База данных «Деканат»

База данных «Деканат»

ВВЕДЕНИЕ

Основные идеи современной информационной технологии базируются на концепции баз данных (БД). Согласно данной концепции основой информационной технологии являются данные, организованные в БД, адекватно отражающие реалии действительности в той или иной предметной области и обеспечивающие пользователя актуальной информацией в соответствующей предметной области.

В работе рассматриваются системы управления базами данных реляционного типа. Обычно различают три класса СУБД, обеспечивающих работу иерархических, сетевых и реляционных моделей. Однако различия между этими классами постепенно стираются, причем, видимо, будут появляться другие классы, что вызывается, прежде всего, интенсивными работами в области баз знаний (БЗ) и объектно-ориентированной технологией. Поэтому традиционной классификацией пользуются все реже, но мы пока будем придерживаться именно ее, как наиболее устоявшуюся. Каждая из указанных моделей обладает характеристиками, делающими ее наиболее удобной для конкретных приложений.

Цель любой информационной системы — обработка данных об объектах реального мира. В широком смысле слова база данных — это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области. Под предметной областью принято понимать часть реального мира, подлежащего изучению для организации управления и в конечном счете автоматизации, например, предприятие, вуз и т. д.

Создавая базу данных, пользователь стремится упорядочить информацию по различным признакам и быстро извлекать выборку с произвольным сочетанием признаков. Сделать это возможно, только если данные структурированы.

Структурирование — это введение соглашений о способах представления данных.

Неструктурированными называют данные, записанные, например, в текстовом файле.

База данных (БД) — это поименованная совокупность структурированных данных, относящихся к определенной предметной области. Система управления базами данных (СУБД) — это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания баз данных, поддержания их в актуальном состоянии и организации поиска в них необходимой информации.

Централизованный характер управления данными в базе данных предполагает необходимость существования некоторого лица (группы лиц), на которое возлагаются функции администрирования данными, хранимыми в базе.

По технологии обработки данных базы данных подразделяются на централизованные и распределенные.

Централизованная база данных хранится в памяти одной вычислительной системы. Если эта вычислительная система является компонентом сети ЭВМ, возможен распределенный доступ к такой базе. Такой способ использования баз данных часто применяют в локальных сетях ПК. Распределенная база данных состоит из нескольких, возможно пересекающихся или даже дублирующих друг друга частей, хранимых в различных ЭВМ вычислительной сети. Работа с такой базой осуществляется с помощью системы управления распределенной базой данных (СУРБД).

По способу доступа к данным базы данных разделяются на базы данных с локальным доступом и базы данных с удаленным (сетевым) доступом. Системы централизованных баз данных с сетевым доступом предполагают различные архитектуры подобных систем:

* файл-сервер;

* клиент-сервер.

1. Формулировка задачи

Создать автоматизированное рабочее место «Деканат». Разработать приложение, с помощью которого можно реализовать функции деканата по систематизации сведений о студентах.

1. Ведение сведений о студентах.

2. Ведение сведений о студентах данного года рождения

3. Получение сведений о юношах данного года рождения

4. Выдача справок студентам факультета

5. Получение сведений о студентах, имеющих одну или более задолженности по предметам.

6. Подготовка сведений об отличниках

7. Анализ данных справочника средствами MS Excel

8. Рассылка оповещений родителям студентов.

Решим поставленную задачу в MS Office XP.

автоматизированный приложение деканат

1.1 Решение задачи

Разработаем структуру базы данных. Для чего представим нашу предметную область в виде нескольких сущностей и отношений между ними. По получившимся отношениям, построим несколько связанных между собой таблиц. В системе управления базами данных MS Access, при помощи конструктора таблиц создадим таблицы и в «Схеме данных» определим связи между отдельными таблицами.

База данных состоит из 4-х реляционных таблиц:

Таблица 1. «Справочник Групп»

Таблица 2. «Справочник предметов»

Таблица 3. «Успеваемость»

Таблица 4."Студент"

Рассмотрим связи между таблицами составив ERдиаграмму системы. Это можно сделать в схеме данных MS Access. Тип связи определяется по подписи: 1-?, означает связь «один ко многим».

Рисунок 1. ER — диаграмма таблиц системы автоматизированного учёта «Деканат»

Приведем пример заполнения базы данных, для этого воспользуемся каскадным способом отображения таблиц в MS Access.

Рисунок 2. Таблица групп

Рисунок 3. Справочник предметов

Выбираем таблицу студентов, и раскроем связи, обозначенные справа от типа учёта знаком «+». В результате получим каскад, описывающий студентов и его успеваемость.

