Ресурсное планирование

СОДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕ

1. ЗНАКОМСТВО С ПРОГРАММОЙ MS Projeсt

2. РЕСУРСНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ

2.1 Общие понятия

2.2 Виды ресурсов, допустимых для планирования в MS Project

2.3 Использование MS Project для выравнивания загрузки ресурсов

3. СТАНДАРТНАЯ СТАВКА ОПЛАТЫ РЕСУРСА

3.1 Определение стоимости ресурсов

3.2 Стоимость назначений

3.3 Стоимость задач

3.4 Методы начисления затрат

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Интенсивное развитие информационных и коммуникационных технологий в последние годы в совокупности с современными социально-экономическими тенденциями в мировой экономике привело к формированию новых требований к планированию и управлению проектами в различных областях деятельности человека.

Одним из обязательных условий эффективной реализации проектов в последнее время становится применение современных средств и инструментов управления проектами, основанных на использовании новых информационных и коммуникационных технологий. Развитие специального программного обеспечения для планирования и управления проектами обусловлено, в первую очередь, необходимостью максимальной интеграции ИТ-сферы и наиболее эффективных методов, средств и инструментов теории управления проектами.

Деятельность практически любого современного проекта, независимо от продолжительности, сферы деятельности, количества и состава участников, бюджета, намеченных целей и задач проекта, на современном этапе невозможно представить без использования современного программного обеспечения.

Стандартная ставка оплаты ресурса — это фиксированная ставка оплаты ресурса, то есть рабочей силы, техники, материала, денег в рабочее время. Она необходима для того, чтобы определить стоимость оплаты проекта. Она является, можно сказать, опорной точкой при составлении сметы затрат в области планирования проекта.

Итак, для того, чтобы разобраться что же такое стандартная ставка оплаты ресурса необходимо ознакомиться с общим понятием ресурсов, его видами для планирования в MS Project, с определением стоимости ресурсов, назначений и задач, а также с методами начисления затрат.

1. ЗНАКОМСТВО С ПРОГРАММОЙ MS Projeсt

Прежде чем перейти непосредственно к ресурсам проекта, необходимо познакомиться с удивительной программой, я бы даже сказала, в некотором роде, помощником в создании и управлении проектами. Конечно, без освоения особенностей этой программы и теоретических знаний в области управления проектами невозможно создать настоящий действующий проект, предназначенный для реализации.

Одно из ключевых отличий MS Projeсt состоит в узкой области применения программы. Если другие приложения семейства Microsoft Office ориентированы на широкую область применения и содержат самые разные функции, то программа MS Project предназначена исключительно для управления проектами.

Проект — это работы, планы, мероприятия и другие задачи, направленные на создание уникального продукта (устройства, работы, услуги). Управление проектами — область деятельности, в ходе которой определяются и достигаются четкие цели проекта при балансировании между объёмом работ, ресурсами (такими как деньги, труд, материалы, энергия, пространство и др.), временем, качеством и рисками. Ключевым фактором успеха проектного управления является наличие чёткого заранее определённого плана, минимизации рисков и отклонений от плана, эффективного управления изменениями (в отличие от процессного, функционального управления, управления уровнем услуг).

Стандартная и профессиональная редакции MS Project предназначены для создания плана проекта, который затем можно опубликовать на сервере MS Project Server для организации совместной работы над проектом. С помощью сервера MS Project Server члены проектной команды получают от руководителя задачи, сообщают о ходе их выполнения, перепоручают их друг другу. Руководитель проекта в соответствии с данными, поступающими от сотрудников, отслеживает ход выполнения работ, а руководство организации анализирует загрузку сотрудников и состояние всех проектов, выполняемых в организации.

2. РЕСУРСНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ

2.1 Общие понятия Под ресурсами в проекте понимают рабочую силу, технику (Компьютеры, и другое оборудование), материалы и деньги. Это разновидные товары, необходимые для исполнения работ, что есть обязательным условием исполнения какого-либо проекта.

Очень важным является составление и оценка потребностей в ресурсах, сроков их получения и обеспечения полного и эффективного использования. Необходимо, прежде всего, решить проблему исполнения работ по проекту с необходимым уровнем качества, используя минимально возможное время, ресурсы и деньги.

