Документирование деятельности организации

В ОДО «Тут и Там Логистикс» присутствует смешанная организационная форма работы с документами. Часть операций (прием и обработка поступающих и отправляемых документов, регистрация, тиражирование) выполняется секретариатом, а отдел кадров выполняет операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их обработке перед сдачей в архив, оформлением документов по приему на работу, переводам, перемещениям, увольнениям, оформлением трудового отпуска.

Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также оперативные, организационные, кадровые и другие вопросы внутренней работы организации.

Проекты приказов, распоряжений готовятся на основании поручений директора организации, его заместителями или в инициативном порядке начальниками подразделений, отделов.

Приказы оформляются на бланке и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения в соответствии с «СТБ 6.38−2004"Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Передача приказов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководства организации.

Подготовка приказа включает в себя изучение существа вопроса, сбор необходимых сведений, подготовку проекта приказа, согласование проекта, подписание, регистрацию.

После регистрации приказов или распоряжений их заверенные копии рассылаются в структурные подразделения организации на основании листа рассылки. Лист рассылки составляется непосредственно исполнителем документа. В конце листа рассылки указывается его фамилия и дата передачи секретариату для дальнейшей передачи в структурные подразделения организации. В ОДО «Тут и Там Логистикс» составляется лист рассылки по филиалам и представительствам.

Порядок оформления и составления бланков и организационных и распорядительных документов в полной мере соответствует требованиям Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь.

Поскольку ОДО «Тут и Там Логистикс» оснащено компьютерными средствами, то в организации применяются различные программные средства, среди которых в первую очередь необходимо выделить Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook.

Также используются такие специальные программы, как «Меркурий», «1С бухгалтерия».

Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем структурного подразделения, и утверждаются генеральным директором в форме грифа утверждения или путем издания приказа.

Текст проекта положения, правил, инструкций печатается на общем бланке.

Кроме вышеперечисленных документов, секретариат и отдел кадров издает также следующее: инструктивные и информационные письма, докладные записки, табели, доверенности, описи дел постоянного хранения, журналы регистрации и так далее. Все эти документы перечислены в номенклатуре дел компании.