Анализ работы, выполняемой секретарем директора

На первом этапе членами проектной группы анализировалась должностная инструкция секретаря директора, то есть проводился анализ работы безотносительно к личности конкретного работника. Вот ее основные положения.

На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).

Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:

• 1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
• 2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
• 3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
• 4. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя.
• 5. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы.
• 6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
• 7. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
• 8. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
• 9. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
• 10. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
• 11. Организует командировки руководителя: заказывает авиаи железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
• 12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Кроме того, был применен метод Интервью по получению поведенческих примеров (ИПП) и наблюдение с последующим составлением фотографии рабочего дня. Результаты будут рассмотрены в следующем разделе.