образом проекты рассматриваются начальником Финансового Управления и согласовываются с другими заинтересованными подразделениями.

Подготовленный проект документа представляется делопроизводителю Финансового Управления для проверки правильности оформления, наличия приложений, а также в необходимых случаях материалов, на основании которых документ готовился. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Проект документа вместе с необходимыми материалами делопроизводителем или в отдельных случаях исполнителем представляются начальнику Управления на подпись. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются.

К числу исходящих (отправляемых) документов Финансового Управления относятся, главным образом, ответные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую просьбу или предложение адресата, и инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата, а также документы рассылаемые в подведомственные организации.

К внутреннему документопотоку относятся документы подразделений, входящих в Финансовое Управление, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий.

Объем документооборота — это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период, обычно за год.

При определении объема документооборота учитывают все документы, независимо от их содержания, авторства, объема, копийности, факта регистрации, числа инстанций их рассмотрения и пр. Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитывают раздельно. Копии документов, изготовленные средствами оперативного размножения, также учитываются отдельно.

Учет количества документов проводится по регистрационно — контрольной форме по месту регистрации документов. Результаты учета обобщаются в Управлении делопроизводства и архива и представляются Главе Администрации. Учет количества документов может проводиться по Администрации города в целом или по отдельным подразделениям. Итоговые данные подсчета представляются Главе Администрации в табличной форме. Итоги года предоставляются в сравнение с двумя предыдущими годами.

Если сравнить объем документооборота в Финансовом Управлении Администрации города Кирова за три последних года, мы наблюдаем динамику роста в среднем на 15−20%. Так в 2010 году.

Рассмотрим также методы передачи и приема документов. Как правило доставка и передача документов осуществляется, средствами почтовой и электрической связи. С помощью почтовой связи в Управление доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электрической связи поступают телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

3.2 Организация информационно — справочной работы

Для повышения эффективности информационного и документационного обеспечения в Администрации города Кирова была внедрена система электронного документооборота «Directum».

Она охватывает все отраслевые (функциональные) и территориальные органы администрации города. Всего создано 176 автоматизированных рабочих мест с возможностью одновременного подключения до 100 пользователей. С помощью этой системы автоматизированы следующие бизнес — процессы:

· регистрация, рассмотрение, контроль исполнения входящих документов;

· разработка, согласование, подписание, регистрация внутренних документов;

· подготовка проектов документов, согласование, регистрация исходящих документов;

· подготовка документов к сдаче в архив, архивное хранение;

· подготовка проектов правовых актов, согласование, регистрация правовых актов;

· контроль исполнения поручений / резолюций руководства по входящим и внутренним документам;

· работа с обращениями граждан (устными и письменными);

· управление совещаниями и заседаниями;

· управление договорами;

· ведение номенклатуры дел;

· регистрация и учет принятых распоряжений и постановлений, приказов;

· контроль исполнения поручений Главы;

· контроль исполнения правовых актов Кировской области;

· контроль исполнения федеральных правовых актов;

· подготовка отчетности по документообороту.

Как результат наблюдается сокращение времени на создание, согласование, рассмотрение и поиск документов за счет применения типовых шаблонов процессов, возможностей коллективной работы, параллельной рассылки и гибкой системы поиска документов, сокращение потерь документов за счет: хранения документов в единой БД, минимизации передачи бумажных документов, ведения регистрационных карточек на бумажные документы, повышение безопасности данных за счет разграничения прав доступа к документам.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от граждан, а также внутренние и отправляемые независимо от способа их доставки, передачи или создания. Они регистрируются один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от вида документа, его автора и содержания. Например, отдельно регистрируются постановления Главы Администрации по основной деятельности, распоряжения по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.

Документы регистрируются в традиционных или электронных карточках в системе электронного документооборота Directum.

Для регистрации документов используются регистрационно-контрольные карточки (РКК), которые содержат все первичные данные (корреспондент, подразделение организации, представитель организации, дата регистрации, регистрационный номер, тема и краткое содержание документа, способ доставки и т. д.), а также необходимую информацию о состоянии любого бумажного документа организации (местонахождение, состояние исполнения и т. д.) (Приложение 10).

Для исходящих документов можно указать список рассылки по организациям.