2.2 Виды ресурсов, допустимых для планирования в MS Project

После того как определен состав задач проекта, нужно определить, кто эти задачи будет исполнять и какое оборудование будет использоваться. Для этого нужно ввести в план проекта список ресурсов и информацию о них, а затем распределить эти ресурсы между задачами.

Как же добавлять ресурсы в проект, планировать и определять степень их возможного участия в проекте?

Планирование ресурсов начинается с определения состава ресурсов, то есть составления списка людей и оборудования, необходимого для выполнения проектных работ. Работа со списком ресурсов осуществляется в представлении Resource Sheet (Лист ресурсов), и наиболее удобной для ввода данных является таблица Entry (Ввод).

Например:

Для добавления нового ресурса в список нужно установить курсор в поле Resource Name (Название ресурса) и ввести его название. Затем в поле Туре (Тип) нужно выбрать один из двух пунктов раскрывающегося списка: Work (Трудовой) или Material (Материальный). Первый вариант нужно выбрать, если ресурс — сотрудник, а второй — если оборудование. До тех пор пока не установлено значение этого поля, другие поля таблицы редактировать не удастся, а после того как значение выбрано, многие поля заполняются стандартными значениями. В моем случае это будет трудовой ресурс.

Чтобы определить равномерность загрузки ресурсов, нужно открыть представление Resource Sheet (Лист ресурсов). В нем все ресурсы, загрузка которых превышает их доступность, выделены красным цветом, а в колонке Indicators (Индикаторы) рядом с их названиями отображается специальный значок .

Обычно, необходимые проекту ресурсы известны заранее, только если в организации накоплен большой опыт выполнения аналогичных проектов. Если же такого опыта нет, то определить ресурсы можно в процессе создания назначений. После того как назначения определены и на каждую задачу назначены исполнители и выделены материалы, перейдя в представление Resource Sheet (Лист ресурсов), мы видим список всех требуемых проекту сотрудников.

2.3 Использование MS Project для выравнивания загрузки ресурсов

Превышение доступности ресурса заключается в том, что для выполнения назначенной работы ресурсу требуется больше времени, чем у него есть. Существует несколько причин, способных привести к этому. Самой распространенной среди них является назначение ресурса на задачи, исполнение которых полностью или частично осуществляется одновременно. Другим вариантом может быть увеличение объема работ задачи, приведшее к превышению допустимого уровня загрузки ресурса. Наконец, назначение ресурса из-за изменений в плане может приходиться на дни, когда ресурс недоступен.

Выровнять загрузку ресурсов можно несколькими способами. Во-первых, уменьшив объем работы перегруженных ресурсов, сократив некоторые задачи или назначив других сотрудников на их выполнение. Во-вторых, избавившись от пересечения задач, вставив в расписание перерывы в задачах или назначениях либо изменив даты их начала и окончания. Наконец, учтя работу, выполняемую ресурсом сверх нормы, как сверхурочную.

Для выравнивания загрузки ресурсов в Microsoft Project можно воспользоваться автоматизированными средствами, а можно перераспределить загрузку вручную. Как правило, используются оба способа, поскольку команда автоматизированного выравнивания использует только второй из перечисленных методов выравнивания и поэтому обычно не может выровнять загрузку всех ресурсов.

3. СТАНДАРТНАЯ СТАВКА ОПЛАТЫ РЕСУРСА Стандартная ставка — это ставка оплаты ресурса в «стандартное» рабочее время. По умолчанию MS Project устанавливает почасовую оплату (например, 350 р/ч).

Определение стоимости проекта: общая стоимость проекта скла — дывается из фиксированной стоимости ресурсов и задач и стоимости назначений. Стоимость назначения определяется стоимостью ресурса, умноженной на длительность назначения (при почасовой ставке), либо фиксированной стоимостью ресурса. При назначении ресурса на задачу MS Project определяет его стоимость и стоимость задачи, складывая стоимость всех ее назначений и добавляя к ним фиксированную стоимость задачи, если она указана. Суммарная стоимость задач определяет стоимость проекта в целом.

3.1 Определение стоимости ресурсов Стоимость использования ресурса определяется на вкладке Costs (Затраты) в диалоговом окне сведений о ресурсе. На этой вкладке в разделе Cost rate table (Таблицы норм затрат) расположены пять таблиц норм затрат с одинаковой структурой, переключаться между которыми можно с помощью вкладок А, В, С, D и Е (рис. 3.1.1, файл Cost1. mpp).

