Программные комплексы для организации электронного документооборота

Сравним две системы СЭД с принципиально разным подходом к организации электронного документооборота. Первая — это открытая система на базе Alfresco, вторая — полностью коммерческий продукт на базе Microsoft SharePoint.

Alfresco — open source система управления контентом уровня предприятия, с открытыми стандартами, для платформ Microsoft Windows и Unix. Система характеризуется дизайном с высокой степенью модульности и масштабируемой производительностью.

Alfresco относительно молодая ECM-система, проект возник в 2005 году. Сообщается, что команда, участвующая в создании Alfresco, имеет более чем 15-летний опыт разработки и эксплуатации подобных систем. Среди них — один из руководителей Documentum — John Newton (Джон Невтон) и Джон Повелл (John Powell), Chief Operating Officer Business Objects. Поэтому они четко представляют, слабые и сильные стороны альтернативных решений и главное, как должен выглядеть конечный результат.

Внедрение системы управления электронными документами на платформе Alfresco позволяет реализовать следующие возможности:

• 1. Упорядочить и автоматизировать внутренний организационно-распорядительный, договорной и финансовый документооборот.
• 2. Создать электронный архив файлов любых форматов.
• 3. Организовать совместную работу над документами.
• 4. Создать интернети интранет-порталы любой степени сложности.

Решаемые задачи Основные функции системы:

• 1. Управление документами (Document Management) — виртуальная файловая система, система поиска, CIFS-синхронизации, защиты и аудита, оповещения об изменениях, преобразования основных форматов офисных пакетов в ODF/PDF (PowerPoint во Flash), контроля версий, одноразовой аутентификации (Single Sign-On) через NTLM или LDAP, jBPM-интеграция;
• 2. Управление веб-содержимым (Web Content Management) — полноценная CMS-система, построенная с применением Spring, Hibernate, Lucene и JSF, которую ставят в один ряд с Drupal/Joomla! Поддерживается любое количество сайтов, автоматическая кластеризация, виртуализация, поддержка проектов, версий, слоев (изменение в файл, но основа остается постоянной, как в unionfs), развертывание копий сайта и многого другого.
• 3. Управление записями (Records Management) — единый репозиторий для управления всеми форматами контента, поддерживающий стандарт DOD 5015.2, который используется в министерстве обороны США (у нас другой — ГОСТ ИСО 15 489−1-2007/ISO 15 489:2001). Реализованы автоматическое извлечение и классификация данных, архивирование в ODF/PDF, аудит и управление доступом, упрощенный экспорт, работа в кластере, быстрый поиск, создание разнообразных отчетов.
• 4. Управление изображениями (Image Management) — единый репозиторий для управления всеми форматами документов, в том числе «оцифровка» входящей информации (бумажный носитель, факс, электронная почта и так далее). Доступны автоматический сбор метаданных и классификация, преобразование во многих форматах (TIFF, JPEG, GIF, PNG, MS Office, PDF и Flash), поиск, автоматическое уведомление.
• 5. Хранилище данных (Content Repository) включает функции защиты, разграничения доступа, аудита, поиска, поддерживает множество стандартов (Web Services, JSR 168, JSR 170 Level 2, MyFaces, WebDAV, SQL, RSS, ODF, OpenSearch), доступ ко всем действиям через гиперссылку, доступ по протоколам CIFS, FTP, WebDAV и CMIS, комбинированный поиск по многим параметрам.