Проектирование автоматизированной системы «Абитуриенты»

1. Представление базы данных

1.1 Описание используемого программного обеспечения

1.2 Описание предметной области

2. Проектирование базы данных

2.1 Создание таблицы

2.2 Разработка пользовательских форм

2.3 Создание запросов

2.4 Создание отчетов

2.5 Создание строки меню, панели инструментов, контекстного меню. Настройка параметров запуска приложения

Заключение

Список используемой литературы

Для принятия обоснованных и эффективных решений в производственной деятельности, в управлении экономикой и в политике современный специалист должен уметь с помощью компьютеров и средств связи получать, накапливать, хранить и обрабатывать данные, представляя результат в виде наглядных документов. Поэтому, в данной курсовой работе рассмотрим работу с базой данных.

Целью данной курсовой работы является создание автоматизированной системы «Абитуриенты».

Для этого необходимо создать базу данных, содержащую сведения о студентах, их успеваемости и предпочтениях.

Приложение Microsoft Office Access представляет собой инструмент, позволяющий реализовать поставленную цель.

Достижение цели осуществляется посредством комплекса задач:

· ввод, хранение и поиск информации об абитуриентах;

· регистрация основных данных о специальностях, предпочитаемых абитуриентами;

· отслеживание результатов поступления.

Курсовой проект состоит из введения, двух глав, заключения и списка используемой литературы.

1. Представление базы данных

1.1 Описание используемого программного обеспечения

Microsoft Access 2007 — это система управления базами данных (СУБД), предназначенная для создания и обслуживания баз данных, обеспечения доступа к данным и их обработки.

База данных (БД) представляет собой организованную структуру, используемую для хранения данных, т. е. любых сведений о явлениях, процессах, действиях и т. д. Данные несут в себе информацию о событиях, происходящих в материальном мире, и, по сути, являются зарегистрированными сигналами, возникшими в результате этих событий. Данные становятся информацией, если пользователь обработает их и осмыслит, применив при этом адекватные этим данным методы. Сегодня большинство СУБД размещают в своих структурах не только данные, но и методы (программные коды), поэтому можно утверждать, что Microsoft Access 2007 — это СУБД, предлагающая широкий диапазон средств для хранения информации и эффективного управления этой информацией.

Базы данных содержат различные объекты, основными из которых являются таблицы. Структура простейшей базы данных соответствует структуре её двухмерной таблицы, содержащей столбцы и строки. Их аналогами в структуре простейшей базы данных являются поля и записи.

Основными свойствами полей являются имя поля, тип поля, его размер, определяющий предельную длину данных, размещаемых в этом поле, и др.

База данных может состоять из нескольких таблиц, содержащих различную информацию. Эти таблицы связаны между собой каким-либо определённым полем, называемым ключевым полем. Ключевое поле позволяет однозначно идентифицировать каждую запись таблицы, т. е. каждое значение этого поля отличает одну запись от другой. Связи между таблицами дают возможность совместно использовать данные из различных таблиц.

Взаимосвязанные двухмерные таблицы, являющиеся объектами СУБД, называются реляционными таблицами, а сами СУБД — реляционными базами данных.

СУБД Microsoft Access 2007 ориентированы на работу с объектами семи различных типов: таблицами, запросами, формами, отчётами, страницами, макросами, модулями.

1.2 Описание предметной области Широкое применение компьютерных технологий в учебном процессе выдвинуло перед работниками приемной комиссии задачу автоматизировать свою работу от момента заполнения личной карточки абитуриента до выполнения различного рода отчетов.

В базе «Абитуриент» должны отражаться личные данные абитуриентов в которых хранятся данные об аттестате, сведения о сдаче вступительных экзаменов, форма обучения, а также некоторые дополнительные данные (информация о поданных заявлениях, сведения о родителях, воинский учет, увлечения). Формируются списки на зачисление согласно результатам вступительных экзаменов.

