Экономические проблемы внедрения СЭД

И наконец приступим к рассмотрению экономических проблем внедрения систем электронного документооборота.

К экономическим проблемам внедрения СЭД относятся:

• 1. Недостаточность средств для организации внедрения. Прямые издержки от внедрения СЭД составляют:
  • · покупка лицензий (рассчитывается по количеству рабочих мест)
  • · покупка дополнительного оборудования
  • · стоимость работ по инсталляции
  • · прочие расходы

Косвенные издержки от внедрения составляют:

• · обучение администраторов
• · обучение сотрудников
• · прочие непредвиденные расходы

При этом директор организации может посмотреть на предстоящие расходы и просто отказаться от проекта. Здесь важно представить руководству компании данные о лишних затратах, вызванных отсутствием электронного документооборота и данные об экономическом эффекте от внедрения СЭД в аналогичных организациях. Дело в том, что процесс внедрения СЭД является очень продолжительным, трудоёмким и требующим постоянного капиталовложения. А экономический эффект будет заметен только спустя 2−3 месяца после начала эксплуатации системы.

• 2. Недостаточность средств для обучения сотрудников. Как уже было сказано выше, сотрудники имеют обычно недостаточные знания о работе с ПК вообще и с электронными системами в частности. Поэтому необходимо организовать курсы обучения (повышение квалификации). Это тоже требует значительных затрат, но является чрезвычайно важным этапом, к которому надо относиться с пристальным вниманием. Всегда помнить, что работать с СЭД будут именно эти сотрудники, и от качества их обучения зависит качество их работы в дальнейшем.
• 3. Необходимость покупки дополнительного специализированного оборудования. Величина этих затрат зависит от уровня технической оснащённости предприятия. Коэффициент недооснащённости может быть от 10 до 40%, по большинству организаций эта цифра вряд ли больше. Приходится покупать новые компьютеры, сканеры и пр. В некоторых случаях требуются особо большие затраты на приобретение, например, крупных промышленных сканеров или роботизированных библиотек для электронного архива.

Но при всех этих затратах нужно помнить, что впоследствии все эти расходы окупятся из-за высокой экономической эффективности СЭД. Положительные результаты будут видны в первые 2−3 месяца после ввода системы в эксплуатацию. Об этих результатах надо сразу же сообщить руководству. Это могут быть, например, экономия на канцтоварах, на бумаге и пр. Важно наглядно показать руководству эффект, потому что без его поддержки процесс может затянуться.

Хотелось бы сделать небольшой вывод.

Процесс внедрения систем электронного документооборота в организации является очень трудным и ответственным периодом в жизни компании. Поэтому проблемы, сложности и сопротивление со стороны сотрудников возникать непременно будут. Но при этом важно выстроить у людей правильную мотивацию: СЭД — это не новый источник проблем и «бесконечного капиталовложения», а, напротив, решение многих проблем, казавшихся неразрешимыми, и прекрасный способ экономия средств предприятия и рабочего времени сотрудников.

А сам процесс может пойти гораздо быстрее, если люди почувствуют себя участниками внедрения, а не жертвами деспотичного решения руководителей.