Проектирование унифицированной системы документации

Основной компонентой внемашинного информационного обеспечения ИС является система документации, применяемая в процессе управления экономическим объектом.

Определение. Под документом понимается определенная совокупность сведений, используемая при решении технико-экономических задач, расположенная на материальном носителе в соответствии с установленной формой.

Важные свойства документа: многофункциональность (регистрация, хранение, передача информации) и юридическая сила.

Система документации — это совокупность взаимосвязанных форм документов, регулярно используемых в процессе управления экономическим объектом.

Отличительной особенностью системы экономической документации является большое разнообразие видов документов, которые можно классифицировать по самым разным основаниям.

Существующие системы документации, характерные для неавтоматизированных ИС, отличаются большим количеством разных типов форм документов, большим объемом потоков документов и их запутанностью, дублированием информации в документах и работ по их обработке и, как следствие, низкой достоверностью получаемых результатов. Для того чтобы упростить систему документации, используют следующие два подхода:

• · проведение унификации и стандартизации документов;
• · введение безбумажной технологии, основанной на использовании электронных документов и новых информационных технологий их обработки.

Унификация документов выполняется путем введения единых форм документов. Таким образом, вводится единообразие в наименования показателей, единиц измерения и терминов, в результате чего получается унифицированная система документации.

Определение. Унифицированная система документации (УСД) — это рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, который отвечает единым правилам и требованиям и содержит информацию, необходимую для управления некоторым экономическим объектом. По уровням управления, они делятся на межотраслевые системы документации, отраслевые и системы документации локального уровня, т. е. обязательные для использования в рамках предприятий или организаций.

Любой тип УСД должен удовлетворять следующим требованиям:

• · документы, входящие в состав УСД, должны разрабатываться с учетом их использования в системе взаимосвязанных экономических ИС;
• · УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система;
• · УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации;
• · УСД должна обеспечить информационную совместимость ЭИС различных уровней;
• · все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД, и все реквизиты-признаки в них должны быть закодированы с использованием международных, общесистемных или локальных классификаторов.

Примечание. Говоря об экономической информации, принято выделять в ней элементарные неделимые единицы — реквизиты. Все реквизиты разделяются на реквизиты-основания и реквизиты-признаки. Реквизиты-основания отражают количественную сторону экономических процессов, а реквизиты-признаки — качественную. Например, наименование товара — это реквизит-признак, а цена — реквизит-основание.

Основные этапы проектирования унифицированной системы документации ИС

1. Построение новых форм документов. Данный этап включает в себя следующие виды работ:

a. Определение состава результатных показателей;

b. Определение состава первичных показателей;

c. Распределение выявленных показателей по формам документов;

Первичные документы предназначены для отражения процессов в материальной сфере и поставляют все постоянную и оперативную информацию, необходимую для решения экономических задач и выработки экономических решений.

Результатные документы предоставляют расчетную (результатную) информацию, предназначенную для осуществления процессов управления.

d. Выбор типа носителя для документа (бумага, экран ЭВМ и т. п.).

e. Определение способа считывания информации из документа (визуально или автоматически);

f. Проектирование форм результатных и первичных документов.

2. Унификация созданных и ранее существующих документов.

a. Составление перечня используемых документов с их распределением по функциональным подсистемам;

b. Определение характеристик документов (частота и периодичность составления, количество реквизитов, адресат);

c. Исключение производных показателей из первичных документов;

d. Формирование словаря терминов и используемых единиц измерения;

e. Классификация и кодирование используемых документов;

f. Уточнение и исправление форм документов.

3. Разработка технологической документации (инструкций), описывающей правила заполнения, передачи, использование и хранения документов, а также схему документооборота (модель жизненного цикла документов, начиная от выписки и заканчивая сдачей в архив).