Сбор необходимой информации, ее анализ и структурирование помогли создать модель предметной области. Модель включает в себя объекты, информация о которых храниться в БД:

АБИТУРИЕНТ — сведения об абитуриентах;

АТТЕСТАТ — сведения об аттестате;

ОТЕДЕЛЕНИЯ — сведения об отделениях;

СПЕЦИАЛЬНОСТЬ — сведения о специальностях;

2. Проектирование базы данных

2.1 Создание таблицы

В базу данных Microsoft Access входят такие компоненты, как: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, страницы и модули. Но я рассмотрю только те компоненты, которые были применены в разрабатываемой базе данных «Абитуриенты». В своем курсовом проекте я хочу рассказать, как создаются таблицы, запросы, формы и отчеты; для чего они служат, и как с ними работать.

Таблица — это набор данных по конкретной теме, такой как фамилии клиентов или их личные данные. Использование отдельной таблицы для каждой темы означает, что соответствующие данные сохранены только один раз, что делает базу данных более эффективной и уменьшает число ошибок при вводе данных. Таблицы организуют данные в столбцы (называемые полями) и строки (называемые записями).

Для создания таблицы достаточно воспользоваться конструктором таблиц, с помощью которого можно определить имена полей таблиц и типы данных полей (рис 1).

Рис 1. Режимы создания таблиц

Диалоговое окно состоит из некоторых частей, которые позволяют создать таблицу в режиме, в котором удобно:

· Режим таблице. Ввод данных в строки и столбцы

· Конструктор. Создание структуры таблицы

· Мастер таблиц. Создание таблице путем выбора полей из существующих таблиц.

· Импорт таблиц. Импорт таблиц и объектов базы данных из внешнего файла новую таблицу Access

· Связь с таблицами. Создание таблицы, связанной с таблицей из внешнего файла.

Создание таблицы в режиме Мастера таблиц Использование Мастера таблиц служит отличным примером, позволяющим понять общую процедуру работы с мастерами Access. Создание таблиц на основе образцов Мастера таблиц имеет ограниченные возможности в настоящих приложениях. В большинстве случаев для создания таблиц используется импорт или связывание данных с другими базами данных или электронными таблицами (рис 2).

Рис 2. Создание таблицы в режиме Мастер таблиц Создание таблицы в режиме Конструктора таблиц Я создавала таблицы с помощью Конструктора таблиц, т.к. с его помощью это делается быстро и без особых труднойстей.

После создания в базе данных Microsoft Access отдельных таблиц по каждой теме необходимо выбрать способ, которым Microsoft Access будет вновь объединять сведения таблиц. Первым делом следует определить связи между таблицами. После этого можно создать запросы, формы и отчеты для одновременного отображения сведений из нескольких таблиц. Для определения связей между таблицами следует воспользоваться командой Схема данных из меню Сервис (рис 3).

Рис 3. Определение связей

2.2 Разработка пользовательских форм Вносить данные в БД можно двумя способами: в таблицу и в форму. Если введенные данные подвержены частым изменениям, то целесообразнее пользоваться формой.

Форму можно создать тремя способами:

С помощью Конструктора форм, возможно создание формы «с нуля». При этом следует выбрать таблицу или запрос, чьи данные необходимо отобразить в форме.

С помощью Мастера форм, который руководит процессом проектирования форм. В результате диалога пользователя и мастера форм появляется готовая форма.

Используя Автоформу, которая на основе выбранной таблицы создает форму следующих типов (в столбец, ленточная, табличная) и т. д.

Каждую форму можно представить на экране в одном из трех режимов (меню Вид):

в режиме конструктора, где возможно отредактировать элементы управления в форме (изменить их положение и размер, свойства, вид, количество, группирование);

в режиме формы (рабочий режим);

в режиме таблицы.

При редактировании формы в режиме конструктора двойной щелчок мыши по любому объекту вызывает свойства объекта для редактирования:

Группа свойств Макет содержит свойства, которые определяют способы отображения объекта. Например, для объекта Форма — рисунок фона, размеры, оформление и т. д.; для объекта Поле — способы отображения дат, чисел и т. д.

