Хранение и учет архивных фондов

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

Собственники документов, отнесенных к составу Архивного фонда РФ, обязаны обеспечивать их сохранность. На особо ценные и уникальные архивные документы создаются страховые копии. Порядок отнесения архивных документов к особо ценным и уникальным, а также порядок создания и хранения их страховых копий устанавливается Росархивом.

Закон об архивном деле определяет следующие виды хранения архивных документов.

Документы Архивного фонда РФ, находящиеся в государственной собственности, хранятся:

• • постоянно — в государственных архивах, музеях, библиотеках и организациях РАН — хранение документов без определения срока (бессрочное);
• • временно — в государственных органах, государственных организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а также в муниципальных архивах в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района или городского округа отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования.

Депозитарное хранение документов Архивного фонда РФ, находящихся в федеральной собственности, осуществляют федеральные органы исполнительной власти и организации, перечень которых устанавливается Правительством РФ. Сроки и условия депозитарного хранения документов Архивного фонда РФ и использования указанных документов устанавливаются в договорах.

Документы Архивного фонда РФ, находящиеся в муниципальной собственности, хранятся:

• постоянно — в муниципальных архивах, музеях и библиотеках;

• временно — в органах местного самоуправления, муниципальных организациях и создаваемых ими архивах в течение установленных сроков.

Документы Архивного фонда РФ, находящиеся в частной собственности, могут храниться их собственниками или владельцами самостоятельно или могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей, а также в организацию РАН. При этом условия хранения этих документов определяются их собственниками или владельцами с соблюдением норм Закона об архивном деле.

Документы Архивного фонда РФ независимо от места их хранения подлежат государственному учету.