При регистрации непосредственно из РКК возможно занесение отсканированного (электронного) документа в систему с автоматическим присоединением его к РКК. Для оперативного занесения большого объема документов используются службы ввода DIRECTUM Capture Services, обеспечивающие поточное занесение документов в систему. В дальнейшем РКК, как и занесенный электронный документ, легко может быть найдена по штрих-коду на бумажном аналоге документа, благодаря технологии быстрой идентификации DIRECTUM RapID.

Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

— наименование организации (автора или корреспондента);

— наименование вида документа;

— дата и регистрационный номер документа;

— дата и индекс поступления;

— заголовок к тексту (краткое содержание документа);

— резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

— срок исполнения документа;

— отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами. К ним относятся:

— гриф ограничения доступа к документу;

— внутренняя переадресация документов по исполнителям;

— код по тематическому классификатору, ключевые слова;

— количество листов документа;

— наличие приложений;

— должностное лицо, поставившее документ на контроль;

— промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

— срок хранения документа;

— статус документа (проект, версия);

— вид передачи документа (почтой, факсом и т. д.) и др.

Регистрация документов — ответов осуществляется в соответствующих регистрационно-контрольных формах. Документу — ответу присваивается порядковый номер входящего документа, на который дается ответ.

В Администрации города Кирова применяется децентрализованная система регистрации: корреспонденция Администрации города, постановления, распоряжения, письма Главы Администрации — в Управлении делопроизводства и архива, также, обращения граждан — в отделе по организации личного приема и работы с обращениями граждан, документация структурных подразделений — в структурных подразделениях.

При регистрации документов применяется электронная форма (однако параллельно информация о документах содержится и на бумажном носителе — в журнальной или карточной форме).

3.3 Систематизация, номенклатура и формирование дел

Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Администрации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел в Администрации города Кирова составляется в структурных подразделениях, а затем на их основе составляется сводная номенклатура специалистами Управления делопроизводства и архива при помощи сотрудников муниципального архива.

Рассмотрим более подробно номенклатуру дел Финансового Управления Администрации города Кирова на 2014 год (Приложение 12).

Графы номенклатуры дел заполнены в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. Номенклатура содержит пять полей: индекс дела, заголовок дела, количество дел, срок хранения дела, примечание. Номенклатура дел составлена на основании: Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организации, с указанием сроков храненияи Перечня документов, образующихся в деятельности Министерства финансов Российской Федерации, организаций, находящихся в его ведении, а также финансовых органов субъектов Российской Федерации с указанием сроков хранения.

Так как Финансовое Управление состоит из подразделений выполняющих определенные функции, номенклатура дел составляется на основе номенклатуры дел всех подразделений. Поэтому разделами номенклатуры дел Финансового Управления служат названия подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации. Номенклатура дел Финансового Управления содержит в себе 11 разделов, включает такие разделы, как бюджетно — аналитический отдел 05, отдел планирования и анализа доходов 06, отдел планирования и анализа прочих отраслей 08 и так далее. Индекс дела в каждом из них начинается с порядкового номера раздела, например раздел — Делопроизводство 01, соответственно индекс каждого заголовка дела начинается с номера 01−01, 01−02 и далее по порядку. Заголовки дел перечисляются в порядке значимости.

После составления номенклатуры дел Финансового Управления она передается в Управление делопроизводства и архива, где составляется уже сводная номенклатура дел Администрации.

Сводная номенклатура дел предоставляется на рассмотрение в муниципальный архив с последующим направлением на согласование экспертно-проверочной комиссии агентства по делам архивов Кировской области.

Номенклатура дел согласовывается с ЭПК агентства по делам архивов Кировской области не реже одного раза в 5 лет.

После согласования сводная номенклатура дел утверждается Главой Администрации города Кирова. Структурные подразделения Администрации и специалисты получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. В Финансовом управлении дела формируются делопроизводителем или специалистом первой категории.

При формировании дел специалист соблюдает следующие правила:

— раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

— помещать в дело только исполненные, правильно оформленные, документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

— помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

— группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, а также личных дел, которые формируются в течение всего периода работы каждого сотрудника;

— в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

— по объему дело не должно превышать 250 листов; при наличии большего количества листов дело подразделяется на тома (части);

— при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т. д.

Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

При группировке отдельных видов документов соблюдаются следующие правила:

— правовые акты группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;

— уставы, положения, инструкции и т. п., утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами;

— приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

— приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения;

— документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке и по мере их поступления;

— протоколы в деле и документы к ним располагаются в хронологическом порядке по номерам;

— переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности (документ-ответ помещается за документом-запросом); при возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Дела постоянного и временного хранения с момента их заведения в делопроизводстве и до сдачи в архив хранятся по месту их формирования.