Группа свойств Данные указывает для объектов Форма, Поле: источники данных, фильтр, порядок сортировки, маску ввода, значение по умолчанию и т. д. Задаваемые здесь значения перекрывают значения заданные ранее.

Группа свойств Событие содержит различные события, связанные с выбором элементов управления: Кнопок, Групп переключателей и т. д. Эти свойства можно использовать для запуска макроса или выполнения какого-либо кода Visual Basic.

Группа свойств Другие содержит свойства, которые не вошли в остальные разделы. Например, у объекта Поле — всплывающая подсказка, контекстное меню и т. д.

Форма в режиме конструктора имеет разделы, которые содержат определенную информацию. Например: Заголовок формы, Область данных, Примечание форма и т. д. Эти области можно увеличивать в размерах и вносить в них изменения. Каждая из областей имеет свои настраиваемые свойства.

Для добавления элементов в форму в режиме конструктора необходимо:

активизировать на панели инструментов Мастера ;

на панели инструментов выбрать объект, поместить его на форму;

настроить свойства объекта.

Для вынесения на форму связанных с ней полей таблицы или запроса можно воспользоваться Списком полей (Меню Вид/Список полей).

Очень часто необходимо просматривать данные из нескольких таблиц, для решения этой задачи можно использовать различные возможности Microsoft Access.

Для создания Автоформы на основе нескольких таблиц необходимо сначала организовать запрос, в котором связаны данные из этих таблиц.

Мастер форм позволяет выбирать поля для формы из различных связанных между собой таблиц, выбирать порядок следования полей в форме, вид формы и стиль оформления. С помощью Мастера форм можно создать Подчиненную форму. При создании подчиненной формы она должна быть связана типом связи 1: М. Подчиненная форма — это форма, которая входит в состав другой формы и отображает данные из связанной таблицы.

Я создавал формы с помощью Конструктора форм (рис. 4)

Рис. 4. Пример формы

2.3 Создание запросов Поиск и отбор любой нужной информации можно производить с использованием запросов, имеющих большие возможности, чем рассмотренные ранее средства фильтрации и сортировки.

Запрос — выборка Запросы на выборку создаются в режиме конструктора по определенным правилам. Условия отбора данных задаются в поле Условие отбора. Пример 1: Отобразить ФИО всех абитуриентов желающих поступить на техническое отделение (рис. 5).

Рис. 5. Пример запроса на выборку Запросы с вычислениями В запросах результаты вычислений не запоминаются в базовой таблице. Вычисления производятся всякий раз, когда выполняется запрос, следовательно, запрос представляет текущее состояние БД. Изменить вычисления вручную невозможно.

Запросы с вычислениями можно разбить на две группы: запросы с вычисляемыми полями (горизонтальные вычисления) и итоговые запросы (вертикальные вычисления).

Запросы с вычисляемыми полями создаются в режиме конструктора по следующему алгоритму:

· создать запрос в режиме конструктора;

· поставить курсор в пустое имя поля;

· выбрать Мастера построителя выражений ;

· построить выражение для вычислений, используя операторы, функции, поля таблиц, запросов и т. д.;

· отредактировать имя нового поля, заменив Выражение1 на название нового поля.

Пример: Рассчитать средний бал результатов экзамена каждого абитуриента (рис. 6).

Рис. 6. Пример запроса с вычисляемым полем

Перекрестный запрос

Создаем данный запрос с помощью Мастера Перекрестных:

Рис. 7. Полученный результат перекрестного запроса

Запросы на изменение данных

Запрос на обновление данных можно организовать изменением запроса на выборку в режиме конструктора через меню Запрос Обновление. При этом в поле Условие вносим условие отбора данных для обновления, а в поле Обновление — необходимые изменения.

Пример: Изменить номер телефона заведующего отделением (рис. 8).