В таблице можно определить стандартную ставку ресурса, ставку за сверхурочную работу и стоимость его использования. Первая указывается в колонке Standard Rate (Стандартная ставка), вторая — в колонке Overtime Rate (Ставка сверхурочных), а третья — в колонке Per Use Cost (Затраты на использование). Ставки вводятся в формате число/единица времени, например 1000 $/то (1000 $/мес), что соответствует оплате $ 1000 за месяц трудозатрат (о том, как обозначаются единицы времени.

Рис. 3.1.1. Определение стоимости ресурса. Редактируем таблицу норм затрат, А Иногда ставка ресурса (например, зарплата или плата за аренду материального ресурса) изменяется во время исполнения проекта. Чтобы предусмотреть изменения оплаты ресурса в плане проекта, таблица содержит колонку Effective Date (Дата действия). В ней можно указать дату, начиная с которой действительны параметры оплаты выбранного ресурса, указанные в одном ряду с ней. Ставки, указанные в первом ряду таблицы, действуют со дня начала проекта, поэтому поле Effective Date (Дата действия) в нем заполнить нельзя.

Например, на рис. 14.1 мы ввели ставку использования ресурса Иванов, равную 1000 $/то (1000 $/мес) с начала проекта и 1100 $/то (1100 $/мес) с 01.03.2002. Это значит, что при расчете стоимости назначения Иванова начиная с 01.03.2002, программа будет использовать новые ставки. Результат этой настройки виден на рис. 3.1.2 (файл Cost1. mpp). Задача В с теми же трудозатратами (5 дней), что и А, стоит дороже потому, что начинается после 1 марта 2002 года и расчет стоимости ресурса происходит по новым ставкам.

Рис. 3.1.2. Начиная с 1 марта ставки оплаты ресурса вырастают Во втором и далее рядах таблицы можно указывать ставки как в числовом виде, так и в процентном отношении от ставок в ряду выше. Например, для увеличения ставки на 10% от предыдущей суммы нужно ввести +10%, а для уменьшения —10%.

Ставки использования материальных ресурсов вводятся без единиц измерения, например 10 $, и программа считает, что введенная цифра является стоимостью одной единицы материального ресурса. Например, если единицей измерения материального ресурса является коробка, то программа будет считать $ 10 стоимостью 1 коробки.

Ставки определяют стоимость использования ресурса в зависимости от затраченного им времени. Затраты же на использование не зависят от времени, затраченного ресурсом на исполнение задачи. Например, ресурс Фотомодель по контракту работает по фиксированной цене и получает гонорар независимо от того, сколько длилась съемка, поэтому в настройках стоимости этого ресурса нужно заполнить только последнюю колонку таблицы.

3.2 Стоимость назначений При создании назначения его стоимость определяется автоматически путем умножения ставки ресурса на трудозатраты и прибавлением к результату умножения затрат на использование ресурса. При этом данные о ставке ресурса берутся из таблицы норм затрат по умолчанию (таблица А).

Изменить стоимость назначения можно, лишь указав другую таблицу норм затрат для нужного ресурса. Например, если ресурс работает на выезде, то у него могут быть особые командировочные ставки. В таком случае их нужно поместить в одну из таблиц норм затрат и выбирать эту таблицу при назначениях ресурса на задачи, связанные с командировками.

Таблица норм затрат указывается в диалоговом окне сведений о назначении, вызываемом щелчком на названии назначения в представлении Task Usage (Использование задач). Для выбора таблицы предназначен раскрывающийся список Cost rate table (Таблица норм затрат), в котором на рис. 3.2.1 (файл Cost2. mpp) мы выбрали таблицу В.

Пример использования разных таблиц норм затрат представлен на рис. 3.2.2 (файл Cost2. mpp). После того как мы в таблице норм затрат В для Иванова ввели ставку вдвое меньшую, чем в таблице А, а затем выбрали эту таблицу для назначения, стоимость задачи снизилась вдвое.

Рис. 3.2.1. Определение таблицы норм затрат для назначения Рис. 3.2.2. Расчет стоимости задач с одинаковыми трудозатратами, но с разными таблицами норм затрат При активном использовании таблиц норм затрат при планировании удобно иметь перед глазами колонку, в которой рядом с назначениями указано название выбранной таблицы. Для этого нужно добавить в таблицу колонку Cost Rate Table (Таблица норм затрат), как это сделано на рис. 3.2.2.