Ответственность за учет, сохранность и использование хранящихся в Управлении документов и дел, за соблюдением установленного порядка их уничтожения возлагается на делопроизводителя и начальника Финансового Управления.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного срока хранения передаются в архив администрации и хранятся в течение 5 лет, а затем сдаются в Государственный архив Кировской области.

Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или утверждения. Например: отчет за 2009 год составлен в начале 2010 года, но помещается в дело 2009 года. Наоборот, план на 2011 год составляется в 2010 году, но помещается в дело 2011 года. Планы, рассчитанные на несколько лет, подшиваются в дело первого года.

Дела могут формироваться как в Управлении делопроизводства и архива, так и в других структурных подразделениях, в том числе в Финансовом Управлении. При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению присваивается индекс. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий архивом Администрации.

Дела формируются с начала года. На каждое названное в номенклатуре дело к началу года заводится папка. Для дел с коротким сроком хранения, не подлежащим сдачи в архив, используется скоросшиватель, а дела постоянного или более 10 лет срока хранения сшиваются с соблюдением всех правил.

Скоросшиватели рассчитаны в среднем на 200 листов, а папки-файлы позволяют подшивать в 2−3 раза больше. Папки-файлы могут вестись на протяжении нескольких лет. Поэтому для оперативного поиска документов внутри дела используются разделители с указанием года. Оформление папок-файлов может также включать проставление реквизитов дела на корешке папки (или на листке-вкладыше, который помещается в «карман» на корешке обложки).

Для быстрого поиска папки располагаются вертикально. Последовательность расположения дел на полках соответствует последовательности расположения дел в номенклатуре. При поиске сначала находят номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела (на корешке папки) — необходимые документы.

Оформление дел — это комплекс работ по их переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Оформление дел начинается с момента заведения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено.

Оформление дел проводится главным специалистом Управления делопроизводства и архива, а в Финансовом Управлении делопроизводителем. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел.

На практике в Администрации города Кирова, оформление дел происходит неравномерно, в 2014 году формировались и оформлялись дела за 2011;2012 года.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

Полное оформление дел включает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов;

составление заверительной надписи (заверительного листа) дела;

оформление всех реквизитов обложки дела.

Заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры дел. При вертикальном способе хранения номер дела проставляют и на корешке дела для удобства его поиска.

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы). Если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы).

Заголовок дела проверяется и уточняется при полистном просмотре дела. При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

Аннотация к заголовку дела пишется после него с красной строки.

Реквизит «дата дела содержит годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т. д.), являются крайние даты документов, то есть число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело. Также датируются дела, состоящие из нескольких томов (частей) .

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т. п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются).

В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества листов дела и фиксации особенностей их нумерации на отдельном листе составляется заверительная надпись. В ней цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) — количество листов внутренней описи (при ее наличии).

Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена и т. д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется ручкой (чернилами) в ведомственном архиве. Он ставится только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных экспертной комиссией соответствующего учреждения государственной архивной службы. До этого он проставляется карандашом.

Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел. Сводные описи до этого должны быть одобрены экспертной комиссией администрации, согласованы с постоянной экспертной комиссией соответствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел по личному составу) и утверждены Главой Администрации города Кирова. В архивном шифре указываются номер фонда, номер описи номер дела.

В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые изменения, дополнительные сведения и уточнения.

Перед подшивкой дел из них удаляют металлические скрепления (булавки, скрепки) и в конце каждого вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя для заверительной надписи. Все листы дела нумеруются черным графитным карандашом в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он сложен). Документ, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.

Дела постоянного хранения должны быть переплетены и подшиты прочной ниткой в твердую обложку (папку) в 4 прокола. Нельзя зашивать текст документа. В тех случаях, когда текст очень близко подходит к краю листа и может быть поврежден при подшивке, к листу подклеивается полоска прочной бумаги, за которую документ и будет подшит.

Подготовка исполненных документов к последующему хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Основная цель хранения документов — это создание условий для их использования в справочной работе и пополнение Государственного архивного фонда Российской Федерации.

Подготовка исполненных документов к хранению включает: экспертизу ценности документов; оформление документов, сдаваемых в архив; составление описи документов постоянного и долговременного хранения; обеспечение сохранности дел; передачу дел в архив (архив учреждения, а затем государственный).