Рис. 8. Пример запроса на обновление данных

Запрос на удаление данных позволяет удалить данные из одной таблицы по условию.

Пример: Удалить данные о специальности «Экономика и бухгалтерский учет» (рис. 9).

Рис. 9. Пример запроса на удаление данных

Параметрические запросы

Параметрические запросы позволяют создавать запросы, изменяемые при каждом отображении данных. Для создания параметрического запроса в поле Условие вносят текст в квадратных скобках, данный текст определяет название окна для внесения параметра.

Пример: Показать сведения об абитуриентах с определенной фамилией (рис. 10).

Рис. 10. Пример параметрического запроса

Рис 11. Пример окна для внесения параметра параметрического запроса

SQL (Structure Query Language — Структурированный Язык Запросов) — стандартный язык запросов для работы с базами данных. SQL содержит примерно 40 операторов для выполнения различных действий внутри СУБД. Рассмотрим некоторые из них. Категория операторов Data Manipulation Language (DML) содержит операторы, позволяющие выбирать, добавлять, удалять и модифицировать данные. Операторы DML представлены в табл. 1.

Таблица 1 Операторы языка SQL категории DML

Иногда оператор SELECT относят к отдельной категории, называемой Data Query Language (DQL).

Например: Объединим данные двух таблиц

SELECT Абитуриенты. Фамилия, Аттестат. Русский, Аттестат. Математика, Аттестат. Физика

FROM Абитуриенты INNER JOIN Аттестат ON Абитуриенты. Код_Абитуриента = Аттестат. КодАБ];

Рис. 12. Пример запроса на объединение

2.4 Создание отчетов

Для создания отчета в программе Access существует несколько способов:

для создания простого отчета — Мастер отчетов;

для самостоятельного создания отчета существует режим Конструктор;

для построения отчета по данным выбранной таблицы — Автоотчет;

для создания отчетов с виде диаграмм — Мастер диаграмм;

для создания наклеек — Мастер почтовых наклеек.

Автоотчет создает отчет на основе одной таблицы или запроса.

Мастер отчетов позволяет создать отчет на основе нескольких связанных таблиц или запросов, добавить уровни группировки, создать итоговый отчет.

Редактировать отчет удобно в режиме Конструктора. Разделы отчета (просмотреть и редактировать можно в режиме Конструктора):

Заголовок отчета — элементы управления, размещенные в этом разделе, видны только в начале отчета.

Верхний колонтитул — элементы управления видны в начале каждой страницы.

Заголовок группы — содержит имя того поля, на котором он основан, если отчет с группировкой записей. Собственный заголовок группы есть у каждой группы записей.

Область данных — в этом разделе размещаются детальные данные отчета. Если свойству Вывод присвоить значение НЕТ, то данные полей, расположенные в этом разделе отчета, будут скрыты.

Примечание группы — элементы управления, размещенные в этом разделе, оказываются последними элементами каждой группы записей.

Нижний колонтитул — элементы управления видны в конце каждой страницы.

Примечание отчета — элементы управления, размещенные в этом разделе, оказываются в конце отчета, но перед элементами последнего нижнего колонтитула.

Если отчет создан на основе таблицы, в которой сохранен фильтр, то отчет наследует фильтрацию.

Пример создания итогового отчета с группировкой. На основе таблиц Схема данных, которых изображена на рисунке 13, составим отчет. Отчет в режиме просмотра представлен на рисунке 14.

Рис. 14. Схема данных базы данных Абитуриенты

Рис. 15. Пример итогового отчета с группировкой в режиме просмотра

2.5 Создание строки меню, панели инструментов, контекстного меню. Настройка параметров запуска приложения

В состав Access входят встроенные меню и панели инструментов. Набор этих компонентов в окне приложения может быть разным в зависимости от выполняемой задачи. Настройка панели инструментов производится стандартным общепринятым во всех приложениях Microsoft Office способом. Рассмотрим подробнее создание панели инструментов, главного и контекстного меню для приложения Microsoft Access.