3.3 Стоимость задач

Стоимость задачи складывается из суммарной стоимости назначений и ее фиксированных затрат. Фиксированные затраты (Fixed Cost) на задачу — это затраты, не связанные с использованием проектных ресурсов. Например, для задачи «Подготовка проекта дома» фиксированными затратами будут $ 10 на подготовку брошюры с чертежами, предоставляемыми заказчику.

В нашем проекте задачей с фиксированными затратами является Статьи поступили в редакцию, поскольку ее стоимость не зависит от трудозатрат авторов на подготовку статей, а равняется лишь средствам, которые редакция может потратить на покупку статей у авторов.

Для ввода фиксированных затрат используется поле Fixed Cost (Фиксированные затраты) в таблице Cost (Затраты) в любом из представлений для работы с задачами. Например, на рис. 3.3.1 (файл Cost3. mpp) мы указали фиксированные затраты у задач из предыдущего примера, и они сразу добавились к общей стоимости.

Рис. 3.3.1. Стоимость задачи складывается из стоимости назначений и фиксированных затрат Иногда задачи имеют фиксированную стоимость независимо от числа задействованных в них ресурсов и их ставок. В таком случае нужно указать фиксированные затраты у задачи, а при создании назначений выбирать у ресурсов те таблицы норм затрат, где в качестве ставок указаны нулевые значения.

Существенное значение для планирования стоимости проекта имеет метод начисления затрат (Cost accrual).

3.4 Методы начисления затрат

Планируя стоимость проекта, необходимо предусмотреть не только его бюджет (то есть посчитать общую стоимость), но и определить, как этот бюджет будет расходоваться на протяжении проекта. Расходование бюджета зависит от порядка оплаты работ. Оплачивать работу можно по-разному: может использоваться предоплата, оплата по факту завершения, а иногда и оплата по мере выполнения работ, причем обычно в проекте сочетается несколько способов оплаты.

Способ оплаты можно указать и для ресурсов, и для фиксированных затрат на задачу. На вкладке Costs (Затраты) в диалоговом окне сведений о ресурсе (см. рис. 3.1.1) он выбирается в раскрывающемся списке Cost Accrual (Начисление затрат), содержащем три значения: Start (В начале), End (По окончании) и Prorated (Пропорциональное). Определить порядок оплаты фиксированных затрат на задачу можно в колонке Fixed Cost Accrual (Начисление фиксированных затрат), отображаемой в таблице Cost (Затраты) любого представления для работы с задачами, например диаграммы Ганта.

По умолчанию метод начисления фиксированных затрат устанавливается в соответствии со значением, выбранным в списке Default fixed costs accrual (Начисление фиксированных затрат по умолчанию) на вкладке Calculation (Расчет) в общих настройках MS Project.

Выбор методики начисления затрат зависит от конкретной задачи и проекта. Как правило, используется метод пропорционального начисления, но иногда исполнители работ требуют предоплаты. Если с исполнителем работы расплачиваются по ее завершении и цена работы зафиксирована, но неизвестно, сколько именно времени займет выполнение работы, стоит выбрать метод начисления в начале. В таком случае деньги на оплату работы будут готовы еще в начале ее выполнения, и независимо от того, как быстро ресурс завершит работу, с ним можно будет расплатиться.

В нашем проекте таким ресурсом является Фотомодель по контракту. Поскольку мы не знаем, как долго продлится съемка (день или два), а цена использования этого ресурса не зависит от трудозатрат, мы начислим деньги для оплаты работы уже в начале задачи, чтобы быть готовыми расплатиться в любой момент (рис. 3.4.1, файл 1. mpp).

Для материальных ресурсов метод начисления затрат стоит выбирать исходя из плана приобретения материалов для задачи. Если вы планируете приобрести сразу все необходимые для выполнения задачи материалы, то нужно использовать метод начисления в начале, а если материалы приобретаются по мере надобности, то затраты тоже должны начисляться пропорционально. Например, в нашем проекте Фотопленка приобретается сразу, до начала задачи, а дорогостоящая Краска для вывода пленок — по мере надобности.

Метод начисления фиксированных затрат определяется в зависимости от того, когда вы собираетесь их осуществить. Например, в задаче «Подготовка проекта дома» брошюра с чертежами будет готовиться в конце, значит, и затраты должны быть начислены по завершении работы.