3.4 Экспертиза ценности и организация хранения документов

Хранение документов в Финансовом Управлении Администрации города Кирова организуется на основании Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Экспертиза ценности документов производится с целью определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение. Экспертиза ценности документов в Администрации проводится: при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Администрации создается ЭК.

Функции и права ЭК, а также организация работы определяются Положением о постоянно действующей экспертной комиссии администрации города Кирова, утвержденным приказом первого заместителя Главы Администрации. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного срока хранения для передачи в архив, отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в подразделениях, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел.

Из дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Описи дел имеют следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи, индекс дела (тома, части), заголовок дела (тома, части), дата дела (тома, части), количество листов в деле (томе, части), срок хранения дела.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером);

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т. п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

Документы администрации постоянного срока хранения по прошествии 5 лет и после проведения экспертизы их ценности подлежат обязательной передаче на государственное хранение в государственное областное учреждение «Государственный архив Кировской области».

Документы по личному составу хранятся 75 лет в архиве администрации. При ликвидации администрации они могут быть переданы правопреемнику или приняты на хранение в государственное областное учреждение «Государственный архив документов по личному составу Кировской области».

Особый интерес вызывает срок хранения финансовых документов. Проанализировав номенклатуру дел Финансового Управления, можно сделать вывод, что большинство финансовых документов передаются на постоянное хранение или на хранение сроком до 5 лет. Например «Сводная бюджетная роспись на текущий финансовый год и плановый период», «Утвержденный бюджет муниципального образования „Город Киров“», «Муниципальная долговая книга города Кирова», «Сводная годовая бюджетная (бухгалтерская) отчетность главных распорядителей бюджетных средств», в соответствии с номенклатурой подлежат постоянному хранению. Большая часть финансовых документов по номенклатуре хранится не более 5 лет. Например документы к проекту доходов бюджета муниципального образования «Город Киров» (справки, анализы, расчеты), документы об открытии, закрытии, переоформлении текущих, лицевых счетов (заявления, извещения, карточки) хранятся 5 лет, в соответствии с номенклатурой дел.

Выдача дел из архива администрации сотрудникам администрации для работы осуществляется под расписку на срок не более 30 дней. Срок может быть продлен архивом после ознакомления с сохранностью дел, но не более чем на 30 дней.

Заключение

Таким образом, Администрация города Кирова это орган местного самоуправления осуществляющий функции по решению вопросов местного значения и осуществлению переданных ему полномочий.

Сегодня одна из актуальных задач, стоящих перед органами управления, — внедрение электронного документооборота. В Администрации система электронного документооборота уже активно действует, но все еще имеются недочеты: регламент работы с системой электронного документооборота не соответствует реальным возможностям усовершенствованной системы, не все работники справляются с программой и необходимы курсы повышения квалификации. То есть продолжается усовершенствование самого программного обеспечения, но не совершенствуются навыки работников.

В Администрации города Кирова все документы имеют общие этапы прохождения и обработки. Но этот общий путь движения создаваемых в организации документов и получаемых извне складывается из движения и работы с каждым документом в отдельности и напрямую зависит от принятого процесса решения вопросов, поднятых и отраженных в данном документе.

Внедряемые сегодня электронные системы пока что затрагивают лишь типовые, общие этапы обработки документов: получение, регистрацию, контроль, передачу документов, хранение, т. е., те процессы, которые являются общими для всех документов и которые могут быть централизованы. Но автоматизация будет полной только тогда, когда будет определен не только общий документопоток, но и маршрут (движение) каждого документа, выполняющего типовую функцию.

Все документы, создаваемые в организации, при анализе делятся на инициативные, составленные исходя из потребности своей организации, и разработанные «во исполнение» заданий вышестоящих инстанций или в ответ на полученные запросы.

В используемой технологии обработки документа Администрация города Кирова рассматривается как объединение равноправных структурных подразделений, без детализации на уровне конкретных исполнителей. Каждому подразделению назначается роль, определяющая обязанности по обработке различных видов документов. Для разных документов одно и то же подразделение может выступать в различных ролях (канцелярия, руководитель, исполнитель и др.).

В регламенте работы в системе электронного документооборота в администрации происходит деление документов на пять групп по различным этапам работы с ними: входящие документы, исходящие документы, внутренние документы, протоколы совещаний, обращения граждан.

