Требования к подсистеме, реализующей бизнес процессы для тиражирования НТД и изменений к ним и учета копий

Уведомление о новых НД либо изменениях к существующим.

• · Операцию тиражирования НД может инициировать любой сотрудник подразделения-разработчика.
• · Сотрудник подразделения-разработчика формирует перечень подразделений для ознакомления с НД либо документом-основанием для внесения изменений.
• · Система формирует задания на ознакомление в адрес ответственных за управление документацией либо руководителей подразделений (при отсутствии первых).
• · В случае, когда ответственный за управление документацией и руководитель подразделения недоступны и для них отсутствуют пользователи-заместители, система формирует задание на тиражирование в подразделение в адрес пользователя с ролью «Уведомлять подразделения о новых НД либо изменениях к существующим». Данный пользователь ответственен за доведение документа до сведения подразделений, фиксацию в системе даты и времени доведения документа до подразделения-пользователя и ввод в систему данных о контрольных копиях, созданных в подразделениях.
• · Сотрудник-инициатор процесса получает от системы уведомления обо всех фактах ознакомления с документом.

Уведомления об изменениях.

· При формировании уведомлений об изменениях НД система автоматически предлагает пользователю-инициатору процедуры уведомления список тех подразделений, которые уведомлялись о создании НД либо его предыдущей версии. Пользователь имеет возможность изменить предложенный ему список.

Создание и учет контрольных копий.

• · Информация о контрольных копиях документа доступна через вкладку карточки документа.
• · Ответственные за управление документацией в подразделениях имеют возможность вводить данные о созданных контрольных копиях.
• · Кроме того, ответственные за управление документацией в подразделениях имеют возможность имеют возможность распечатывать документы с одновременным присвоением созданной копии очередного номера. Этот же номер автоматически распечатывается в экземпляре документа.
• · Ответственные за управление документацией в подразделениях имеют возможность помечать контрольные копии, как изъятые из обращения.