Рис. 3.4.1. Деньги на оплату работы будут резервироваться в начале ее выполнения Метод начисления затрат может определяться как для ресурса, так и для фиксированных затрат задачи. Метод начисления фиксированных затрат задачи определяется в столбце Fixed Cost Accrual (Начисление фиксированных затрат) для каждой задачи.

Использование методов начисления для фиксированных затрат и ресурсов иллюстрирует пример на рис. 3.4.2 (файл Cost4. mpp). В двух первых задачах, А и В, задействованы ресурсы с разными настройками начисления: для Иванова установлено начисление в начале задачи, а для Петрова в конце. Каждая из задач длится по два дня, и, в соответствии с настройками ресурсов, затраты задачи, А начисляются в первый день ее выполнения, а затраты задачи В — во второй.

Рис. 3.4.2. Использование различных методов начисления затрат В задачах С и D добавлены фиксированные затраты, по $ 100 на каждую задачу, и у задачи С выбрано начисление фиксированных затрат в начале задачи, а у задачи D — по окончании. Соответственно, у задачи С затраты в первый день суммируются из затрат на использование ресурса и фиксированных затрат. А у задачи D в первый день исполнения начисляются затраты за использование ресурса, а во второй начисляются фиксированные затраты.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Microsoft Project — широко распространенный в мире программный продукт для управления проектами. Настольное приложение Microsoft Project сочетает в себе интуитивно-понятный интерфейс Microsoft Office и все необходимые менеджеру проекта средства для управления планом и ресурсами проекта. Серверный продукт Microsoft Project Server является платформой для организации корпоративной системы управления проектами и обеспечивает коллективный доступ к проектной информации и взаимодействие участников проекта через Веб-интерфейс.

MS Project обеспечивает четыре важных преимущества:

— Визуализация данных. Каждый проект становится важным, а его результаты прозрачными для компании, все участники видят реальное состояние дел.

— Координация. Команда проекта понимает, что главная задача — сообща следовать стратегическим курсом компании.

— Усиление. Когда люди знают, что их работа является частью выполнения общей стратегической задачи, что их труд виден, возрастает отдача от каждого работника.

— Конкурентные преимущества. Улучшается процесс принятия решений, так как компромиссы становятся прозрачными. MS Project предоставляет специальные средства для анализа чувствительности и поддержки принятия решений, которые помогают выбрать наиболее конкурентоспособный проект, обеспечивающий наибольшую прибыль на инвестированный капитал.

MS Project позволяет легко и просто определить, при выборе определенного ресурса, его стоимость, стоимость назначений, задач, а также рассчитать затраты. Стандартная ставка ресурса является неотъемлемой частью плана проекта, которая позволяет определить точные затраты.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

project ресурс планирование

1. Алехина Г. В. Информационные технологии в экономике. — М.: Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права, 2013. — 259 с.

2. Семенов М. И., Барановская Т. П. Архитектура компьютерных систем и сетей: учеб. пособ. / Т. П. Барановская, В. И. Лойко, М. И. Семенов, А. И. Трубилин. / Под ред. В. И. Лойко. — М.: Финансы и статистика, 2013. — 256 с.

3. Грабауров В. А. Информационные технологии для менеджеров. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Финансы и статистика, 2014. — 512 с.

4. Разу М. Л. Управление проектом: Основы проектного управления/ Учебник, 2011. — 380 с.

5. Информационные технологии управления. Учебное пособие / Под ред. Ю. М. Черкасова. — М.:ИНФРА-М. 2012. — 218 с.

6. Гультяев А. К. Microsoft Office Project Professional 2013. Управлениу проектами: практическое пособие. СПб.: КОРОНА-Век, 2013. — 480 с.

7. Богданов В. В. Управление проектами в Microsoft Project 2014. Учебный курс. — СПб.: Питер, 2013. — 604 с.

8. Куперштейн В. Microsoft Project 2012 в управлении проектами. — СПб: BHV, 2012. — 560 c.

9. Шкрыль А. А. MS Project 2013. Современное управление проектами. Изд.: БХВ — Петербург, 2013. — 256 с.

10. Трофимов В. В., Ильина О. П. и др. Информационные системы и технологии в экономике. Учебник. — М.: Юрайт, 2014. — 500 с.