Обработка входящих документов

Для обработки входящих документов регламентированы следующие основные процедуры (рис. 2):

• — экспедиционная обработка;
• — регистрация;
• — рассмотрение руководством и выдача резолюции;
• — ознакомление в структурном подразделении или исполнение;
• — контроль исполнения.

Контроль исполнения осуществляется сотрудниками канцелярии или секретарем организации и включает:

• — постановку документов, ход исполнения которых надлежит отслеживать, на контроль;
• — отслеживание хода исполнение и формирование отчетов для руководства;
• — снятие исполненных документов с контроля.

Рис. 2. Порядок обработки входящих документов

Поступающие в организацию документы попадаю в структурное подразделение канцелярии — экспедицию. Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые.

Под регистрацией входящих документов понимается фиксация факта получения документов путем присвоения им порядковых номеров к записи установленных сведений о «их в регистрационную ферму. Регистрируете» практически вся входящая корреспонденция, за исключением материалов информационно-справочного характера, присланных для ознакомления, а также газет, журналов, личных писем и поздравительных открыток, т. е, для многих документов регистрационный номер является обязательным реквизитом. Требования, которые должны всегда соблюдаться, это. однократная регистрация документа и дальнейший учет его перемещения по структурным подразделениям.

Большинство полученных документов должны быть адресованы на исполнение. При этом существует два основных маршрута прохождения документа: непосредственно исполнителю или руководству.

По результатам рассмотрения поступивших документов выдается резолюция, включающая указания о порядке и характере их исполнения, об ответственном исполнителе и сроках исполнения. Сроки могут быть типовыми (устанавливаемыми нормативными актами) или индивидуальными (устанавливаемыми руководителями). В некоторых организациях резолюция руководства оформляется как самостоятельный документ — поручение.

Рассмотренные документы направляются через канцелярию назначенному в резолюции ответственному исполнителюначальнику департамента, управления или отдела, который, получив документ с резолюцией, может наложить уточняющую резолюцию, предназначенную исполнителю рангом ниже, и т. д. Кудрявцев В. А. Организация работы с документами. — М.: ИНФРА-М, 2000. — с. 68.

Ход исполнения некоторых входящих документов (порядка 10% от общего объема поступающей корреспонденции) подлежит централизованному контролю. Это означает, что выданная руководителем резолюция по исполнению документа заносится сотрудником канцелярии в учетную карточку, т. е. документ ставится на контроль. Затем во время его исполнения в структурном, подразделении сотрудник канцелярии отслеживает состояние дел. Руководство получает от него информацию об исполнении контролируемых документов в форме разнообразных делопроизводственных отчетов.

Когда документ исполнен, его снимают с контроля — вносят в учетную карточку данные о результатах работы с документом и ссылку на номер дела, в которое помещается документ.