Рисунок 4. Таблица типов студентов с успеваемостью

Следующей покажем таблицу категорий учета. В MS Access существует возможность показать каскадное не одну связь, а несколько, что делает анализ связей особенно удобным, к тому же такой подход делает возможным анализ непрямых связей. В таком виде удобно исправлять неверные связи. Возможность же править данные при каскадном отображении делает MS Access ещё более привлекательным для создания сложных комплексов автоматизированного учета данных.

Единственным «недостатком» такого рода изображения можно считать большой объём места на экране, заминаемое «полной» схемой.

Справочник по подразделениям представлен на рисунке 4 в виде плоской таблице. На этом рисунке мы специально не стали раскрывать связи, чтобы продемонстрировать все виды отображения таблиц баз данных.

Представленные примеры заполнения баз данных продемонстрировали возможности отображения таблиц в MS Access.

2. Система запросов

Создадим несколько информационных запросов к нашей базе данных, воспользовавшись системой создания запросов.

Рисунок 5. Система создания запросов

Согласно заданию создадим 5 запросов и проверим их работу. Первым определим запрос по задолженностям.

Рисунок 6. Запрос по задолженностям

Выполним запрос и проверим результат.

Рисунок 7. Результат работы запроса по должникам

Следующий запрос — запрос на студентов определённого года рождения.

Рисунок 8. Запрос студентов по году рождения

Модифицируем запрос, для получ6ений сведений о юношах определенного года рождения.

Рисунок 9. Запрос на военнообязанных

Запрос на полные сведения о студентах:

Рисунок 10. Получение сведений о студентах

Рисунок 11. Результат работы запроса

Запрос на рассылку:

Рисунок 12. Журнал рассылок

Запрос на отличников:

Рисунок 13. Запрос «Отличники»

Переходим в MS Excel и создав новую книгу выбираем пункт: данные, импорт внешних данных и определим данные:

Выбираем источник данных.

Рисунок 14. Выбор подключения

Выбираем тип данных для подключения:

Рисунок 15. Тип источника данных

Создаём новый источник данных:

Рисунок 16. Определение источника данных

Определяем тип источника:

Рисунок 17. Создание источника данных

Уточнение типа источника данных:

Рисунок 18. Определение источника

Источник создан:

Рисунок 19. Отчёт о типе источника

На рисунке видны характеристики источника (при выполнении на текущей машине):

Рисунок 20. Источник данных

Проверим подключение:

Рисунок 21. Результат проверки подключения

Определим таблицу для получения данных Рисунок 22. Определение таблицы

Выбор места помещения данных:

Рисунок 23. Место помещения данных

Затем создадим функцию определения отличника:

Рисунок 24. Создание условия выбора отличников

Результат работы представлен на рисунке ниже:

Рисунок 25. Результат работы MS Excel

Для выполнения следующей работы откроем новый документ в MS Word, выбираем пункт сервис, рассылки и письма, мастер слияния, далее следуем запросам мастера:

Рисунок 26. Создание шаблона слияния (шаг 1)

Рисунок 27. Создание шаблона слияния (шаг 2)

Рисунок 28. Создание шаблона слияния (шаг 3)

После выбора источника, выбираем конкретных людей для рассылки:

Рисунок 29. Выбор списка рассылки (адресатов)

Рисунок 30. Выбор типа слияния

Выбираем внешний вид поля данных.

Рисунок 31. Определение вида блока

Пример письма, сформированного по выборке:

Рисунок 32. Пример блока

Изменяя, записи создадим необходимое количество писем:

Рисунок 33. Окно изменение данных в письме

Пример последнего письма из нашего «журнала рассылки»:

Рисунок 34. Пример другого адресата

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Отчеты на некоторые запросы формируются путем прямой выдачи данных из таблицы, другие же отчеты требуют проведения дополнительных вычислений.

В результате выполнения работы я научилась проводить формализацию поставленной задачи, проектировать модель системы автоматизированного учета студентов в деканате, строить реляционную базу данных, определять отношение между таблицами базы и проводить анализ потребностей пользователей базы данных. Создание связи между приложениями существенно расширяют возможности пользователя.

В.В. Аладьев, Ю. Я. Хунт, М. Л. Шишаков. Основы информатики. Учебное пособие. — Москва. 1999.

В.М. Казиев. Системно-алгебраический подход к основам информатики. // Информатика и образование. -1996. № 4.

www.citforum.ru — сайт центра информационных технологий. «Основы современных баз данных»

Базы данных: от проектирования до разработки приложений. А. Чекалов BHV — Санкт — Петербург · 2003

Теория и практика построения баз данных (8-е издание) Крёнке Д. Питер 2003

Базы данных в Delphi 7. Самоучитель Вячеслав А. Понамарев

Энциклопедия технологий баз данных М. Р. Когаловский Финансы и статистика · 2002

Проектирование баз данных с помощью UML Эрик Дж. Нейбург, Роберт А. Максимчук