В этой работе были рассмотрены все этапы работы с документами и система электронного документооборота в Администрации города Кирова. Работа с документами практически полностью автоматизирована, но для полного перехода к электронным документам еще не хватает ни техники, ни навыков, ни средств. Уменьшить объем бумажного документооборота удалось за счет перевода внутреннего документооборота в полностью электронный вид, расширения локальной сети, включения в нее других муниципальных учреждений, что так же позволило перевести объемную переписку с ними, в электронный вид. Обращения граждан принимаются на сайте администрации, но перевести их в полностью электронный вид не удается, все еще большое количество обращений поступают в письменном виде.

Хранения документов в Администрации города Кирова организуется на основании Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Ежедневно в Администрации разрабатывается и поступает большое количество документов различных видов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Скорый поиск документов в таких случаях возможен лишь при их четкой классификации — распределения и группировки документов в дела по характерным признакам (одному или нескольким).

Процесс заведения дел представляют собой основные элементы формуляра документа, то есть совокупность составных частей, реквизитов документа. Знание элементов формуляра документа, таким образом, важно не только для правильного составления документов, но и для формирования их в дела. Признаки заведения дел отражаются прежде всего в заголовках дел, состоящих из комплекса документов.

Экспертиза ценности документов в Администрации города Кирова на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая экспертная комиссия. Функции и права экспертные комиссии, а также организация их работы определяются инструкцией по делопроизводству, которая утверждаются главой администрации.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения должна осущесвляется ежегодно в структурных подразделениях непосредственно специалистами Управления делопроизводства и архива совместно с экспертной комиссией под непосредственным методическим руководством архива. Я столкнулась с тем, что документы за 2008, 2009 года все еще не были разобраны, не говоря уже об оформлении и формировании дел. Все это можно объяснить загруженностью, но такая же ситуация и в других структурных подразделениях.

Формированием дел называется группировка документов в дело (в соответствии с номенклатурой дел) и систематизация документов внутри него. Основой формирования дел в делопроизводстве является номенклатура дел.

Все эти операции выполняются регулярно в пределах календарного года. В конце года в структурном подразделении подготавливается столько папок, сколько дел числится в номенклатуре. На обложки из номенклатуры дел переносят их заголовки и индексы, на корешки папок — только индексы. По мере включения в папки первых документов на обложках проставляют дату начала дела. Дело считается заведенным после подшивки в папку первого исполненного документа. Одновременно должна быть оформлена и обложка заведенного дела.

Документы подшиваются в дела только после их исполнения, т. е. окончательного решения затрагиваемых в них вопросов. На документе должна быть отметка об исполнении и направлении документов в дело. Запрещено подшивать в дела не исполненные, ожидающие ответа документы. В процессе формирования документов проверяется правильность оформления документов — наличие и подлинность подписей должностных лиц, дата, регистрационные индексы, отметки о контроле и исполнении.

Формирование дел ведется децентрализовано. В администрации дела формируются в структурных подразделениях, т. е. там, где созданы документы, отражающие деятельность данного подразделения. Периодический контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях осуществляет Управление Делопроизводства и архива в форме разъяснений и консультаций. Архив оказывает методическую помощь при формировании дел.

Подготовка исполненных документов к последующему хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Основная цель хранения документов — это создание условий для их использования в справочной работе и пополнение Государственного архивного фонда Российской Федерации.

Таким образом, документооборот учреждения представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

Рекомендации по улучшению работы с документами в Администрации города Кирова:

1. Даже в условиях системы электронного документооборота, в администрации преобладает бумажный документооборот, что увеличивает затраты и время. Необходимо, повышать количество документов электронного вида и работать с ними без использования бумажного варианта.

2. Оформление дел на практике происходит неравномерно, в 2014 году формировались и оформлялись дела за 2011;2012 года, что затрудняет передачу дел на хранение в архив. Необходимо назначить ответственного сотрудника, для выполнения данной процедуры.

3. Все вышеназванные недочеты оправдываются нехваткой кадров, что свидетельствует о необходимости корректировки самой структуры Финансового Управления и подбором квалифицированных кадров.

Итак проведенный анализ свидетельствует о необходимости унификации на общегосударственном уровне порядка документирования деятельности исполнительно — распорядительного органа по реализации закрепленных функций (управление имуществом, сфера ЖКХ и т. д.). Что касается организации работы с документами, то значительную роль в этом процессе играют локальные организационно — нормативные документы, разработанные в соответствии с существующими требованиями в сфере Документационного обеспечения управления, а также применяемые технологии и технические средства.