Организация документооборота с помощью СЭД «1C: Документооборот 8»

Программный продукт «1C: Документооборот 8», разработанный на новой технологической платформе «1C: Предприятие 8.2», предназначен для автоматизации документооборота как в коммерческих предприятиях, так и в бюджетных учреждениях. Он в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины (рис. 3.78).

Основными задачами системы являются [32]:

• • централизованное безопасное хранение документов;
• • оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
• • регистрация входящих и исходящих документов;
• • просмотр и редактирование документов;
• • контроль версий документов;
• • работа с документами любых типов (офисными документами, текстами, изображениями, аудиои видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т. д.);
• • полнотекстовый поиск документов по их содержанию;
• • коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов;
• • маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности;

Рис. 3.78. Логическая структура системы «1C: Документооборот 8»

• • автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера;
• • учет и контроль рабочего времени сотрудников.

«1C: Документооборот 8» поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет с использованием веб-браузеров.

Функциональные возможности программы показаны на рис. 3.79.

Рассмотрим подробнее такие решаемые системой задачи, как делопроизводство, учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Делопроизводство. «1C: Документооборот 8» позволяет вести учет официальных документов предприятия. Принципы учета, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, отечественной и международной делопроизводственной практике.

Работа ведется с тремя типами документов:

• • входящие;
• • исходящие;
• • внутренние.

К документу любого типа можно присоединить один или несколько файлов (например, фотографии, отсканированное изображение бумажного документа).

Схема обработки входящего документа состоит из первичной регистрации входящего документа, его рассмотрения и исполнения.

Исходящий документ может создаваться как сам по себе, так в ответ на входящий. Присвоение регистрационного номера исходящему документу выполняется секретарем после согласования и утверждения ответственным лицом.

После записи исходящего документа, являющегося ответом на входящий, у входящего документа автоматически устанавливается пометка Отправлен ответ.

В схему обработки исходящего документа входят следующие операции:

• • создание;
• • согласование (рис. 3.80);
• • утверждение;
• • регистрация.

Входящие и исходящие документы автоматически связываются в цепочки. История всей переписки открывается из карточки корреспондента, входящего или исходящего документа (рис. 3.81).

Внутренними документами называются организационнораспорядительные и информационно-справочные документы официального характера — приказы по основной деятельности, документы кадрового делопроизводства, служебные записки и другие виды документов, которые хранятся в справочнике «Внутренние документы» (рис. 3.82).

Рис. 3.81. История переписки

Рг/с. 3.82. Внутренние документы.

Все внутренние документы хранятся в структуре папок, которая служит для упорядочивания документов и ограничения доступа к ним (рис. 3.83).

Структуру папок удобно создавать в соответствии с организационной структурой организации или по видам документов.

Учет рабочего времени. В программе ведется учет затрат рабочего времени сотрудников, построенный на основе ежедневных отчетов о проделанной работе. Данные отчетов представлены по видам работ. Перечень видов работ ведется ответственным за нормативно-справочную информацию на основе анализа затрат рабочего времени.

Ежедневные отчеты заполняются сотрудниками самостоятельно с использованием функции автоматического добавления записей (рис. 3.84).

Рис. 3.84. Окно Ежедневный отчет

На основании ежедневных отчетов можно построить различные отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов (рис. 3.85).