Для создания меню необходимо:

выбрать меню Microsoft Access Вид/Панель инструментов/Настройка;

выбрать вкладку Панель инструментов, нажать кнопку Создать;

изменить название Настраиваемая 1 на любое название меню;

нажать кнопку Свойства;

настроить тип — Строка меню (в данном пункте при необходимости можно выбрать Строка меню, Панель инструментов, Контекстное меню);

для создания команд в строке меню можно использовать как уже имеющиеся встроенные в Access команды, так и созданные ранее разработчиком данного приложения макросы, таблицы, запросы или прописать код на языке Visual Basic for Applications. Для этого необходимо выбрать вкладку Команды, в окне Категории выбрать строку например: Все макросы. Поочередно перетащить мышкой созданные макросы на созданную строку меню;

для изменения свойства каждой кнопки необходимо щелкнуть по правой кнопке мыши по редактируемому пункту меню и настроить Подпись, Всплывающая подсказка, Стиль;

после закрытия окна Настройки созданное меню можно использовать при работе с формой, отчетом и т. д. Для этого в свойстве Строка меню объекта выбрать имя созданного меню.

При создании контекстного меню разработчик данного приложения может найти разработанное им контекстное меню в Настройках панели инструментов Access на вкладке Настройка, установив галочку Строка меню.

Настройка параметров запуска приложения

В Access имеется диалоговое окно Параметры запуска, в котором можно задать режим открытия приложения. Для работы с окном Параметры запуска необходимо выбрать в меню Access Сервис/Параметры запуска. Окно Параметры запуска позволяет задать заголовок приложения, сменить значок приложения, настроить строку меню, организовать вывод необходимой формы или страницы, настроить контекстное меню. При настройке запуска приложения необходимо проявлять осторожность, т.к. отсутствие полного набора меню Access, контекстного меню по умолчанию, окна базы данных, встроенной панели инструментов и меню может затруднить дальнейшее редактирование приложения разрабатываемой базы данных.

запрос отчет access меню

Заключение

Использование баз данных и информационных систем становится неотъемлемой составляющей деловой деятельности современного человека и функционирования преуспевающих организаций. Ни одна фирма не обходится без помощи компьютеров. Хранение данных, написание документов, составление графиков, таблиц, расписаний, создание презентаций во всем в этом нам помогает компьютер, и помогает успешно. В связи с этим большую актуальность приобретает освоение принципа построения и эффективного применения соответствующих технологий и программных продуктов.

В результате выполнения поставленных задач, мной была достигнута цель, конечным результатом которой являлась разработка базы данных «Абитуриенты», которая включает в себя: 4 таблиц, 8 запросов, 4 форм и 3 отчета. Создаваемые запросы, формы и отчеты позволяют быстро обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты и т. д. Она позволяет полностью автоматизировать, и тем самым облегчить работу с данными пользователю.

Список используемой литературы

1. Карпова Т. С. Базы данных. — СПб: Питер, 2001.

2. Риккарди Г. Системы баз данных. — СПб: Вильямс, 2005.

3. Шумаков П. В. Delphi 3 и создание приложений баз данных. — М: Нолидж, 1998.

4. Дейт К.Дж.

Введение

в систему баз данных. — М.: Диалектика, 1999.

5. Джудит С. Боуман, Сандра Л. Эмерман, Марси Дарновски SQL. Практическое использование языка структурированных запросов. — М.: Вильямс, 2001.

6. Интернет-ресурсы: БД, СУБД.

7. Цаленко М. Ш. Моделирование семантики в базах данных. — М.:Наука, 1999.

8. Керри Н. Праг, Майкл Р. Ирвин Microsoft Access 2000. — М.: Диалектика, 2000.

9. С. Робин Microsoft Access 2000 — СПб: Питер, 2000.

10. Новалис С. Access 2000. Руководство по VBAМ.: ЛОРИ, 2001.