Организация документооборота на конкретном предприятии

Как уже было выше сказано, данная ИС будет разрабатываться в строгом соответствии с устоявшимися правилами ведения складского учета на данном предприятии. И для того чтобы выявить основные задачи, которые должна будет решать будущая ИС, необходимо поэтапно разобрать весь процесс поступления товаров на склад и выбытии этих товаров со склада.

Структурная схема поступления товарно-материальных ценностей от поставщиков на ответственное хранение на склад, выглядит следующим образом:

Где:

• · «Поставщик» — предприятие-производитель, с которым у данной организации заключен договор о принятии делегированных прав на гарантийное обслуживание товаров данного предприятия-производителя.
• · «Пакет сопроводительных документов» — включает в себя накладную (в виде партионной карты формы № МХ-10) на весь товар, в которой указано: дата, наименование и код каждой запчасти, цена и количество, счет-фактуру и пр. документы.
• · «Товарно-материальные ценности» — собственно партия товаров переданных на ответственное хранение.
• · «Склад» — Складские помещения организации, принявшей товар.

Как видно из представленной схемы предприятие, хранит у себя на складе товары от нескольких поставщиков. Из чего следует что каждый из поставщиков, в конце отчетного периода (как правило, ежемесячно) будет требовать, так называемый отчет «О движении запасных частей для гарантийного ремонта», только по своему перечню материалов, переданных под ответственное хранение.

Но до отчета пока далеко, и стоит вернутся в момент фактической передачи товара от поставщика на склад. Здесь одна копия накладной и счет-фактура отдаются в бухгалтерию, а другая остается на складе. Далее кладовщик обязан внести весь перечень поступивших товарно-материальных ценностей в «Складской журнал».

Теперь теоретическая ситуация: Клиент, приобретший у предприятия-производителя или у его партнеров когда-либо товар, пусть это будет «Холодильник», и этот холодильник сломался, при чем сломалась именно та деталь, которая по каким-либо причинам не может быть отремонтирована. Следовательно, ее нужно заменить на новую, которая лежит на складе организации взявшейся за ремонт. Но так просто взять эту деталь со склада организация не может, т.к. она находится в ее ведении как «товарно-материальные ценности, взятые на ответственное хранение», и чтобы ее можно было использовать слесарь-ремонтник составляет акт о необходимости замены неисправной запчасти на новую и затем на основании этого акта, выписывает у кладовщика новую запчасть, которую в последствии заменит на старую. Старую деталь он обязан вернуть кладовщику.

Теперь у кладовщика есть акт о замене и старая деталь, которая снова будет зачислена на склад как товарно-материальные ценности, взятые на ответственное хранение, о котором он делает запись в своем журнале и сохраняет этот акт в общей кипе документов. Обычно кладовщик в этот же день составляет еще один акт «О списании старой (-ых) детали (-ей)», запись о котором также поступает в журнал…

И вот настал тот момент, когда кладовщику необходимо отчитаться перед определенным поставщиком. Он теперь должен найти у себя в журнале все операции произведенные, за отчетный период, по товарам данного поставщика и сохраненные акты о замене и списании. На основании этих данных он теперь должен составить отчет «О движении запасных частей для гарантийного ремонта», в котором для каждого наименования деталей он должен указать:

• · Текущие остатки на складе на начало отчетного периода, которые в свою очередь будут делится на «Годные» (новые, в рабочем состоянии) и «Не годные» (те детали на которые бала заменена новая деталь);
• · Если были поставки (приход) новых запчастей от поставщика, эти операции тоже вносятся в этот отчет;
• · Все (подтвержденные актом о замене) операции о по замене старых деталей на новые;
• · Если были операции по «Возвращению не годных запчастей» поставщику или «по утилизации на месте» (об этой операции чуть позже), то они тоже вносятся в этот отчет;
• · Текущие остатки на складе на конец отчетного периода, которые так же делятся на «годные» и «негодные»

Далее этот отчет подтверждается необходимыми подписями, так же к нему прилагаются все акты по произведенным операциям, и отправляется поставщику по почте.

Через какое-то время от поставщика приходит ответ, в котором кладовщика уведомляют о принятии (не принятии) высланного ранее отчета «О движении …». Так же поставщик прилагает к этому ответу уведомление о необходимости вернуть ему определенный перечень «не годных» деталей, или соответственно разрешение от их утилизации на месте.

После чего кладовщик обязан в течение текущего месяца:

• · если было уведомление о необходимости возврата — составить накладную и вернуть запчасти поставщику:
• · если было разрешение на утилизацию — так же составить акт/накладную об утилизации на месте.

И в следующем отчете «О движении …» за отчетный период в нем ко всему прочему, буду отражены вышеописанные операции.

Как видно описанный выше документооборот несложен, но как было сказано ранее, такая отчетность проводится для каждого из поставщиков отдельно, и подготовка документального подтверждения отчета занимает много времени.